9.4. Обслуговування користувачів у читальному залі архіву

     9.4.1. З метою створення умов для роботи користувачів з документами в архіві функціонує читальний зал. Видавати користувачам документи для роботи поза приміщеннями архіву забороняється.

     9.4.2. Допущення користувачів з інших установ до роботи з документами архіву здійснюється на підставі листів цих установ, у яких повинні вказуватися прізвище, ім'я, по батькові користувача, його посада, науковий ступінь, учене звання, тема, мета, хронологічні межі дослідження.

     9.4.3. Окремі громадяни, які не працюють та не навчаються, допускаються до роботи з документами за їх письмовими заявами-анкетами з дозволу керівника установи-фондоутворювача. { Підпункт 9.4.3 пункту 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }

     9.4.4. Дозвіл на роботу користувачів в архіві дається керівником установи на строк до 1 року. Для продовження строку роботи користувач оформлює новий лист або заяву-анкету. { Підпункт 9.4.4 пункту 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }

     9.4.5. Перед початком роботи в архіві користувач заповнює заяву-анкету (додаток 35), пред'являє паспорт. { Підпункт 9.4.5 пункту 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }

     9.4.6. На кожного користувача в архіві заводиться особова справа, у яку вміщуються лист установи або особиста заява про допущення до роботи з документами, анкета користувача, замовлення на видання справ та на копіювання документів.

     Особові справи користувачів зберігаються в архіві один рік після закінчення їх роботи.

     9.4.7. Користувачам видаються тільки ті справи, що належать до теми дослідження. Для одержання документів користувачі заповнюють замовлення (додаток 32). { Підпункт 9.4.7 пункту 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }

     9.4.8. Користувачі документами архіву мають право виготовляти, у тому числі за допомогою власних технічних засобів, або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом. Копіювання документів технічними засобами архіву здійснюється після оплати рахунку за виготовлення копій відповідно до Порядку ціноутворення на роботи (послуги), що виконуються державними архівними установами ( z0179-01 ), затвердженого наказом Держкомархіву від 24 січня 2001 р. і зареєстрованого Мін'юстом 27 лютого 2001 р. за N 179/5370.  

9.5. Ознайомлення громадськості з документами архіву

     9.5.1. Ознайомлення громадськості з документами архіву здійснюється шляхом організації виставок документів, підготовки виступів у засобах масової інформації, документальних публікацій, лекцій, екскурсій, доповідей.

     Ця робота, як правило, пов'язується із визначними подіями у житті держави і окремих регіонів, ювілейними датами установ та видатних державних і громадських діячів, представників науки і культури.

     9.5.2. Архів організовує виставки документів самостійно або спільно з іншими установами і державними архівами. Документи на виставках експонуються тільки в копіях. Архів може готувати тематичні добірки копій документів, які оформляються у вигляді альбомів, стендів, плакатів тощо.

     9.5.3. Пропагування документів архіву в засобах масової інформації здійснюється шляхом підготовки матеріалів для друкованих видань, радіо- і телепередач. Тематика статей, інших матеріалів для публікації та передання в ефір попередньо узгоджується з відповідними редакціями, їх тексти затверджуються керівником установи.

     9.5.4. Екскурсії, лекції, доповіді про зміст документів архіву проводяться відповідно до плану його роботи, попередньо визначаються тематика, склад слухачів, час і місце проведення, тривалість заходу.

     9.5.5. Документальні публікації готуються архівом, як правило, у вигляді добірок документів, що публікуються у наукових відомчих та масових виданнях. В окремих випадках архів за допомогою відповідного державного архіву може видати добірку документів з історії установи або спільно з іншими установами взяти участь у підготовці тематичного збірника документів.