6.2. Складання і оформлення закінченого опису справ постійного зберігання

     6.2.1. Декілька річних розділів зведеного опису справ постійного зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом.

     Систематизація заголовків справ у закінченому опису може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами - назви структурних підрозділів установи. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводиться.

     6.2.2. До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис (додаток 9) аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису (див. п. 6.1.8 цих Правил). { Підпункт 6.2.2 пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }

     6.2.3. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш (додаток 12), зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й складають довідковий апарат до опису. { Абзац перший підпункту 6.2.3 пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }

     Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.  

6.3. Складання і оформлення опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання

     6.3.1. В опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів установи. Опис справ тривалого зберігання складається за встановленою формою (додаток 13). Порядок унесення заголовків справ до опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання (див. п. 5.2.2 цих Правил). { Підпункт 6.3.1 пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }  

     6.3.2. Систематизація заголовків справ у цьому опису повинна відповідати зведеній номенклатурі справ установи за цей самий рік.  

     6.3.3. Установи, в діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання у двох примірниках, які схвалюються ЕК установи та затверджуються її керівником. Перший примірник як недоторканний зберігається в архіві, а другий - є робочим.

     Установи, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складають у трьох примірниках. Після схвалення ЕК установи описи направляються для схвалення ЕК органу вищого рівня. Після повернення схвалені описи справ затверджуються керівником установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій може надсилатися для контролю органу вищого рівня.

{ Підпункт 6.3.3 в редакції Наказу Державного комітету архівів N 188 ( z1010-08 ) від 19.09.2008 }  

     6.3.4. Якщо установа не має керівного органу вищого рівня (комерційні структури, громадські організації), то річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК установи, затверджуються її керівником і зберігаються в архіві перший як недоторканий, а другий - робочий.