Керування документаційними процесами – складова та функція управління

Модель процесу управління та її складові (прийняття управлінського рішення, забезпечення управлінського рішення необхідними ресурсами, в тому числі й інформаційними, здійснення контролю за прийняттям рішення).

Керування документаційними процесами як галузь адміністративного управління зі створення, зберігання, користування документами організації протягом їх стадії оперативного функціонування. Керування документаційними процесами складова управління й інструмент ефективного управління.

Управління (державою, галуззю народного господарства, підприємством) з точки зору технології – процес отримання, обробки, передачі інформації. Фіксування інформації –обов’язковий елемент управлінської діяльності. Документ – носій інформації, яка фіксується. Фіксування управлінських дій. Система документування управлінських дій. Наявність норм і вимог до складання і оформлення документів, порядку роботи з ними.

Потреби в обробці й організації управлінських документів: упорядкування інформаційного масиву (раціональна організація інформаційних ресурсів), інформаційна база прийняття управлінських рішень. Зв’язок управлінської діяльності з документами.

Задокументована інформація як об’єкт управління й опосередкований через людину суб’єкту управління. Управлінський (офіційний) документ – документ створений організацією або посадовою особою і оформлений в установленому порядку

Керування документаційними процесами – функція управління. Діяльність зі створення документів (документування). Закріплення управлінського рішення і створення управлінських документів. Організування роботи з документами (створення умов, що забезпечують рух, зберігання і пошук документів). Інформаційне забезпечення управління. Основна вимога для прийняття ефективного рішення або розуміння масштабів проблеми – наявність адекватної, точної інформації.

Зв’язки керування документаційними процесами з іншими науковими та навчальними дисциплінами: загальна характеристика

Інтеграційні процеси між спорідненими дисциплінами. Розуміння міждисциплінарних зв’язків керування документаційними процесами. Використання методів однієї наукової дисципліни іншою. З’ясування місця і ролі керування документаційними процесами в ієрархії наукових дисциплін.

Дві групи наукових дисциплін, що мають зв’язки з керуванням документацією. Наукові дисципліни, теоретичні дослідження яких орієнтовані на технології керування документаційними процесами (документознавство, управлінське документознавство, архівознавство, інформаційний менеджмент). Історичний і генетичний зв’язок керування документаційними процесами з науковими дисциплінами документально-комунікаційного циклу.

Документознавство і вивчення закономірностей створення документів, методів і способів їх створення, принципів побудови систем документації. Питання документування – основні для всієї організації керування документаційними процесами. Завдання створення державної системи діловодства і становлення документознавства як наукової дисципліни.

Управлінське документознавство і дослідження питань створення та обігу в установі документів, що містять управлінську інформацію. Вивчення класифікації систем документації, розроблення уніфікованих форм документів. Оптимізація процесів створення, опрацювання, зберігання і використання документованої управлінської інформації.

Розроблення архівознавством наукових засад експертизи цінності документів, складання номенклатури справ, формування справ, складання описів.

Інформаційний менеджмент і вивчення різних аспектів функціонування інформації, в тому числі управлінської інформації в установі. Керування документаційними процесами як різновид інформаційної діяльності.

Наукові дисципліни, що розробляють проблеми, дотичні до керування документаційними процесами. Історія державних установ. Розвиток апарату управління та умови створення і функціонування документів. Реформи апарату управління та їх вплив на характер керування документаційними процесами.

Спеціальні історичні дисципліни: дипломатика (вивчення походження, форми, внутрішньої будови і змісту документів), філігранологія (дослідження виробництва паперу, форматів паперу, водяних знаків на папері), сфрагістика (вивчення печаток – одного з реквізитів управлінських документів), палеографія (вивчення історії письма) та інші.