Розділ 3. Перспективи та шляхи удосконалення документознавства в україні на сучасному етапі розвитку

3.1. Напрямки сучасних досліджень у галузі документознавства в Україні

Сучасний стан та перспективи розроблення проблематики документознавства доцільно розглянути в контексті головних його завдань та основних напрямів досліджень.

Головними завданнями документознавства як наукової дисципліни є такі (табл. 3.1.):

Таблиця 3.1.

Головні завданнями документознавства, як наукової дисципліни

№ з/п	Назва
1	визначення ролі документації в житті держави, суспільства, особи
2	формування державної політики у сфері створення, зберігання та функціонування документації та розроблення методик, спрямованих на оптимізацію цих процесів
3	вирішення проблем обігу та зберігання електронних службових документів в установі
4	уніфікація документознавчої термінології
5	розроблення досконалих типологічних схем документації
6	вивчення загальносвітових здобутків у дослідженні документації, гармонізація вітчизняних методик роботи з документацією з міжнародними стандартами зокрема, щодо керування документаційними процесами
7	дослідження історії документації, виявлення закономірностей у процесах її розвитку

Вказані у таблиці 3.1. головні завдання мають вирішуватись і в подальшому. Вони конкретизуються в основних напрямах наукових досліджень, серед яких можна виокремити такі групи: теоретико-фундаментальні, теоретико-прикладні, науково-технологічні, історичні.

Теоретико-фундаментальні: дослідження документації як інформаційного ресурсу суспільства, явища культури та елементу соціальної пам’яті. Комплексних фундаментальних розробок із зазначеного напряму в традиційному документознавстві немає. Хоча є певна кількість статей, в яких лише окреслено головні питання проблеми та шляхи їхнього вирішення. У цьому контексті пропонується навіть розвивати нову дисципліну – феноменологія документа.

Аналіз поняттєвого апарату документознавства з метою уточнення складу понять та визначень термінів. Серед теоретико-фундаментальних проблем цьому напряму приділено значно більше уваги, ніж іншим. Водночас актуальною залишається проблема узгодженості поняттєвого апарату, зафіксованого в документознавчих виданнях, з документознавчими термінами, що використовують в інших наукових дисциплінах, наприклад, у правознавстві чи інформатиці. Чи не головним об’єктом термінологічних досліджень залишається поняття «документ».

Загалом фундаментальним завданням є створення словника сучасних та історичних позначень усіх видів документів, що були або є в обігу в Україні [10; ст.7].

Аналіз співвідношення та перспектив розвитку традиційної та електронної документації (їх систем, потоків, комунікацій). Є певні загальні оцінки перспектив розвитку традиційних та електронних комунікацій у контексті побудови автоматизованих інформаційно-аналітичних систем органів державної влади.

Визначення «життєвих циклів» різних видів службових документів та їхньої ролі як джерела оперативної та ретроспективної інформації у керуванні установою, здійсненні нею профільної діяльності. Визначення ціннісних ознак інформації службових документів різних типів і видів. Нагальна потреба у таких дослідженнях передусім зумовлена необхідністю створення переліків документів зі строками їхнього зберігання, для ранжування документів певної системи (класу) відповідно до їхнього місця в ній за рівнем значущості, зокрема, як джерела інформації з діяльності установи та забезпечення виконання соціально-правових запитів. Під час вказаного ранжування визначається також рівень розсіяння службової інформації, її дублювання в різних видах документів, а також їх диференціація за рівнем концентрації, кумуляції та узагальнення зазначеної інформації. Необхідність визначення груп документів різних категорій цінності зумовлена не тільки з точки зору завдань експертизи з метою встановлення різних строків зберігання, а й зважаючи на можливе попереднє виокремлення з документів постійного строку зберігання особливо цінних та унікальних.

Теоретико-прикладні дослідження: Аналіз динаміки потоків службових документів. Аналізування структури потоків службових документів (внутрішніх, вхідних, вихідних) постійно наявне в багатьох державних органах, органах місцевого самоврядування, установах й організаціях, однак відсутні фундаментальні узагальнення щодо їхньої динаміки залежно від внутрішніх і зовнішніх чинників з відповідними висновками [10; ст.7].

Вирішення класифікаційних (типологічних) проблем документації. Ця проблематика також пов’язана з вирішенням уже згадуваного вище такого прикладного завдання як створення системи вітчизняних переліків документів зі строками їхнього зберігання. Причому йдеться як про удосконалення структури і змісту переліку «типових» документів, так і оновлення чи розроблення вітчизняних галузевих (відомчих) переліків. З іншого боку, вирішення питань типології стосується не тільки документів, які складають службову документацію. На часі є здійснення аналізу класифікаційних схем аудіовізуальних документів, так званих «музичних», документальних джерел політичної інформації неформальних каналів комунікації або особистих документів офіційного походження.

Побудова уніфікованих моделей службових документів та їхніх систем, у тому числі електронних. Цей напрям досліджень є одним із найбільш розроблюваних, хоча під час побудови уніфікованих форм документів або їхніх сукупностей у вигляді підсистем чи систем (здебільшого галузевих) розробники, як правило, більше спираються на традиції, усталені формуляри. З іншого боку, створення форм нових видів документів часто свідчить про несумісність різних систем документації, довільні рішення щодо складу та розміщення реквізитів, не говорячи вже про необхідність врахування під час розроблення конструкційної сітки, поділу робочої площі на зони відповідно до вимог національних стандартів щодо побудови формуляра-зразка. Створення уніфікованих форм електронних документів є перспективних видом документознавства, порубіжним з інформатикою і застосуванням нових інформаційних технологій.

Вивчення правових аспектів створення, функціонування, зберігання службових документів та доступу до їхньої інформації. Цей напрям у документознавстві знаходиться на межі з іншою наукою – правознавством. Нині відсутні комплексні дослідження щодо визначення сутності юридичної сили службового документа, правової обґрунтованості функціонування службових документів, забезпечення їхньої збереженості та користування ними. Деяку частину норм щодо правового врегулювання цих питань містять законодавчі та інші нормативно-правові акти, однак узагальненого аналізу їх і окреслення перспектив вирішення зазначених проблем у цілому немає.

Вирішення економічних питань діяльності зі створення управлінських документів та щодо організації роботи з документацією. За радянських часів зазначені питання певною мірою були врегульовані. Зокрема, вони були у цілому обумовлені в «Єдиній державній системі діловодства», нормативах часу на виконання діловодних процесів. Зрозуміло, що зазначені проблеми нині мають вирішуватись із врахуванням вже інших умов функціонування служб діловодства.

Науково-технологічні дослідження. Підготовка проектів нормативно-правових актів з метою встановлення єдиних правових засад створення документації та організації її функціонування й зберігання. На найближчу перспективу залишається актуальним прийняття Закону України «Про діловодство» і підзаконних актів з організації діловодних процесів.

Історичні дослідження, а саме:

- дослідження генезису документа;

- аналіз еволюції характеристик змісту і форми документів;

- визначення змісту процесів формування та розвитку видів і типів (класів) документів й документації;

- вивчення історичних умов створення та функціонування документації.

Документознавчі історичні дослідження в Україні вже мають певну традицію. Можна відзначити підвищення інтересу вітчизняних авторів до досліджень з історії діловодства, розвитку так званої «діловодної документації», зокрема і як історичного джерела. Деякі з них розкривають зазначені питання у процесі розв’язання дослідницьких проблем з інших історичних дисциплін. Утім, ще деякий час тому це зумовлювалося також відсутністю офіційно затвердженої наукової спеціальності «Документознавство. Архівознавство». Певні перспективи розроблення цього напряму досліджень надає формування концепції історичного документознавства, її підтримка в фахових осередках істориків і реалізація в дослідженнях. Можна також відзначити, що актуалізується розроблення питань, що раніше були поза межами документознавства. Наприклад, це стосується генезису документа, розвитку історичних форм документальних комунікацій [10; ст.8].

3.2. Гармонізація запровадження європейських стандартів у систему українського документознавства

Розробленням стандартів із керування документацією займаються міжнародні організації (наприклад, IS0 – International Organization for Standartization (Міжнародна організація зі стандартизації), національні комітети зі стандартизації - АFNOR. (Франція), АNSІ (США), ВSІ (Великобританія), СSNI (Чеська республіка), DIN (Німеччина), DS (Данія), DSTU (Україна), ІРQ (Португалія), JISС (Японія), NЕN (Нідерланди), NSAІ (Ірландія), SАІ (Австралія), SСС(Канада), SIS (Швеція), відповідні державні організації, професійні об'єднання фахівців у галузі керування інформацією та документацією (наприклад, Рublic Record Office, АRМА International, АІІМ International, Гільдія керуючих документацією Росії).

Найавторитетнішим розробником стандартів є Міжнародна організація зі стандартизації (1946), в активі якої більше 14 000 стандартів для найрізноманітніших сфер діяльності суспільства. Організація об'єднує та координує діяльність 148 національних інститутів у галузі розроблення міжнародних стандартів. Розробленням міжнародних норм і стандартів, зазвичай, займаються технічні комітети ISO. Наприклад, технічний комітет ТС 154 "Документи й інформація в управлінні, торгівлі та промисловості" покликаний займатися питаннями стандартизації інформаційних елементів, форми і змісту документів, поданні даних, використовуваних при обміні інформацією в управлінні, торгівлі, промисловості. Результатом функціонування комітету став, зокрема, стандарт ISO 8439:1990 "Розроблення бланків документації. Основні положення", що встановив формат, береги, зони реквізитів для бланків документів, які використовуються у зазначених вище сферах діяльності суспільства [1; ст.48].

Із метою розвитку стандартизації у сфері діловодства й архівної справи у складі Технічного комітету ТС 46 "Інформація й документація" було створено підкомітет SС 11 "Керування архівами / документами". Роботу секретаріату підкомітету SС 11 забезпечує австралійський національний орган стандартизації SАІ (Standards Australia International). Із підкомітетом співпрацюють чотирнадцять національних комітетів-членів ISO, а також п'ять комітетів країн-спостерігачів (Госстандарт Росії, NC (Куба), РКN (Польща), SFS(Фінляндія), ТІSІ (Таїланд). В умовах глобалізації світового простору, особливо після створення Євросоюзу, коли діяльність економічних, політичних, культурних інфраструктур держав вийшла за межі національних кордонів, Міжнародна організація зі стандартизації активно намагається розв'язати проблему єдиного (міждержавного) стандарту з керування документацією.

2001 р. підкомітетом ТС 46 / SС 11 було завершено роботу над першим міжнародним стандартом із керування службовою документацією - ISO 15489-2001 "Інформація та документація. Керування документацією", основу якого склали положення національних австралійських стандартів серії АS 4390" Records management " (1996), що базуються на методології проектування і впровадження систем роботи з документацією DIRKS(автор - Д. Бірман). Стандарт ISO 15489-2001 акумулював передовий практичний досвід ряду країн у галузі керування документацією [1; ст.48].

Стандарт набув чинності з 15 вересня 2001 р. і регламентує керування документами будь-якого формату і на будь-яких носіях, створюваних і одержуваних державними і недержавними установами у процесі їх діяльності, а також приватними особами, які зобов'язані документувати інформацію та користуватися документами.

Хоча основною сферою застосування стандарту є робота з документами у різних галузях економіки, про те він може знайти застосування, наприклад, у роботі з науково-технічною документацією. Стандарт не торкається питань, пов'язаних із керуванням архівними документами в архівних закладах, незважаючи на те, що в деяких країнах поняття "керування документацією" включає й керування архівами.

Актуальність запровадження європейських стандартів у систему української моделі роботи з документами (управління документацією) продиктована необхідністю міжнародної уніфікації та стандартизації іноформаційних процесів. Саме ці реалії зумовили потребу вироблення єдиного міждержавного стандарту з управління документацією ІSO 15489- 2001 «Інформація та документація – Управління документацією» (ІSO 15489- 2001 Information and documentation – Records management).

Міжнародною організацією із стандартизації і в якому управління документацією трактується як галузь управління, що відповідає за ефективний та систематичний контроль зі створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням на зберігання та вилученням для знищення документів, включаючи процеси відбору та зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність.

Стандартизація управління документацією дозволяє більш ефективно організувати роботу з документами в галузі управлінської діяльності.

Саме стандартизація політики та процедур управління документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики та процедур – більш швидкий та ефективний пошук документної інформації.

І це насамперед стосується управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих будь-якою організацією у процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб’єктами підприємницької діяльності), які створюють та працюють з документами [1; ст.49].

Якщо розглянути нормативно-методичну базу справочинства в Україні як сукупність вимог, норм, правил щодо складання документів та роботи з ними, то умовно її можна поділити на такі групи (табл. 3.2.):

Таблиця 3.2.

Групи вимог щодо складання документів та роботи з ними в Україні

№ з/п	Назва
1	законодавчі акти України, які регламентують основні засади державної політики у сфері інформації та документації
2	Укази Президента, постанови Уряду у сфері справочинства
3	правові акти органів виконавчої влади (міністерств, комітетів служб) як загальногалузевого, так і відомчого характеру
4	правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи зі справочинства установ, організацій, підприємств
5	Державні стандарти на документацію
6	зуніфіковані системи документації
7	нормативні документи з організації архівного зберігання документів.

Виходячи із зазначеного, слід вказати, що нормативно-правові акти, які регулюють питання організації роботи з документами в Україні мають локальні сфери застосування і врегульовують або окремі питання роботи з документами, або стосуються окремих груп документів, а також певних установ, організацій, підприємств. Державна політика має бути скерована на формування процесу організації управління документацією, який відбувався б за єдиними для всіх без винятку правилами і задовольняв би потреби фахівців у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.

Перевага на користь застосування Міжнародного стандарту ISO 15489- 2001 є цілком доцільною, оскільки він стосується всіх документів, які державна чи приватна організація створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. До управління документацією в організації стандартом також віднесено:

- визначення політики і стандартів;

- розподіл відповідальності та повноважень;

- установлення та опублікування процедур і керівних вказівок;

- надавання різних послуг, пов’язаних з управлінням та використанням документації;

- проектування, упровадження та адміністрування спеціалізованих систем управління документацією;

- інтегрування управління документацією в управлінські системи та процеси [1; ст.49].

Відповідно до вимог стандарту ISO 15489-2001, обов’язки та права в галузі управління документацією розподіляються між всіма співробітниками, для яких створення документів є частиною їх праці, і відображаються у відповідних посадових інструкціях. Найважливішою метою визначення відповідальності, повноважень та взаємин у сфері роботи з документацією є створення і збереження системи правил щодо управління документами, яка б ураховувала не тільки внутрішні вимоги, але й вимоги зовнішніх зацікавлених осіб.

Традиційна модель організації роботи з документами в Україні передбачає дотримання в межах конкретної галузі та підпорядкованих їй установ та організацій принципу диференціації систем документації відповідно до функцій управління як у конкретній виробничій діяльності, так і в загальному адмініструванні. У загальних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз. І особливість їх полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації та підприємства, незважаючи на їх галузеву належність. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують функціональне призначення або галузеву належність документа. Але в Україні форма організації «загального справочинства» базується на типовому міжвідомчому документі – «Примірній Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 і сфера її застосування обмежується установами, зазначеними в її назві. Таким чином, залишається осторонь недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці і соціальному житті України і який продовжує зростати. Тому, звичайно, в контексті міжнародної уніфікації норм стандарту ISO 15489-2001 управління документацією повинно мати одноманітний (уніфікований) характер, що вдосконалюватиме процеси уніфікації і самих форм документів. Управління документацією в установах та організаціях – це не просто технологія, це система управління всіма масивами і потоками документів. Галузеві та загальні системи документації не можна розглядати як локальні системи, вони є взаємообумовленими та взаємодоповнюваними.

Тому, впроваджуючи національний аналог міжнародного стандарту, треба враховувати умови сумісності систем документації, які функціонують в організації, що забезпечить швидкий і зручний обмін інформацією між установами.

Таким чином, у сфері справочинства необхідно подальше вивчення можливостей застосування в Україні стандарту ІSO 15489-2001«Інформація та документація – Управління документацією». Також необхідно здійснити перегляд нормативів, які діють на міждержавному, державному, міжгалузевому рівнях управління, запроваджувати стандартизацію та уніфікацію управлінських процедур та технологій. Суттєвим є і виокремлення управління документацією в окрему сферу діяльності, самостійну функцію державного управління, яка потребує власного механізму державного регулювання.

Прийняття в Україні аналога ISO15489: 2001 ДСТУ «Інформація та документація. Керування документаційними процесами» спонукає до подальшого розроблення вітчизняних відповідників наступних міжнародних стандартів, присвячених зазначеній технології. Безперечно, що розроблення вітчизняних стандартів має ґрунтуватися на науковому аналізі досвіду, переваг та недоліків керування документаційними процесами за кордоном, можливостей застосування норм профільних міжнародних стандартів в Україні [1; ст.50].

Вироблення раціональних наукових методик створення службових документів, впровадження уніфікованих форм документів та уніфікованих систем документації. Розроблення наукових методик роботи з документацією. На підставі результатів теоретико-прикладних досліджень мають готуватися наукові розробки зі створення службових документів та організації роботи з ними. Цей напрям є традиційним, але підготовка відповідних інструкцій, порядків, регламентів і навіть національних стандартів на документацію (це стосується переважно галузевої документації) відбувається здебільшого (як і в розробленні уніфікованих форм документів) виходячи з емпіричного досвіду, без врахування наукових рекомендацій, яких, правда, не так вже й багато. У цілому нині є намагання реалізувати уніфікацію та стандартизацію документації переважно не за рахунок впровадження відповідних національних стандартів, а шляхом видання затверджених розпорядчими документами відповідних державних органів переліків уніфікованих форм документів та вказівок щодо їхнього оформлювання й іноді організації роботи з ними.

Зазначені накази реєструє Міністерство юстиції України і разом зі змістом уніфікованих систем (підсистем) управлінської і галузевої документації їх публікують в «Офіційному віснику України». Опрацювання практичних проблем створення електронних документів (комплекс технічного, технологічного, програмного, лінгвістичного забезпечення у зв’язку з традиційною технологією діловодства) і вирішення питань, пов’язаних з подальшим користуванням цими документами у їхньому динамічному стані (поточному, оперативному) та під час зберігання в архіві. Напрям досліджень настільки поширений і проблемний, що заслуговує на окремий розгляд як перспективний і як самостійний у майбутньому вид документознавства – електронний.

Дослідники електронної документації концентрують увагу на загальних проблемах створення, функціонування, зберігання електронних документів в установі та передавання їх на постійне зберігання в державний архів. Водночас не виключається, що електронне документознавство буде впливати на «паперове», оскільки паралельне існування паперових та електронних документів у загальному документообігу в установі буде ще тривалий час. З іншого боку, слід врахувати, що зазначені технології фактично спричиняють кардинальну зміну щодо уявлення про архівний документ, оскільки в умовах реалізації систем електронного документообігу до архіву на постійне зберігання передають не документ, а власне його інформацію [1; ст.50].

Розв’язання лінгвістичних проблем організації текстів службових документів. Проблема значною мірою вирішується за рахунок видання в Україні значної кількості посібників з ділового українського мовлення. Однак почасти їхній зміст не узгоджується з вимогами нормативно-правового забезпечення в сучасній Україні. Водночас на часі вироблення та офіційне впровадження усталених лексичних кліше у межах вирішення питань створення уніфікованих форм документів, зокрема, уніфікації змісту, назв реквізитів, формулювань показників й службових познак тощо.

Вивчення методів інформаційно-документаційного забезпечення прийняття управлінських рішень, використання документаційних фондів з цією метою та як ресурсу для задоволення запитів громадян [1; ст.52].

У значному потоці публікацій, присвячених інформаційному забезпеченню діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, фактично поза увагою залишаються аналіз можливостей використання документаційних фондів установ в інформаційному забезпеченні керування. Належну роль у такому забезпеченні має підвищення інформаційної культури працівників служб діловодства.