Поводами проведения совещаний обычно являются:
-
необходимость принятия коллективного решения на основе равного права каждого участника высказать и обосновать свое мнение;
-
решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений фирмы;
-
для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.
Подготовка к проведению совещания включает следующие действия:
-
определение тематики, формирование повестки дня,
-
определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы,
-
подготовка руководителя,
-
подготовка доклада и проекта решения совещания,
-
предварительная подготовка участников совещания и помещения, а при необходимости - размещения, питания, проезда участников к месту совещания.
Подготовка программы совещания. Необходимо оформить ее в виде повестки совещания и заранее довести её до всех участников. Каждый участник должен заранее знать, какую информацию и в каком формате он должен представить. Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня переключаться с одного вида работы на другой, совещания надо проводить в начале или в конце рабочего дня или сразу после обеденного перерыва.
Повестка совещания - это, как правило, письменный документ, содержащий следующую информацию:
-
тема совещания;
-
цель совещания;
-
перечень обсуждаемых вопросов;
-
время начала и окончания совещания;
-
место, где оно будет проходить;
-
фамилии и должности докладчиков, содокладчиков и ответственных за подготовку вопросов;
-
время, отведенное на каждый вопрос;
-
место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.
Целесообразно проводить совещания в определенный день недели. Внеплановые совещания часто нарушают рабочий ритм. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов, как показывает опыт, после двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос.
Оптимальное число участников совещания: 6-7 человек. Рост числа участников резко снижает эффективность совещания, и увеличивает его продолжительность. Во время совещания рекомендуется рассаживать его участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Начи-нать совещание нужно без задержек и сразу согласовать с его участниками процедуру его проведения, например, регламент выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников поручается ведение протокола.
Вступительное слово занимает обычно 3-4 минуты. За это время ведущий должен сообщить: цель совещания; повестку дня; возможные решения и условия их принятия; порядок ведения и оформления протокола. Затем надо решить, в какой последовательности будут обсуждаться вопросы повестки дня. Обычно считают, что эти вопросы должны быть рассмотрены в порядке убывания степени важности и сложности, т.е. сначала надо обсудить самые важные и сложные вопросы.
В процессе совещания очень важно контролировать его ход. Ф.А. Кузин рекомендует:
1. Руководителю следует оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние участников.
2. Надо постоянно поддерживать общение. Если возникает пауза, надо сразу вмешаться и ликвидировать её с помощью дополнительных вопросов, комментариев или путем подведения предварительных итогов.
3. При возникновении напряженности, вызванной эмоциями, надо немедленно принять меры для её ликвидации, Нельзя допускать споров.
4. Надо твёрдо и решительно отклонять непродуманные решения. Надо принимать во внимание только решения, подкрепленные фактическим материалом
5. Вызов участников для выступлений должен производиться по списку.
6. В каждый момент времени должен говорить только один человек. Нельзя допускать стихийных дискуссий.
7. Руководитель совещания должен выслушивать мнения всех участников. Никакие идеи не приживаются, если их не обсуждали.
8. Совещание - не поле боя, на котором противник должен быть «уничтожен», поэтому надо стремиться к выработке общих подходов. Компромисс всегда достижим, если есть добрая воля..
9. Нельзя допускать экскурсы в прошлое и отклонения от темы совещания. Совещание должно последовательно, шаг за шагом, приближаться к решению поставленной проблемы.
10. Чтобы исключить недоразумения, руководитель совещания должен при необходимости уточнять сообщения отдельных участков словами: «Я это правильно понял? Так будет правильно?».
11. Надо чаще подводить промежуточные итоги для того, чтобы продемонстрировать участникам, как близки они уже к цели.
12. Руководитель совещания должен экономить время. Уже в самом начале надо объяснить, что проблема может быть без сомнения решена в отведенное время. Если это возможно, не следует затягивать совещание, даже на одну минуту.
Проводить совещания легче, когда знаешь типологию людей, участвующих в нем: их интересы, причуды, вопросы, которые они, как правило, задают.
Ф.А. Кузин выделяет ряд типов участников совещания, которые мешают эффективному совещанию (табл. 1).
Таблица 1.Типы участников совещания
«Блокиро-вщик» |
Такой человек уп-рямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены |
Советы: 1. Напомнить о цели и предмете обсуждения. Задавать ему вопросы типа: «То, что вы говорите, относится к нашей цели или к этому обсуждению?» 2. Тактично напоминать «блокировщику», что он уходит в сторону |
«Агрессор» |
Критикует всех подряд, принижает статус участников, не соглашается с тем, что предлагается |
Советы: 1. На любое его высказывание и опровержение задавать вопрос: «А что вы предлагаете?» 2. Напоминать ему, что излишняя критика гасит конструктивные идеи |
«Прыгаю-щий с темы на тему» |
Постоянно меняет тему разговора |
Совет: Останавливать вопросами типа: «Мы разве закончили рассмотрение проблемы?» Или: «То, что вы говорите, относится к нашему совещанию?» |
«Удалившийся» |
Не хочет участвовать в общем обсуждении. Рассеян. Разговаривает на личные темы |
Совет: Предложить ему высказаться и внести свои предложения: «А вы что думаете по этому поводу...?» Или: «Какие предложения есть у вас?» |