5. Этапы создания документа
В процессе разработки документа с помощью программы Wordможно выделить ряд этапов, которые позволяют использовать возможности программы с максимальной эффективностью. В качестве таких этапов можно выделить следующее:
Разработка сценария создания документа.
Создание информационной среды, удобной для разработки документа.
Предварительная разметка документа и ввод его элементов (реквизитов).
Предварительное сохранение документа
Редактирование документа.
Форматирование.
Предварительный просмотр.
Сохранение документа в структуре документооборота.
Пересылка документа.
Рассмотрим каждый из этих этапов более подробно.
1-й этап. "Лиха беда - начало". Первоначальное построение документа может оказаться весьма длительным и нелегким делом, даже если разработчик отчетливо представляет себе структуру и содержание документа. Что и как разместить в тексте? Каковы должны быть размеры страницы? Нужна ли предварительная разметка документа и разбиение его на разделы? Какие обязательные и дополнительные реквизиты должен содержать документ? Что нужно разработать: отдельный документ, шаблон для разработки однотипных документов, электронный бланк и т. д.? Есть ли в программеWordМастераиШаблоныдля разработки нужного документа? Планируется ли использовать эти средства для разработки документа, или его разработку начнем с чистой страницы? Какие панели инструментов необходимы для реализации сценария? Ответ на эти и другие вопросы и составляет суть первого этапа.
Таким образом, чтобы разработать хороший сценарий создания документа пользователь должен четко представлять себе возможности программы и уметь пользоваться всеми средствами текстового процессора.
2-й этап. ПрограммаWordсразу после ее запуска предоставляет в распоряжение пользователя стандартное окно программы. Если содержание этого окна не соответствует разработанному сценарию, то информационную среду надо настроить:
добавить нужные панели инструментов и убрать ненужные;
вывести на панели инструментов дополнительные кнопки;
выбрать параметры страницы (размер бумаги, поля, ориентацию и т.д.);
выбрать масштаб отображения документа на экране;
выбрать режим отображения непечатаемых символов;
настроить окно документа (горизонтальные и вертикальные линейки, горизонтальные и вертикальные полосы прокрутки, строка состояния, границы области текста и т.д.).
3-й этап.Если документ содержит множество реквизитов и разнотипных элементов (например, форма № 425 "Записка - расчет о предоставлении отпуска") (рис.5), то страницу документа целесообразно предварительно разметить. Для разметки можно использовать различные средства текстового процессора:
механизм построения таблиц: создать на странице таблицу, соответствующую структуре документа, разместить в ячейках таблицы нужные фрагменты, а затем линии таблицы сделать невидимыми;
механизм Надпись.Надпись- графический объект в виде прямоугольника, внутри которого можно поместить текст. РазмерыНадписии ее положение на экране можно менять. После выбора места расположенияНадписии ее размеров, линии ограничивающие надпись также можно сделать невидимыми.
Рис. 1. Пример разрабатываемого документа
После разметки документа вводится содержимое всех его реквизитов. Рекомендуется тексты всех реквизитов вводить одним шрифтом, установленным в компьютере по умолчанию (Times New Roman,10 пунктов), не обращая пока внимание на особенности форматирования каждого реквизита. На этом этапе важно быстро ввести весь документ целиком, затем отредактировать его, устранив все ошибки, и только после этого форматировать реквизиты.
4-й этап.Если документ большой (содержит несколько страниц или содержит множество различных реквизитов), то для его ввода требуется много времени. Если в процессе ввода произойдет сбой в работе компьютера (сбой в операционной системе, временное выключение напряжения питания и т.д.), то водимый документ может быть потерян. Рекомендуется сразу же после начала работы с документом поместить его под своим именем в ту папку, где вы его планируете хранить постоянно. Тогда компьютер автоматически через заданный при настройке период времени (обычно 10 мин.) будут обновлять содержимое документа. Тогда в случае сбоя вы рискуете потерять только те данные, которые были введены в течение последних максимум 10 мин. Можно в качестве временного хранилища использоватьРабочий сталкомпьютера или специально созданную папку.
5-й этап.Редактирование документа состоит в придании документу нужного содержания и удалении всех возможных ошибок. При редактировании обычно используются следующие приемы:
удаление (вставка) одного или нескольких символов;
удаление (вставка) одного или нескольких слов;
удаление (вставка) одного или нескольких абзацев (реквизитов) и т. д.;
Для выполнения этих операций текстовый процессор снабжен целым рядом средств: клавиши Шаг назад(),Del, механизм выделения символов, слов, строк, абзацев и т. п. Удобным инструментов редактирования являетсяБуфери средства обнаружения ошибок.
6-й этап.Форматирование состоит в придании каждому реквизиту документа требуемого внешнего вида. Различают прямое форматирование и стилевое форматирование. Для прямого форматирования обычно используют панель инструментовФорматирование. С помощью этой панели можно выбрать следующие параметры: тип шрифта, его размер, особенности начертания, способ выравнивания и т.д. Однако опытные пользователи отдают предпочтение стилевому форматированию. К любому выделенному фрагменту документа можно применить один из заранее заготовленных стилей. ВWordразличают стили символов и стили абзацев. Стиль символов определяет параметры форматирования, характерные для символов: шрифт, его размер и начертание, эффекты, интервал между символами и т.д. Стиль абзаца, в дополнение к перечисленным параметрам, может определять выравнивание, отступы, позиции табуляции, интервал между строками и т.д. при стилевом форматировании весь набор параметров, входящий стиль, применяется к выделенному фрагменту сразу целиком. Это позволяет не только сократить время, расходуемое на форматирование, но и оформить документ в соответствии с требованиями нормативных актов, поскольку эти требования заранее учитываются при создании библиотеки стилей. Для вывода диалогового окна, содержащего библиотеку стилей, достаточно в менюФорматвыбрать командуТема. Стилевое форматирование дает пользователю еще целый ряд преимуществ. Например, если при оформлении заголовков использовать соответствующие стили, тот оглавление документа может быть сформировано текстовым процессором автоматически.
7-й этап.Предварительный просмотрэто специальный режим, который позволяет увидеть документ в таком виде, в котором он будет выведен на печать, не прибегая к самой процедуре печати. Предварительный просмотр позволяет выявить целый ряд дефектов документа, связанных с разрывом таблиц, рисунков, отделением заголовков разделов о самих разделов и т.д.
8-й этап. Готовый к использованию документ следует сохранить в отведенной для него папке.
9-й этап. При необходимости созданный документ может быть передан абонентам с использованием электронной почты, либо любым другим способом.