3. Требования к оформлению документов

В управленческой деятельности предприятия используются главным образом текстовые документы. Такие документы, созданные по определенным правилам, обычно называют управленческими, а их совокупность - управленческой документацией.

При оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие им юридическую силу, оперативный поиск, а также возможность обработки с помощью современных средств оргтехники. Преобладающая часть документов оформляется на бланках предприятия, которые должны содержать обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке.

Реквизитдокумента - это элемент официального документа, например, дата, подпись, печать и т. д. Совокупность расположенных на странице в установленной последовательности реквизитов называетсяформуляром.

Применение бланков для создания документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов предприятия. Для оформления большинства документов используются три вида бланков: общий бланк предприятия, бланк для конкретного вида документа и бланк для служебных писем.

При оформлении документов следует руководствоваться действующими в настоящее время правилами оформления документов. Существует формуляр-образец (рис. 1), на котором указывается порядок расположения реквизитов на бланке с точностью до миллиметра.

В соответствии с действующим законодательством и нормативными актами для оформления документов используется 29 реквизитов. Перечень этих реквизитов определен стандартом ГОСТ Р6.30-97.

Универсальный текстовый процессор и его возможности

MicrosoftWord- основа любого офиса и самая популярная программа в пакетеMicrosoftOffice. Текстовый редактор- этот термин, прочно закрепившийся за программойWord, уже давно и безнадежно устарел. СовременныйWord- это многофункциональныйтестовый процессор. С помощью этой программы можно не только набирать текст, но и оформлять его в соответствии с требованиями нормативных документов: включая в него таблицы, диаграммы, графики, формулы, рисунки, фотографии и даже звуки и видеоизображения. ПрограммаWordпоможет вам составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Текстовый процессор позволит вам создать вместо обычного бланка электронный бланк (шаблон), предназначенный для создания других документов. Если обычный бланк, кроме неизменного текста, содержит пустые места для записи изменяемых данных, то в электронном бланке пустые места заменяются специальными полями или формами. Большинство полей компьютер либо заполняет сам автоматически, либо предлагает выбрать данные из заранее заготовленных раскрывающихся списков. Такой подход позволяет резко сократить число ошибок при заполнении бланков.

По своим функциональным возможностям Wordвплотную приближается к издательским системам и программам. Это значит, что в этом редакторе можно полностью подготовить материал для размещения в журнал, газету или книгу, изготовитьWеb-страничку Интернет. Полноценной издательской системойWordназвать нельзя, так как сверстать в нем книгу, газету или журнал трудно. Для серьезной профессиональной верстки все-таки лучше воспользоваться специализированными программами, например,AdobePageMakerилиQuarkXPress.