Офисные технологии разработки документов

Одна из основных задач, решаемых средствами вычислительной техники на предприятии – автоматизация процесса управления, в частности автоматизация делопроизводства. С точки зрения информатики делопроизводство – это процесс обработки информации. Информация в делопроизводстве всегда имеет определенный вид: это либо тексты на подмножестве естественного языка, которая называется деловой прозой, либо набор числовых данных, чаще всего организованный в таблицы, либо графические образы, относящиеся к классу деловой графики. Кроме того, в делопроизводстве широко распространен еще один специфический вид информации (точнее носитель данных) – формализованные бланки, или просто формы.

Обработка деловой информации носит, в основном, рутинный характер. Сюда можно отнести хранение и поиск данных, обработку данных, копирование и пересылку. Рутинные операции должны быть автоматизированы в первую очередь. Автоматизация конкретного делопроизводства в конкретном офисе начинается с составления списка автоматизируемых функций:

• бухгалтерский учет;

• обработка корреспонденции;

• материально-технический учет;

• планирование основной деятельности;

• управление кадрами и т.д.

В крупных фирмах за выполнение каждой такой функции отвечает целое подразделение, а в мелких фирмах иногда один человек отвечает за все, но перечень этот остается примерно одним и тем же. Перечень этих функций – объективная характеристика делопроизводства.

Поэтому пакет программ автоматизации делопроизводства должен содержать программы, автоматизирующие выполнение перечисленных функций. Обычно каждая такая программа соответствует одному из автоматизированных рабочих мест (АРМ): для бухгалтера, для плановика, для инспектора по кадрам и т.д. Практика показывает, что с помощью профессиональных программистов можно разработать конкретные АРМ (приложения) для автоматизации конкретных функций в конкретном офисе, но разработчикам приходится сопровождать эти приложения в течение времени эксплуатации. В результате одной задачей постоянно занимаются два человека вместо одного, что просто дорого. Можно в офисе установить специальные пакеты прикладных программ, например, 1С:Предприятие и автоматизировать работу бухгалтерии, кладовщиков, инспекторов по кадрам. Эти программы стоят тоже достаточно дорого, требуют специальной подготовки пользователей, а круг их функциональных возможностей ограничен.

Можно пойти по другому пути: вычленить базовые информационные структуры, которые лежат в основе любого делопроизводства, и создать надежные универсальные средства для работы с ними. Именно по этому пути пошли разработчики MicrosoftOffice. Они включили в свои программы не только средства для решения базовых информационных задач, но и снабдили их универсальными средствами создания функциональной части, с том числе и для выполнения функций делопроизводства. Теперь пользователь может сам создать нужную ему функциональную часть и сам сопровождать ее в ходе эксплуатации. При этом знание специальных языков программирования вовсе не обязательно. Благодаря этим качествам прикладные программы общего назначенияMicrosoftOfficeявляются самыми популярными в России.