Представительские расходы

Представительскими считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в статье 264 ÍÊ ÐÔ.

Обратите внимание: затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами для целей налогообложения не являются.

Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуем установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме N АО-1.

К авансовому отчету прилагают все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.).

Нормирование представительских расходов

Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда (ñò. 264 ÍÊ ÐÔ).

Перечень этих затрат приведен в статье 255 ÍÊ ÐÔ.

Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.

Как отразить в учете представительские расходы, рассмотрим на примере.

Пример

В марте ЗАО "Актив" принимало три делегации, прибывшие на переговоры для заключения договоров о продаже готовой продукции. Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение обедов с каждой делегацией на сумму 12 390 руб., в том числе НДС - 1890 руб.

Для оплаты представительских расходов работнику "Актива" Иванову был выдан аванс в сумме 15 000 руб.

При выдаче денежных средств под отчет бухгалтеру "Актива" надо сделать запись:

Дебет 71 Кредит 50-1

15 000 руб. - выданы наличные денежные средства Иванову для оплаты представительских расходов.

Расходы "Актива" на оплату труда работников в I квартале составили 180 000 руб.

Сумма представительских расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, составляет:

180 000 ðóá. õ 4% = 7200 ðóá.

Сумма НДС, которая подлежит налоговому вычету, составит:

7200 ðóá. õ 18% = 1296 ðóá.

При отражении представительских расходов бухгалтеру "Актива" следует сделать записи:

Дебет 19 Кредит 71

1890 руб. - учтена сумма НДС по представительским расходам (на основании счета-фактуры ресторана);

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

1296 руб. - произведен налоговый вычет НДС по представительским расходам (в пределах норм);

Дебет 44 Кредит 71

10 500 руб. (12 390 - 1890) - учтены представительские расходы;

Дебет 91-2 Кредит 19

594 руб. (1890 - 1296) - списан НДС, не принимаемый к вычету;

Дебет 50-1 Кредит 71

2610 руб. (15 000 - 12 390) - Иванов вернул в кассу неизрасходованные средства.