Авансовый отчет

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расходы работника в командировке.

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.). При заграничных командировках прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметкой о пересечении границы. Для подтверждения времени пребывания в загранкомандировке. Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык (на отдельном листе). Пример заполнения авансового отчета по форме N АО-1 приведен на следующих страницах.

Унифицированная форма N АО-1

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 01.08.2001 N 55

┌─────────┐

│ Код │

├─────────┤

Форма по ОКУД │ 0302001 │

├─────────┤

ЗАО "Актив" по ОКПО │ 15328751│

───────────────────────────────────────────────────── └─────────┘

наименование организации

┌───────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

├───────────┼───────────┤

Авансовый отчет │ 15 │19.03.2007 │

└───────────┴───────────┘

┌───────────┐

│ Код │

├───────────┤

Структурное подразделение отдел продаж │ 03 │

───────────────────────────────── ├───────────┤

Подотчетное лицо Иванов А.Н. Табельный номер│ 37 │

─────────────────────────── └───────────┘

фамилия, инициалы

Профессия (должность) менеджер Назначение аванса командировочные расходы

───────── ───────────────────────

┌──────────────────────┬─────────┐ ┌────────────────────────────────────┐

│ Наименование │ Сумма, │ │ Бухгалтерская запись │

│ показателя │руб. коп.│ │ │

├───────────┬──────────┼─────────┤ ├─────────────────┬──────────────────┤

│ │ остаток │ - │ │ дебет │ кредит │

│Предыдущий │ │ │ │ │ │

│ аванс ├──────────┼─────────┤ ├───────┬─────────┼────────┬─────────┤

│ │ │ - │ │ счет,│ сумма, │ счет, │ сумма, │

│ │перерасход│ │ │субсчет│руб. коп.│субсчет │руб. коп.│

├───────────┴──────────┼─────────┤ ├───────┼─────────┼────────┼─────────┤

│Получен аванс 1. из │15 000=00│ │ 71 │15 000=00│ 50-1 │15 000=00│

│кассы │ │ │ │ │ │ │

├───────────────┬──────┼─────────┤ ├───────┼─────────┼────────┼─────────┤

│ 1а. в валюте │ │ │ │ 19 │ 1 086=00│ 60 │ 1 086=00│

│ (справочно) │ │ │ │ │ │ │ │

├───────────────┴──────┼─────────┤ ├───────┼─────────┼────────┼─────────┤

│ 2. │ │ │ 44 │11 214=00│ 60 │11 214=00│

├──────────────────────┼─────────┤ ├───────┼─────────┼────────┼─────────┤

│ │ │ │ 50-1 │ 2 700=00│ 71 │ 2 700=00│

├──────────────────────┼─────────┤ ├───────┼─────────┼────────┼─────────┤

│Итого получено │15 000=00│ │ │ │ │ │

├──────────────────────┼─────────┤ ├───────┼─────────┼────────┼─────────┤

│Израсходовано │12 300=00│ │ │ │ │ │

├──────────────────────┼─────────┤ ├───────┼─────────┼────────┼─────────┤

│ Остаток │ 2 700=00│ │ │ │ │ │

├──────────────────────┼─────────┤ ├───────┼─────────┼────────┼─────────┤

│ Перерасход │ - │ │ │ │ │ │

└──────────────────────┴─────────┘ └───────┴─────────┴────────┴─────────┘

Приложение 3 документов на 3 листах

──────── ────────────

Отчет проверен. К утверждению в сумме Двенадцать тысяч триста------------

───────────────────────────────────

сумма прописью

--------------------------руб. 00 коп. (12 300 руб. 00 коп.)

────────────────────────── ──── ────── ──

Главный бухгалтер Петрова С.И. Петрова

──────────── ──────────────────────────────────────────

подпись расшифровка подписи

Бухгалтер Лисичкина А.Л. Лисичкина

──────────── ──────────────────────────────────────────

подпись расшифровка подписи

┌────────┐ ┌──────┐

Остаток внесен │ │ │ │

──────────────── в сумме │ 2 700 │ руб.│ 00 │ коп. по кассовому ордеру

Перерасход выдан │ │ │ │

└────────┘ └──────┘

N 27 от "19" марта 2007 г.

─── ── ────────────── ─

Бухгалтер (кассир) Лисичкина А.Л. Лисичкина "19" марта 2007 г.

───────── ─────────────────────── ── ─────── ─

подпись расшифровка подписи

_________________________________________________________________________

л и н и я о т р е з а

Расписка. Принят к проверке от Иванова А.Н.

──────────────────────────────────────────

авансовый отчет N 15 от "19" марта 2007 г.

─── ── ────────────── ─

на сумму Двенадцать тысяч триста руб. 00 коп., количество документов 3

──────────────────────────── ── ─

на 3 листах

─

Бухгалтер Лисичкина А.Л. Лисичкина "19" марта 2007 г.

─────────── ─────────────────────── ── ────────────── ─

подпись расшифровка подписи

Оборотная сторона формы N АО-1

┌───┬────────────────┬──────────┬───────────────────────────────┬───────┐

│Но-│ Документ, │Наименова-│ Сумма расхода │ Дебет │

│мер│ подтверждающий│ние доку-├───────────────┬───────────────┤ счета,│

│по │производственные│мента │ по отчету │ принятая к │cубсче-│

│по-│ расходы │(расхода) │ │ учету │ та │

│ря-│ │ │ │ │ │

│дку├──────────┬─────┤ ├────────┬──────┼────────┬──────┤ │

│ │ дата │номер│ │ в руб. │ в │ в руб. │ в │ │

│ │ │ │ │ коп │валюте│ коп │валюте│ │

├───┼──────────┼─────┼──────────┼────────┼──────┼────────┼──────┼───────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │

├───┼──────────┼─────┼──────────┼────────┼──────┼────────┼──────┼───────┤

│ 1 │11.03.2007│ - │авиацион- │3780=00 │ - │3780=00 │ - │ 60 │

│ │ │ │ные билеты│ │ │ │ │ │

├───┼──────────┼─────┼──────────┼────────┼──────┼────────┼──────┼───────┤

│ 2 │17.03.2007│ 1782│счет гос-│1086 │ - │1086 │ - │ - │

│ │ │ │тиницы │ │ │ │ │ │

├───┼──────────┼─────┼──────────┼────────┼──────┼────────┼──────┼───────┤

│ 3 │17.03.2007│ 3682│чек ККМ на│6034=00 │ - │6034=00 │ - │ 60 │

│ │ │ │оплату ус-│ │ │ │ │ │

│ │ │ │луг гости-│ │ │ │ │ │

│ │ │ │ницы │ │ │ │ │ │

├───┼──────────┼─────┼──────────┼────────┼──────┼────────┼──────┼───────┤

│ - │19.03.2007│ - │суточные │1400=00 │ - │1400=00 │ - │ 60 │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┼──────────┼─────┼──────────┼────────┼──────┼────────┼──────┼───────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┼──────────┼─────┼──────────┼────────┼──────┼────────┼──────┼───────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┼──────────┼─────┼──────────┼────────┼──────┼────────┼──────┼───────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┼──────────┼─────┼──────────┼────────┼──────┼────────┼──────┼───────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │

└───┴──────────┴─────┴──────────┼────────┼──────┼────────┼──────┼───────┘

Итого │12300=00│ - │12300=00│ - │

└────────┴──────┴────────┴──────┘

Подотчетное лицо Иванов А.Н. Иванов

───────────────── ──────────────────────────────────────

подпись расшифровка подписи