Как оплатить командировку

Командированному работнику оплачивают:

расходы по найму жилого помещения;

расходы по проезду к месту командировки и обратно;

суточные;

другие расходы (например, оплату услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс.

Аванс выдают в рублях. Однако, если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс выплачивают в валюте страны, в которую он направляется. Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета. Для того чтобы получить валюту, вам необходимо открыть валютный счет в банке.

О том, как это сделать, смотрите раздел "Начало деятельности" - подраздел "Как открыть счет в банке" - ситуацию "Как открыть расчетный и валютный счета".

Валюту командированному работнику фирма может выдать наличными из кассы или открыть карточный валютный счет и перечислить деньги на него.

После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации, а кредитная карта - сдана.

Расходы по найму жилого помещения

Работнику возмещают всю сумму расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещают расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.).

Такие расходы работнику не оплачивают.

Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие расходы, то их сумму облагают налогом на доходы физических лиц и взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Обратите внимание: эта сумма налогооблагаемую прибыль организации не уменьшает и облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (ï. 12 ñò. 264 ÍÊ ÐÔ).

Сумму расходов на проживание командированного работника, оплаченную организацией, налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами во внебюджетные фонды, а также взносами на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний не облагают (ï. 3 ñò. 217 ÍÊ ÐÔ, ï. 2 ñò. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ, ï. 4 постановления Правительства РФ от 2 марта 2000 г. N 184, ï. 10 Перечня выплат, на которые не начисляют страховые взносы в ФСС России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765, письмо ФСС от 18 марта 2009 г. N 02-18/07-2165).

Документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимают к вычету.

Для этого необходимо, чтобы расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС, и уменьшали налогооблагаемую прибыль фирмы.

Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы. Если в стоимость проживания включено питание, но его не выделили в счете-фактуре отдельно, то весь НДС можно принять к вычету.