Расходы по проезду к месту командировки и обратно

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

- стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

- оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

- оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

- сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (ï. 12 ñò. 264 ÍÊ ÐÔ).

Сумму расходов по проезду командированного работника, оплаченную организацией, налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами во внебюджетные фонды, а также взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагают (ï. 3 ñò. 217 ÍÊ ÐÔ, ï. 2 ñò. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ, ï. 4 постановления Правительства РФ от 2 марта 2000 г. N 184, ï. 10 Перечня выплат, на которые не начисляют страховые взносы в ФСС России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765, письмо ФСС РФ от 18 марта 2009 г.N 02-18/07-2165).

Сумму НДС по расходам, связанным с проездом, принимают к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории России.

Суточные

Суточные выплачивают командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Обратите внимание: с 1 января 2009 года отменено нормирование суточных и полевого довольствия для налогообложения прибыли.

Размер суточных, которые выплачивают работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя или определяется коллективным договором.

Пример

Работник ЗАО "Актив" Сомов с 9 по 11 сентября текущего года (три дня) направляется в командировку. По приказу руководителя "Актива" размер суточных для командировок по территории России утвержден в размере 700 руб. в сутки.

Бухгалтер "Актива" должен выдать Сомову суточные в размере:

700 ðóá./äí. õ 3 äí. = 2100 ðóá.

Всю сумму можно учесть в расходах.

Днем отъезда считают день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства.

При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считают текущие сутки, а после - следующие.

Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывают время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).

Аналогичные правила применяют для определения последнего дня командировки.

Пример

В апреле 2009 года работник ООО "Пассив" А.Н. Иванов был направлен в служебную командировку.

Ситуация 1

Иванов выезжает в командировку на поезде.

Поезд отправляется 21 апреля 2009 года в 23:59. Иванов вернулся из командировки 25 апреля 2009 года в 18.00.

Первым днем командировки будет считаться 21 апреля, а последним - 25 апреля 2009 года.

Бухгалтер "Пассива" должен выплатить суточные за пять дней.

Ситуация 2

Иванов выезжает в командировку на поезде.

Поезд отправляется 22 апреля 2009 года в 00:03. Иванов вернулся из командировки 25 апреля 2009 года в 22:00.

Первым днем командировки будет считаться 22 апреля, а последним - 25 апреля 2009 года.

Бухгалтер "Пассива" должен выплатить суточные за четыре дня.

Ситуация 3

Иванов вылетает в служебную командировку на самолете.

Аэропорт находится в 30 минутах езды от города. Самолет вылетает 22 апреля 2009 года в 00:40.

В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, работник должен выехать из города не позднее 23:30.

Иванов вернулся из командировки 25 апреля 2009 года в 15:00.

Первым днем командировки будет считаться 21 апреля, а последним - 25 апреля 2009 года.

Бухгалтер "Пассива" должен выплатить суточные за пять дней.

При направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные не выплачивают.

Если у работника имеется перерасход по сравнению с суммой ранее выданного аванса, то затраты на командировку будут признаны расходами после возмещения работнику суммы перерасхода.

Пример

Работник ЗАО "Актив" Сомов с 1 по 7 февраля 2009 года (семь дней) направляется в служебную командировку в один из городов России. Коллективным договором суточные по России утверждены в размере 1000 руб.

Перед командировкой (30 января) ему выдан аванс в размере 3000 руб. Вернувшись из командировки, Сомов 9 февраля представил в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему железнодорожные билеты стоимостью 1180 руб. (в том числе НДС - 180 руб.) и счет из гостиницы на 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.)

Таким образом перерасход по командировке составил:

1180 ðóá. + 3540 ðóá. + (1000 ðóá. õ 7 äí.) - 3000 ðóá. = 8720 ðóá.

Руководитель утвердил отчет, и Сомову компенсировали перерасход выплатой из кассы 9 февраля.

В этот же день ЗАО "Актив" сможет уменьшить налогооблагаемую прибыль на 11 720 руб.

С суточных в сумме 2100 руб. (1000 руб. х 7 дн. - 700 руб. х 7 дн.) бухгалтер начислит к удержанию из зарплаты НДФЛ 273 руб. по ставке 13%.

Кроме того, провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, получение виз. За счет фирмы производят обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту, а также страховые взносы на обязательное личное страхование от несчастных случаев, сумма которых учитывается в стоимости проездных документов (ï. 3 ñò. 217 ÍÊ ÐÔ).

Авиационный и железнодорожный электронный билет должен быть подтвержден документом строгой отчетности. То есть иметь реквизиты, позволяющие подтвердить проезд работника в командировку (в частности, фамилию пассажира, маршрут, стоимость билета, дату проезда). Таким документом может быть маршрут/квитанция на бланке пассажирского билета, чек контрольно"кассовой техники.

Обратите внимание: с 1 января 2008 года не облагают НДФЛ суточные при командировке на территории России в пределах 700 рублей за каждый день, при заграничной командировке - не более 2500 рублей за каждый день.