организация делопроизводства
.pdfМИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПЕРСОНАЛЬНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ
Методические указания по выполнению контрольной работы
для самостоятельной работы студентов бакалавриата, обучающихся на четвертом курсе по направлению 080500.62 «Менеджмент»
Факультет менеджмента и маркетинга Кафедра экономики предприятий и предпринимательства
Москва 2010
ББК 65-050-2
Методические указания разработала
доктор экономических наук, профессор И.Н. Васильева
Методические указания обсуждены на заседании кафедры экономики предприятий и предпринимательства
Зав. кафедрой кандидат экономических наук, доцент Т.Г. Попадюк
Учебно-методическое издание одобрено на заседании Научно-методического совета ВЗФЭИ
Проректор, председатель НМС, профессор Д.М. Дайитбегов
Организация делопроизводства и персональный менеджмент.
Методические указания по выполнению контрольной работы для самостоятельной работы студентов бакалавриата, обучающихся на четвертом курсе по направлению 080500.62 «Менеджмент». — М.: ВЗФЭИ, 2010.
ББК 65-050-2
©Всероссийский заочный финансово-экономический институт (ВЗФЭИ), 2010
3
Методические указания по выполнению контрольной работы
1. Цель контрольной работы
Контрольная работа выполняется с целью закрепления теоретических знаний, полученных студентом в процессе прослушивания лекций и самостоятельной работы с учебником, научной литературой и нормативными документами по дисциплине «Организация делопроизводства и персональный менеджмент», а также практического использования этих знаний в профессиональной деятельности. При выполнении контрольной работы студент учится работать с научной литературой, находить в ней основные положения, относящиеся к рассматриваемой проблеме, анализировать конкретный материал и делать обоснованные выводы.
2. Структура контрольной работы
иорганизация ее выполнения
2.1.Структура выполнения контрольной работы
Особенность дисциплины «Организация делопроизводства и персональный менеджмент» состоит в том, что она включает в себя как бы две науки: первая — это персональный менеджмент, изучающий вопросы, касающиеся управления менеджера самим собой, вторая — делопроизводство, изучающая вопросы правиль-
4
ного составления, оформления документов, а также правил работы с ними. Несмотря на то, что делопроизводство является самостоятельной наукой, это одновременно и одна из важнейших функций персонального менеджмента. В связи с этим каждый вариант контрольной работы включает три вопроса:
1)теоретический вопрос, касающийся персонального менедж мента;
2)теоретический вопрос по делопроизводству;
3)практическое задание.
2.2. Выбор варианта контрольной работы
Теоретические вопросы и практическое задание выполняются по вариантам. Каждый студент должен выбрать свой вариант.
Определение номера варианта производится по начальной букве фамилии студента (например: Иванов — 9). Работа, выполненная не по своему варианту, возвращается студенту без рецензирования. Затем студенту следует внимательно ознакомиться с планом работы и методическими указаниями по изложению вопросов темы.
Тема должна раскрываться в соответствии с планом, который выписывается на вторую страницу работы.
Следите за правильным оформлением работы. Текст должен быть разбит на вопросы. Приводимые в тексте цитаты нужно снабжать ссылками на источники. В конце работы приводится список использованной литературы. Обязательно оставляйте поля для замечаний и вопросов рецензента, а также чистый лист в конце работы для итоговой рецензии.
Ответы на замечания и вопросы рецензента нужно давать в письменной форме. В случае отрицательной рецензии необходимо доработать текст по сделанным замечаниям и вновь представить работу на проверку вместе с первым ее вариантом.
Объем контрольной работы должен составлять 10–12 страниц текста (формат А4, размер шрифта 14, интервал полуторный). Текст должен быть набран на компьютере. В случае отсутствия такой возможности допускается в виде исключения рукописное выполнение работы. Текст при этом следует писать четко, разборчиво, оставляя интервал между строками.
5
Работу студент должен подписать и указать дату ее написания. На титульном листе работы следует указать фамилию рецензента (преподавателя, читающего лекции на данном потоке). Выполненная контрольная работа сдается на кафедру.
По результатам выполнения контрольной работы проводится устное собеседование.
Выбор варианта контрольной работы осуществляется студентом в соответствии с нижеприведенной таблицей:
Первая буква |
Номер варианта |
Первая буква |
Номер варианта |
фамилии студента |
работы |
фамилии студента |
работы |
А |
1 |
Н |
13 |
Б |
2 |
О |
14 |
В |
3 |
П |
15 |
Г |
4 |
Р |
16 |
Д |
5 |
С |
17 |
Е, Ё |
6 |
Т |
18 |
Ж |
7 |
У, Ф |
19 |
З |
8 |
Х |
20 |
И |
9 |
Ц |
21 |
К |
10 |
Ч, Ш |
22 |
Л |
11 |
Щ, Э |
23 |
М |
12 |
Ю, Я |
24 |
2.3.Подбор литературы для выполнения контрольной работы
При подготовке к выполнению контрольной работы рекомендуется осуществить подбор необходимой литературы.
В первую очередь следует обратиться к лекционному материалу, нормативным документам, учебникам и учебным пособиям. Можно воспользоваться также и материалами статей, публикуе мых в периодической печати, так как некоторые из них отличаются оперативностью информации и содержат важные и актуальные цифровые данные.
Необходимо отметить тот факт, что если по делопроизводству печатные материалы представлены достаточно полно, то по персональному менеджменту подобрать необходимую литературу доволь-
6
но сложно. Поэтому стоит порекомендовать студентам обратиться
кспециальным поисковым системам в области электронных книг.
Вкачестве основной литературы кафедра рекомендует:
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
2. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи».
3. Приказ Минкультуры от 8 ноября 2005 г. № 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти».
4. Перечень управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в ред. решения Росархива от 27 октября 2003 г.).
5. Общероссийский классификатор управленческой документации с изменениями от 2007 г.
6. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 № 65 ст).
7. Васильева И.Н., Островский Э.В., Юртаев И.Ю. «Организация делопроизводства и персональный менеджмент»: учебное пособие. — 3 е изд. — М.: Вузовский учебник, 2009.
8. Васильева И.Н., Романов А.Н., Торопцов В.С., Галкина Л.А., Григорович Д.Б. Компьютерная обучающая программа (КОПР) для студентов четвертого курса по дисциплине «Организация делопроизводства и персональный менеджмент».
Дополнительная литература:
1. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие. — М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
2. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие.— М.: ЭКСМО, 2006.
3. Резник С.Д. Персональный менеджмент. Тесты и конкретные ситуации: учебное пособие.— М.: ИНФРА-М, 2007.
2.4.Подготовка к собеседованию
по контрольной работе
Выполненная работа сдается на кафедру экономики предприятий и предпринимательства преподавателю, ведущему занятия, или ла-
7
боранту кафедры в установленные кафедрой сроки. Срок проверки работы — 2 недели с момента сдачи работы на кафедру.
Проверенная работа должна иметь на титульном листе пометку «Допущена к собеседованию» или «Не допущена к собеседованию», в конце работы отмечены ее недостатки и заданы вопросы, ответы на которые следует подготовить к собеседованию.
Оценка «Допущена к собеседованию» предполагает подготовку студентом ответов на вопросы темы и исправление указанных ошибок. Однако, поскольку темы дисциплины взаимосвязаны, студенту могут быть заданы и другие дополнительные вопросы. Поэтому при подготовке к собеседованию тщательно проработайте лекционный и учебный материал. Если же возникают какие-либо затруднения, обратитесь за консультацией к преподавателю (однако, сделать это следует до собеседования).
В случае недопуска к собеседованию студент сдает повторную работу по тому же варианту, учитывая все замечания преподавателя.
По результатам собеседования по контрольной работе ставится «зачет» или «незачет». Оценку «незачет» студент получает в том случае, если не владеет материалом, не может правильно ответить на поставленные вопросы и не в состоянии дать объяснения своим письменным ответам.
3. Варианты и планы контрольных работ
Вариант 1
План работы
1. Понятие «персональный менеджмент». Организация рабочего места руководителя.
2. Оперативное хранение документов.
3. Составьте схему работы с входящими документами. Укажите используемые реквизиты.
Методические рекомендации
Раскрывая сущность понятия «персональный менеджмент», назовите особенности и отличительные его черты в сравнении с другими
8
разновидностями менеджмента, перечислите проблемы, которые изучает персональный менеджмент.
При ответе на вопрос об организации рабочего места руководителя не забудьте обратить внимание на то, как влияет качество рациональной организации рабочего места на производительность управленческого труда и самочувствие руководителя.
При ответе на второй вопрос задания вспомните, что оперативное хранение документов — это хранение документов в структурных подразделениях. Вам необходимо описать разновидности и особенности документов.
Третий вопрос — практический. Не забудьте указать на схеме, какие реквизиты и на каких этапах прохождения документов проставляются.
Вариант 2
План работы
1. Правила и приемы деловых взаимоотношений руководителя.
2. Перечислите функции служб документационного обеспечения управления.
3. Составьте схему работы с исходящим документом. Укажите используемые реквизиты.
Методические рекомендации
Отвечая на первый вопрос задания, опишите разновидности деловых взаимоотношений руководителя. Помните, что управлять — это значит уметь строить общение. Рассмотрите общение вертикального характера, горизонтального характера, опишите разновидности дистанционного общения, особенности непосредственного общения. Не забудьте об условиях успеха деловой беседы.
Второй вопрос — простой, однако следует сначала упомянуть
оструктуре служб документационного обеспечения управления. Переходя к ответу на третий вопрос, не забудьте о том, что все
исходящие документы оформляются в двух экземплярах.
9
Вариант 3
План работы
1. Работа менеджера с секретарем. Работа с телефоном и телефонограммами.
2. Понятие «документ». Классификация документов. 3. Приведите схему работы с внутренними документа-
ми. Укажите используемые реквизиты.
Методические рекомендации
При ответе на первый вопрос задания прежде всего дайте определение понятия «делегирование», так как для успешной работы руководитель должен делегировать часть своих обязанностей секретарю. Затем опишите обязанности секретаря, в том числе и по отношению к руководителю, и обязанности руководителя по отношению к секретарю.
Отвечая на второй вопрос задания, проработайте нормативный документ: Закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-Ф3.
Отвечая на третий вопрос, не забудьте, что подготовка и оформление внутренних документов осуществляется в соответствии с правилами оформления исходящих документов, а исполнение — в соответствии с правилами работы с входящими документами.
Вариант 4
План работы
1. Факторы, способствующие формированию положительного имиджа руководителя.
2. Регистрация документов. Реквизит «Регистрационный номер документа».
3. Составьте письмо-приглашение.
Методические рекомендации
В первом вопросе от вас требуется раскрыть суть каждого из факторов, способствующих формированию положительного имиджа руководителя. Не забудьте, что хороший руководитель должен быть
10
творческой личностью, независимой от авторитетов, способной предложить множество идей.
Ответ на второй вопрос должен продемонстрировать: вы знаете о том, что все документы, функционирующие в организации, проходят регистрацию. Вам следует описать, как проставляется регистрационный номер на документах каждого вида. Поработайте с нормативными документами.
Третий вопрос легкий. Авторы полагают, что вам уже приходилось выполнять эту работу. Сделайте все правильно в соответствии с требованиями делопроизводства.
Вариант 5
План работы
1. Планирование личной работы руководителя. 2. Перечислите и кратко охарактеризуйте организаци-
онные документы. 3. Составьте докладную записку.
Методические рекомендации
Отвечая на первый вопрос задания, следует учесть, что при планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время. Однако любая цель имеет смысл тогда, когда установлены сроки ее воплощения и сформулированы желаемые результаты. Не забудьте перечислить факторы, способствующие составлению хорошего плана.
При ответе на второй вопрос обратите внимание на то, что все положения, изложенные в организационных документах, обязательны для выполнения. Характеристику каждого организационного документа следует приводить кратко, но обязательно с примерами.
В третьем вопросе вам необходимо составить докладную записку, которая относится к справочно-информационным документам. Учтите специфику этих документов.