организация делопроизводства
.pdf
11
Вариант 6
План работы
1. Пути самосовершенствования руководителя. 2. Организация контроля и исполнения внутренних
документов.
3. Составьте объяснительную записку.
Методические рекомендации
При изложении материала первого вопроса вам следует перечислить, что включает в себя работа руководителя по самосовершенствованию, затем раскрыть суть каждого вида. Не забудьте про самообразование руководителя, перечислите способы самообразования и особенности каждого.
Контроль и исполнение внутренних документов является одним из этапов работы с ними. Не забудьте перечислить виды контроля
иуказать, где и как проставляется реквизит «Отметка о контроле». Что касается третьего вопроса, то не исключено, что студент
на практике уже имел дело с этим документом. Вопрос легкий, главное — составить документ грамотно, в соответствии с правилами делопроизводства.
Вариант 7
План работы
1. Контроль за исполнением задания. Виды контроля. Самоконтроль руководителя.
2. Перечислите и кратко охарактеризуйте распорядительные документы.
3. Приведите образец краткого протокола.
Методические рекомендации
По первому вопросу необходимо отметить, что самоконтроль руководителя является одной из функций персонального менедж мента и важнейшим средством совершенствования его работы. При описании контроля исполнительской деятельности не забудьте дать определение «типовому» сроку выполнения принятых решений и «индивидуальному» сроку.
12
Отвечая на второй вопрос, следует перечислить документы, относящиеся к данной группе; охарактеризовать каждый из них, привести примеры.
При ответе на третий вопрос укажите, к какой группе управленческих документов относятся протоколы, разновидности протоколов, особенности краткого протокола.
Вариант 8
План работы
1. Требования, предъявляемые к деловой речи. 2. Охарактеризуйте справочно-информационные до-
кументы.
3. Приведите образец приказа.
Методические рекомендации
Отвечая на первый вопрос, помните, что умение разговаривать с подчиненными, коллегами, руководителями, представителями фирм помогает в семи случаях из десяти достигнуть полного успеха, а в остальных — хорошего результата.
По второму вопросу вам необходимо отметить общие отличительные особенности документов, входящих в данную группу. Вам следует помнить, что информация, содержащаяся в справочноинформационных документах, не является обязательной для исполнения, но может быть принята к сведению. Перечислите документы, относящиеся к этой группе, и охарактеризуйте их.
В третьем вопросе вам нужно указать, к какой группе документов относится приказ, а затем привести образец этого документа.
Вариант 9
План работы
1.Умение слушать собеседника. 2. Охарактеризуйте документы по персоналу. 3. Приведите образец распоряжения.
13
Методические рекомендации
Помните, что умение слушать собеседника является важным условием деловой беседы. Особо важное значение оно имеет
вбизнесе, так как один из важнейших принципов ведения деловых бесед и коммерческих переговоров — это исключительное внимание к говорящему. По данному вопросу вам следует описать пути совершенствования умения слушать собеседника.
По второму вопросу вам необходимо перечислить документы, относящиеся к группе документов по персоналу или по личному составу, и привести характеристику трудового контракта, личной карточки формы Т2, личного дела, трудовой книжки.
Отвечая на третий вопрос, укажите, к какой группе документов относится распоряжение, приведите реквизиты, содержащиеся
вэтом документе.
Вариант 10
План работы
1. Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений.
2. Основные этапы подготовки документов к архивному хранению.
3. Приведите образец должностной инструкции.
Методические рекомендации
Первый вопрос вам следует начинать с описания процесса подготовки к публичному выступлению. Затем обратить внимание на то, как правильно начать и закончить выступление, как следует вести себя на трибуне, как отвечать на вопросы.
При ответе на второй вопрос необходимо указать, с какой целью проводится экспертиза научной и практической ценности документов; как осуществляется оформление дел; как устанавливаются сроки хранения документов.
По третьему вопросу вам следует сказать, к какой группе документов относится должностная инструкция, кто ее составляет, кто утверждает, и привести ее образец.
14
Вариант 11
План работы
1. Работа с книгой. Факторы, способствующие хорошему запоминанию прочитанного материала.
2. Правила формирования дел. Систематизация документов.
3. Приведите образец штатного расписания.
Методические рекомендации
По первому вопросу вам необходимо перечислить правила эффективной работы с книгой, правила и способы упорядочения информации. Затем вам следует описать стадии запоминания информации. Не забудьте о правилах повторения.
Второй вопрос следует начинать с описания признаков, которые положены в основу систематизации документов. Приведите примеры. Затем перечислите все правила, в соответствии с которыми документы формируются в дело.
При ответе на третий вопрос задания не забудьте, что гриф утверждения штатного расписания имеет особенности по сравнению с грифами других документов. О них необходимо сказать.
Вариант 12
План работы
1. Конфликтные ситуации. Пути предупреждения конфликта.
2. Номенклатура дел организации. Виды номенклатур и их особенности.
3. Приведите образец договора.
Методические рекомендации
Ответ на первый вопрос следует начинать с определения понятия «конфликт». Приведите классификацию конфликтов. Перечислите методы предупреждения конфликтов и приведите примеры.
По второму вопросу необходимо дать определение понятия «номенклатура дел», затем перечислить виды номенклатур и привести характеристику каждого вида. Укажите назначение номенклатуры.
15
В третьем вопросе речь идет о договоре (контракте), который заключается между работодателем (предприятием, фирмой) и работником. Работник обязуется выполнять определенную работу с подчинением трудовому распорядку, а работодатель — создать необходимые условия труда и выплачивать заработную плату.
Вариант 13
План работы
1. Конфликтные ситуации. Пути разрешения конфликтов.
2. Способы представления унифицированных текстов документов.
3. Приведите образец оформления постановления.
Методические рекомендации
По первому вопросу необходимо привести определение понятия «конфликтная ситуация», перечислить разновидности таких ситуаций. Затем описать способы разрешения конфликтов и привести примеры.
Во втором вопросе вам следует описать применение связного текста, анкетного текста и таблицы. По каждому виду унифицированного текста привести примеры.
При ответе на третий вопрос прежде всего ответьте, к какой группе документов относится «Постановление». Затем укажите его структуру, основные разделы, реквизиты. Напишите, кому предоставлено право издавать этот документ.
Вариант 14
План работы
1. Паблик рилейшнз. Общие принципы. 2. Подготовка документов к архивному хранению. 3. Приведите образец акта.
Методические рекомендации
По первому вопросу вам нужно раскрыть суть понятия «паблик рилейшнз», затем описать общие принципы связей с общественно-
16
стью. Вы должны помнить о том, что успех любой фирмы зависит не только от того, какой микроклимат сложился внутри фирмы, но и от того, каковы ее взаимоотношения со сторонними организациями и лицами, влияющими на спрос ее продукции.
При ответе на второй вопрос задания не забудьте описать все три этапа подготовки документов к архивному хранению. Обратите внимание на то, кто проводит экспертизу научной и практической ценности документов.
Отвечая на третий вопрос задания, укажите, к какой группе документов относится акт, кто его составляет, подписывает, утверждает.
Вариант 15
План работы
1. Подготовка и проведение деловых переговоров. 2. Формирование дел. Правила формирования. 3. Составьте образец информационного письма.
Методические рекомендации
По первому вопросу прежде всего вам следует перечислить требования, предъявляемые к проведению деловых переговоров. Затем описать процессы их подготовки и проведения. Помните, что формы проведения переговоров зависят от характера переговоров. Не забудьте привести рекомендации по совершенствованию техники ведения переговоров.
Во втором вопросе вы должны перечислить признаки, в соответствии с которыми осуществляется процесс формирования дела, раскрыть суть каждого из них. Затем следует описать правила, по которым происходит систематизация документов внутри дела.
Третий вопрос содержит требования, предъявляемые к написанию делового письма. Информационное письмо представляет собой одну из разновидностей служебных писем. Не забудьте правильно оформить все необходимые реквизиты данного документа.
17
Вариант 16
План работы
1. Паблик рилейшнз. Взаимодействие со средствами массовой информации.
2. Особенности составления и оформления первичных бухгалтерских документов.
3. Составьте образец рекламного письма.
Методические рекомендации
При ответе на первый вопрос необходимо дать определение понятия «паблик рилейшнз». Далее указать, что относится к средствам массовой информации. Затем показать, как важно вести правильную политику во взаимоотношениях со СМИ.
По второму вопросу необходимо вспомнить 9 ю статью Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (действующая редакция), в которой говорится о трех альбомах унифицированных форм, предназначенных для оформления бухгалтерских документов. Кроме того, вам следует описать, как исправляются ошибки, допущенные в данных документах.
Отвечая на третий вопрос, следует вспомнить, что рекламное письмо является одной из разновидностей служебных писем. Следовательно, к нему предъявляются те же требования, что и к любому деловому письму. Не забудьте правильно оформить все необходимые реквизиты.
Вариант 17
План работы
1. Организация пресс-конференций; участие в выставках, ярмарках.
2. Классификация управленческих документов. 3. Составьте образец гарантийного письма.
Методические рекомендации
При ответе на первый вопрос следует обратить внимание на правила, которые необходимо соблюдать при подготовке к прессконференции. Необходимо помнить, что пресс-конференции спо-
18
собствуют расширению связей со СМИ. А участие в выставках и ярмарках дает возможность распространять информацию о фирме и представлять свои товары (услуги).
Отвечая на второй вопрос, следует отметить, что в организациях, на предприятиях и фирмах функционирует множество документов, которые классифицируются на шесть групп. В основу классификации положены определенные признаки, которые вам следует назвать при написании контрольной работы и обязательно привести примеры.
По третьему вопросу вы должны отметить особенности и отличия гарантийного письма от других видов служебных писем. Эти особенности проявляются и в оформлении данного документа. Проставьте правильно все необходимые реквизиты.
Вариант 18
План работы
1. Тренировка внимания. Умение слушать собеседника. 2. Обработка исходящих документов.
3. Приведите образец телеграммы.
Методические рекомендации
При ответе на первый вопрос обратите внимание на то, что тренировка внимания является одним из направлений самосовершенствования руководителя. Вам следует перечислить приемы, помогающие совершенствовать внимание. Для совершенствования умения слушать существуют два пути, которые вы должны назвать и раскрыть их суть.
По второму вопросу необходимо привести схему работы с исходящими документами и описать каждый этап. Обратите внимание на то, сколько экземпляров исходящего документа должно быть подготовлено; какая осуществляется работа с каждым экземпляром.
По третьему вопросу следует сказать, к какой группе документов относится телеграмма. Необходимо привести правила написания текста телеграммы. Указать необходимые реквизиты.
19
Вариант 19
План работы
1. Планирование использования руководителем своего рабочего времени.
2. Обработка входящих документов.
3. Приведите образец бланка для записи телефонограммы.
Методические рекомендации
Отвечая на первый вопрос, следует отметить необходимость установления приоритетности дел при составлении руководителем индивидуального рабочего плана. Кроме того, следует знать десять «золотых» правил, выполнение которых может помочь руководителю добиться экономии времени.
По второму вопросу следует привести схему работы с входящими документами, указать признаки, по которым распределяются документы между подразделениями и исполнителями, обратить внимание на то, как осуществляется регистрация документов.
При ответе на третий вопрос укажите, к какой группе документов относится телефонограмма, опишите правила составления текста этого документа.
Вариант 20
План работы
1. Реклама. Способы распространения рекламы. 2. Согласование документа. Реквизиты: «гриф согласо-
вания документа», «визы согласования документа». 3. Приведите образец заполнения титульного листа
трудовой книжки.
Методические рекомендации
Описывая способы распространения рекламы в ответе на первый вопрос, укажите разновидности рекламы, область применения и достоинства каждого вида.
По второму вопросу необходимо описать область применения каждого из указанных реквизитов, правила оформления каждого реквизита и расположения его на документе.
20
При ответе на третий вопрос задания следует помнить, что на титульном листе трудовой книжки ставится печать организации и подпись лица, выдавшего трудовую книжку.
Вариант 21
План работы
1. Подготовка и проведение совещаний. 2. Документы, входящие в состав личного дела. 3. Приведите образец сопроводительного письма.
Методические рекомендации
Отвечая на первый вопрос, опишите обязанности секретаря при подготовке и в процессе проведения совещаний, а также обязанности руководителя.
По второму вопросу необходимо привести характеристику каждого документа, входящего в состав личного дела. Кроме того, следует указать, к какой группе документов относится личное дело.
При ответе на третий вопрос не забудьте проставить все необходимые реквизиты на документе, а также привести его характеристику.
Вариант 22
План работы
1. Стресс и причины его возникновения.
2. Формы представления унифицированных текстов документов.
3. Приведите образец справки.
Методические рекомендации
По первому вопросу необходимо привести определение понятия «стресс» и указать причины его возникновения. Затем описать последствия стресса и приемы защиты от стресса. Следует также раскрыть суть каждого из трех этапов развития стресса и содержание выражения «деструктивный стресс».
Во втором вопросе необходимо привести примеры унифицированных текстов документов и дать определение каждому виду. Отметить достоинства и область применения каждой из форм.