6.7.3. Субд ms access

База данных, созданная с помощью СУБД MS Access, содержит следующие объекты: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули и хранится в одном файле с расширением .mdb (Microsoft Data Base). Основной структурный элемент БД в СУБД Access – это таблица.

Как и другие СУБД, Access включает в себя три основных типа функций:

1) определение данных – тип данных и связи, иногда критерии проверки;

2) обработка данных – вычисления и другие действия;

3) управление данными – определение правил доступа и корректировки информации.

Процесс проектирования БД в рамках СУБД Access осуществляется с помощью встроенных программ: Конструкторов и Мастеров.

Например, формирование структуры таблицы используется Конструктор таблиц, для создания запросов – Конструктор запросов, для создания форм – Мастер форм, для создания отчетов – Мастер отчетов.

Процесс формирования таблицы включает создание структуры, т.е. полей из которых будет состоять каждая запись. Определяются имя, тип (текстовый, числовой, логический, объект OLE и др.), размер полей. Кроме того СУБД формирует записи специального типа, содержащие уникальные номера – ключи, с помощью которых можно организовывать связь между таблицами.

В Microsoft Access существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние.

Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах. Внешний (вторичный) ключ содержит ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице и определяет способ объединения таблиц.

Можно выделить три типа первичных ключей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Ключевые поля счетчика

Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей.

Простой ключ

Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое.

Составной ключ

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».

Запросы

Для обработки данных используется удобное средство - запрос.

Запрос – это механизм выборки и (или) обработки данных из БД по некоторому критерию.

Запросы строятся по-разному, в зависимости от потребности. Существует несколько групп запросов:

1. Запрос-выборка, предназначенный для отбора данных в таблице, не изменяющий эти данные в самой таблице:

   1. Запрос сортировка и по критерию (статический критерий).

   2. Запрос с параметром, который позволяет определять одно или несколько условий отбора во время выполнения запросов (динамический критерий).

   3. Запрос на вычисление, предназначенный для организации нового вычисляемого поля или замены имеющегося поля вычисляемым.

2. Запрос-изменение, предназначенный для изменения или перемещения данных.

   1. Запрос на добавление.

   2. Запрос на удаление записи.

   3. Запрос на обновление таблицы.

3. Итоговые запросы, которые могут производить обобщенные вычисления и выводить групповые значения полей с помощью агрегатных функций.

Формы

Для создания удобного пользовательского интерфейса СУБД Access дает возможность создать с помощью мастера экранную форму окна с кнопками, полями для ввода.

Отчеты

СУБД Access позволяет вывести на принтер необходимую информацию в виде отчета, в который можно включить: выборочную информацию из таблицы, новую информацию, информацию из других таблиц.

С помощью макросов и модулей можно изменять ход выполнения приложения, путем программирования, каких-либо действий, но эти вопросы не рассматриваются в данном курсе.

Функции СУБД Access.

Для построения базы данных в СУБД Access предусмотрены следующие основные группы функций:

• функции работы с файлами-базами (открытие, сохранение и т. д.);

• функции редактирования;

• функции форматирования;

• функции работы с окнами;

• функции работы в основных режимах: таблица, форма, запрос, отчет и др.;

• функция справки.

Основные этапы создания базы данных:

1) создание структур таблиц (имена, типы полей и т.д.);

2) ввод и редактирование данных в таблице

3) создание формы (если необходимо)

4) связывание таблиц и создание запросов для обработки данных в таблицах

5) вывод информации из БД на основе отчетов (если нужно).

Очень важным является вопрос связывания таблиц. В СУБД Access предусмотрено два варианта связывания таблиц:

1) создание с помощью «Схемы данных» постоянной связи между таблицами и применение ее при создании запросов;

2) создание временной связи между нужными таблицами в Конструкторе запросов.

Для создания проекта базы данных не требуется глубокого знания теории реляционных баз данных и их приложений, но решение поставленной задачи в рамках СУБД Access требует тщательной проработки структур данных и взаимосвязей между ними.