Выбор данных

Для выбора данных можно использовать операции поиска данных, формы, некоторые функции, а также фильтр. Фильтр – это средство Excel, помогающее делать выбор из списка тех значений, которые отвечают определенному условию. Критерий (условие) фильтра – это логические условия или значения, по которым производится выбор. Результат работы фильтра – это список, записи которого удовлетворяют условию.

В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Обмен данными между Excel и Word

Существует три способа обмена данными между Excel и Word:

1. Копирование данных (таблицы, диаграммы) из книги Excel в документ Word. Таблица Excel при этом преобразуется в таблицу Word и редактировать ее в документе Word можно только средствами Word. При изменении таблицы в Excel ее придется заново копировать в документ Word. Диаграмма преобразуется в графический объект и теряет свою связь с таблицей. При этом если в таблице Excel произошли изменения, то диаграмма, скопированная в Word, остается неизменной.

2. Связывание данных между книгой Excel и документом Word. При этом как таблица, так и диаграмма, вставленные в документ Word, остаются связанными со своими источниками в книге Excel. При изменении источника, автоматически происходят изменения и в документе Word.

3. Внедрение данных Excel в документ Word. При внедрении таблица Excel становится частью документа Word. При редактировании лента приложения Word меняется на ленту приложения Excel, поэтому доступны все команды Excel. Но при этом новое окно Excel не открывается и полученный документ сохраняется в формате приложения Word.

Особенности печати документа в Excel

В книге Excel каждый лист может содержать несколько страниц формата А4. При работе с данными на листе не отображаются границы страниц, т.е. вы не можете заранее сказать, умещается ли ваша таблица на странице или нет. Если данные не помещаются на странице, то Excel автоматически переносит их на следующую страницу. Так что при выводе на печать неподготовленной книги вы можете получить несколько страниц, на которых находятся фрагменты таблиц и диаграмм. Поэтому перед печатью нужно перейти в режим разметки страницы, который показывает привычный по работе в приложении Word вид документа. Перед выводом на печать можно перейти и в режим предварительного просмотра, чтобы еще раз убедиться в том, что все таблицы умещаются на страницах.

Еще одной особенностью распечатывания данных из Excel является то, что по умолчанию печатается не вся книга, а только активный лист. Информация с этого листа может располагаться на нескольких страницах формата А4. Но с помощью команды Печать можно вывести на принтер и отдельные листы, и выделенный диапазон и всю книгу.

Также как и в приложении Word в Excel можно вставлять разрывы страниц, и печатать только выделенный диапазон. Но нужно иметь в виду, что если на листе выделена диаграмма, то и печататься будет только эта диаграмма, причем она автоматически будет увеличена до размера страницы формата А4 в альбомной ориентации.

Настройка масштаба печати. По умолчанию в Excel установлен масштаб печати 100 %, это означает, что размеры шрифтов при печати будут такими, какие пользователь выбрал при создании таблицы. Но если таблица большая и не помещается на листе нужного формата, то Excel поможет в этом – автоматически уменьшив или увеличив шрифт на листе. Минимально возможный масштаб печати 10%, максимально возможный – 400%.

В приложении Excel можно подобрать необходимый масштаб печати так, чтобы таблица размещалась на заданном числе страниц.

Можно также указать программе, чтобы небольшая таблица или диаграмма печаталась в центре страницы, при этом пользователю не нужно заботиться об увеличении полей и центрировании объектов вручную.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. Сортировка и фильтрация данных. Обмен данными между Excel и Word

I Основные приемы работы со списками

Поиск данных:

• выделите первую ячейку рабочего листа;

• на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти и выделить;

• в списке выберите команду Найти, появится окно Найти и заменить;

• в диалоговом окне Найти и заменить выберите закладку Найти;

• на закладке Найти введите объект поиска (число, слово, несколько символов, пробел и т.д.);

• если в окне нет списков определения места поиска (Искать), способа просмотра содержимого листа (Просматривать) и списка Области поиска, нажмите кнопку Параметры;

• в списке Искать выберите место для поиска;

• в списке Просматривать выберите способ просмотра данных;

• в списке Область поиска выбрать тип данных для поиска;

• щелкнуть на кнопке Найти далее на листе будет найдена ближайшая ячейка, содержащая искомое значение. Найденная ячейка будет выделена, а ее содержимое отображено в строке формул;

• если нажать кнопку Найти все, то на листе будет найдена ближайшая к началу листа ячейка, а в нижней части диалогового окна будет отображена таблица с данными о всех найденных ячейках;

• для перехода к нужной ячейке следует щелкнуть левой кнопкой мыши по ее записи в списке.

• для завершения поиска щелкнуть на кнопке Закрыть.