Лабораторная работа 2

3.2.Форматирование данных и ячеек.Представление данных в графическом виде

Цель занятия: 1) научиться форматировать данные и ячейки; 2) научиться вставлять графические объекты; 3) научиться создавать диаграммы; 4) научиться настраивать параметры; 5) научиться редактировать и форматировать диаграммы.

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. Форматирование данных и ячеек. Вставка графических объектов. Вставка диаграммы

1. Форматирование данных и ячеек

Правильная организация ячеек помогает представить важную деловую информацию наилучшим образом. Форматирование ячейки не меняет внутреннего представления данных, однако влияет на то, как данные выглядят на экране или в напечатанном документе.

Форматирование данных:

• изменение шрифта, размера и цвета символов;

• изменение горизонтального выравнивания данных в ячейке;

• изменение вертикального выравнивания данных в ячейке;

• установка отступов, т.е. расстояния содержимого ячейки от левого и правого края ячейки;

• поворот содержимого ячейки.

Форматирование ячеек:

• задание границ ячеек - бледно-голубая сетка, отображаемая на листе, по умолчанию не печатается в документе; для удобства просмотра и печати таблицы можно установить яркие границы ячеек;

• заливка ячеек цветным фоном (для выделения данных на листе);

• объединение ячеек.

Стили ячеек.Для ускорения оформления таблиц, особенно в тех случаях, когда требуется одинаково оформить большое количество таблиц (или ячеек), можно использовать встроенныестили ячеек. Стили ячеек содержат уже готовое форматирование данных и ячеек: формат данных, шрифт, границы, заливку, автоматический подбор ширины столбцов и высоты строк под размер шрифта.

2. Вставка графических объектов

Графические объекты на листах Excel используются при оформлении прайс-листов, каталогов, отчетов. В Excel доступны те же операции по работе с графическими объектами, что и в Microsoft Word. Т.е. доступны, следующие графические объекты:

• рисунок из графического файла;

• клип из коллекции ClipArt;

• фигуры (линия, стрелка, прямоугольник, круг и другие);

• объект smartArt (схемы);

• надписи, не привязанные к ячейке;

• фигурный текст WordArt.

Фон страницы. Для создания эффектных прайс-листов и каталогов используют подложку листа, которая задает фон листа. В качестве подложки можно использовать любой графический файл. Для добавления подложки необходимо выполнить команду: вкладка Разметка страницы → группа Параметры страницы → Подложка → <в окне Подложка перейти в папку, в которой расположен файл рисунка, и дважды щелкнуть мышью по значку (эскизу) файла>.

Выбранный рисунок автоматически повторяется для заполнения всего листа. Установка подложки никак не отражается ни на возможности цветовой заливки ячеек, ни на добавлении на лист других графических объектов.

3. Вставка диаграммы

Диаграмма - это особый графический объект. Диаграмма служит для представления данных в графическом виде. Диаграмма помогает быстро передать суть рассматриваемой задачи. С помощью диаграммы вы превращаете данные электронной таблицы в картинку, которая дает возможность легко сравнить данные или сразу увидеть тенденцию развития.

Диаграммы создаются на основе данных, расположенных на рабочем листе. Это могут быть данные диапазонов как смежных, так и не смежных ячеек. Несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник. Диаграмма постоянно связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении исходных данных.

Диаграмма, расположенная на отдельном листе, печатается как отдельная страница. Диаграмма, расположенная на листе с данными, может быть напечатана вместе с данными листа или на отдельной странице. На одном листе с данными может находиться несколько диаграмм.

Типы диаграмм. Всего существует более 11 типов встроенных диаграмм, каждый из которых имеет несколько разновидностей (видов). Выбор типа диаграммы (гистограмма, график, круговая диаграмма и т.д.) определяется задачами, решаемыми при ее создании. Различные типы диаграмм могут по-разному иллюстрировать одни и те же данные.

Правила построения диаграмм. Перед созданием диаграммы следует убедиться, что данные на листе расположены в соответствии с типом диаграммы, который планируется использовать.

Данные должны быть упорядочены по столбцам или строкам.

При создании круговой диаграммы нельзя использовать более одного столбца (строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий.

Как правило, данные, используемые для создания диаграммы, не должны существенно различаться по величине.

Диаграмму можно сначала создать, а затем изменить и необходимым образом оформить. Для изменения и оформления созданной диаграммы необходимо выделить область диаграммы и использовать команды на вкладке Конструктор. В группе Тип можно выбрать другой тип диаграммы, в группе Данные можно изменить диапазон данных, с помощью коллекций Макеты диаграмм и Стили диаграмм выбрать оформление диаграммы.