Лабораторная работа 3

3.3. Работа со списками. Обмен данными между Excel и Word. Особенности печати в Excel

Цель занятия: 1) научиться работать со списками данных (вводить, осуществлять поиск, замену, сортировку и выбор данных); 2) изучить способы обмена данными между Excel и Word; 3) познакомиться с особенностями печати в программе Excel.

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. Списки. Сортировка. Выбор данных. Обмен данными между Word и Excel. Особенности печати в Excel

Списки

Существует два основных способа организации данных на листе: таблица и список. При организации данных в виде таблицы формируются строки и столбцы с записями, для которых в ячейку на пересечении строки и столбца помещаются данные. В виде таблиц обычно организуют данные, подлежащие вычислениям.

Другой способ организации данных – список. Список – это набор строк листа, содержащий однородные данные; первая строка в этом списке содержит заголовки столбцов, остальные строки содержат однотипные данные в каждом столбце. Список называют также базой данных. База данных представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы – полями.

В виде списка можно представлять как данные информационного характера (списки товаров, номера телефонов, адреса и т.п.), так и данные, подлежащие вычислениям.

Списочный способ представления данных обеспечивает удобство при сортировках, выборках, подведении итогов и т.п.

Основные операции при работе со списком:

1) Создание списка (автоввод);

2) Поиск и замена данных;

3) Сортировка данных;

4) Отбор (фильтрация) данных.

Автоввод – это средство Excel, позволяющее ускорить ввод повторяющихся элементов списка, автоматически завершая ввод текста. При наборе первых символов текста Автоввод предложит один из вариантов завершения слова или словосочетания уже вводившегося в это поле. Если предложенный вариант не подходит, продолжайте ввод, не удаляя символы, введенные автоматически. Если предложенный вариант подходит, нажмите Enter для перехода к следующей записи.

Поиск и замену данных можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге. Поиск (замену) данных выполняют соответствующими командами вкладки Главная группы Редактирование: Найти и выделить.

Сортировка данных

Сортировка – расположение данных на листе в определенном порядке. Чаще всего сортируются строки с данными, но при необходимости можно сортировать и столбцы. При сортировке по строкам упорядочивается расположение столбцов в списке. При сортировке по столбцам упорядочивается расположение строк.

Как правило, при сортировке упорядочиваются (меняются местами) целиком строки или столбцы, но можно сортировать и отдельные ячейки.

Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При желании можно сортировать данные в соответствии с собственным порядком сортировки.

Поскольку при сортировке Microsoft Excel автоматически определяет связанный диапазон данных, сортируемый диапазон не должен иметь пустых столбцов. Наличие пустых строк допускается, но не рекомендуется.

При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков столбцов.

Прежде чем приступать к сортировке, следует сделать видимыми скрытые строки и столбцы.