3.1.2. Автоматическое создание оглавления

Для того, чтобы автоматически создать оглавление, прежде всего нужно дать понять редактору Word, из чего оно будет состоять, то есть пометить заголовки разделов документа. Эта опция доступна в разделе меню Главная, группа Абзац. Вначале выделяется текст, помечаемый как заголовок. Далее необходимо открыть диалоговое окно Абзац и в поле Уровень выбрать соответствующее значение наиболее естественным образом: заголовки наиболее крупных разделов (например, глав) помечаются как уровень 1, части глав (параграфы) – как уровень 2, разделы параграфов – как уровень 3 и т. д.

После того, как заголовки помечены во всем тексте, можно приступать к созданию оглавления.

Создание оглавления осуществляется с помощью опцииОглавление группы Оглавление раздела меню Ссылки. Нажатие соответствующей клавиши приведет к появлению окна, предлагающего создать оглавление автоматически, вручную или воспользоваться командой Оглавление, позволяющей более детально оформить различные элементы оглавления (рис. 30 слева). Предварительно курсор должен быть установлен в тексте в том месте, где нужно вставить оглавление.

При выполнении команды Оглавление открывается окно, изображенное на рис. 30. справа. Это окно содержит следующие настраиваемые параметры:

- Образец печатного документа – просмотр вида создаваемого оглавления;

- Показать номера страниц и Номера страниц по правому краю – наличие в оглавлении номеров страниц и их расположение;

- Заполнитель – способ заполнения пространства между названиями разделов оглавления и номерами страниц;

- Форматы – выбор различных стилей оформления разделов оглавления;

- Уровни – включение в оглавление заголовков определенных ранее уровней;

- Изменить – опция служит для изменения стиля, становящаяся доступной после выполнения команды Форматы;

- Параметры – дополнительные настройки оглавления.

Одно из несомненных удобств наличия автоматически созданного оглавления заключается в том, что с его помощью можно мгновенно перемещаться в тексте, выбирая нужный пункт оглавления. Для этого нужно установить курсор в оглавлении над выбранным пунктом, и при нажатой клавише CTRL выполнить щелчок левой кнопкой мыши.

3.1.3. Автоматическое обновление оглавления

Еще одним преимуществом автоматического оглавления по сравнению с созданным вручную является возможность автоматического обновления оглавления при изменении в тексте названий разделов или номеров страниц. Обновление оглавления выполняется следующим образом. В разделе меню Ссылки в группе Оглавление нужно выполнить команду Обновить оглавление, в результате чего появится окно, в котором выбирается либо опция обновления только номеров страниц оглавления, либо опция полного обновления оглавления.

3.2. Создание ссылок, закладок и сносок

3.2.1. Перекрестные ссылки

Использование перекрестных ссылок позволяет быстро отыскивать нужную информацию в документе. Например, можно ссылаться на рисунки, сноски, литературные источники, заголовки, просто на фрагмент текста и т. д.

Для того чтобы создать перекрестную ссылку, прежде всего необходимо выделить тот фрагмент текста, который будет далее являться основой ссылки (этот фрагмент будет указывать на объект ссылки). Далее возможны два равноправных варианта.

а) Можно выбрать пункт меню Ссылки и в группе Названия выбрать команду Перекрестная ссылка.

б) Можно выбрать пункт меню Вставка и в группе Связи выбрать ту же команду Перекрестная ссылка.

Врезультате откроется окно, изображенное на рис. 31.

Прежде всего в строке Тип ссылки необходимо выбрать объект текста, к которому будет адресована ссылка. Строка Вставить ссылку на предназначена для выбора типа данных, которые войдут в новую ссылку. Список Для какого…. позволяет выбрать конкретный объект ссылки для выбранного типа.

Поскольку цель создания ссылки заключается в том, чтобы по ней быстро отыскать нужный объект, то необходимо установить флажок в поле Вставить как гиперссылку. Тогда при нажатой клавише CTRL при наведении на ссылку указатель мыши меняет вид и переход по ссылке происходит при нажатии левой кнопки мыши над ней.

Примечание 1: после перехода по ссылке возврат обратно происходит при нажатии комбинации клавиш SHIFT+F5.

Примечание 2: при изменении заголовков, номеров формул, названий таблиц, подписей к рисункам, номеров страниц перекрестные ссылки автоматически обновляются. В этом заключается одно из основных удобств их использования.