Лабораторная работа № 5 «Знакомство с Microsoft Excel. Основные понятия. Формулы и функции».

ВНИМАНИЕ

• Не выключайте компьютер после завершения работы.

• Прежде чем приступать к оформлению отчета, прочитайте работу целиком и попробуйте сначала выполнить ее, не создавая отчет. Это позволит вам не задавать лишних вопросов преподавателю.

• В процессе выполнения данной работы необходимо оформить отчет, который будет состоять из выполненных заданий. В отчете необходимо привести задания, которые вы будете встречать в тексте работы, и задания, приведенные в конце для самостоятельного выполнения.

• Для создания документа в Microsoft Word выполните действия: Пуск – Все программы – Microsoft Office - Microsoft Word. Для сохранения отчета в папке «Мои документы» выберете в меню «Файл» пункт «Сохранить». Дайте имя файлу, нажмите кнопку «Сохранить».

• Каждое упражнение в Excel выполняется на отдельном листе рабочей книги. Лист переименовывать в номер упражнения. Как это сделать, рассказывается в тексе работы.

Для того чтобы запустить программу необходимо в меню "Пуск" выбрать вкладку "Все Программы" и далее выбрать "Microsoft Office  Microsoft Excel".

Рабочая книга

В программе Excel электронная таблица называется рабочим листом или просто листом.

1 2 3 4 5 6

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, которые сохраняются на диске как один файл.

Файлы в Excel имеют расширение .XLS

Рабочие листы по умолчанию называются "Лист1", "Лист2" и т. д. Эти имена видны на ярлычках в нижней части экрана. Каждая рабочая книга Excel может содержать до 255 отдельных рабочих листов.

Столбцы обозначаются латинскими буквами: A, B, C и т. д., если букв не хватает, используются двухбуквенные обозначения AA, BB и далее. Максимальное число столбцов в таблице - 256.

Строки нумеруются целыми числами. Максимальное число строк, которое может иметь таблица - 65.536. Пересечение строки и столбца называется ячейкой (которая задаётся координатами, например A1 - это ячейка в верхнем левом углу рабочего листа). Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей (выделена рамкой выделения).

Элементы окна рабочего листа

Полоса прокрутки. (1) Позволяет увидеть те части рабочего листа, которые в данный момент на экране не видны. (Щелкайте на стрелках прокрутки или передвигайте бегунки).

Номер строки. (2) Определяет каждую строку и может использоваться для выделения строки целиком (Щелчком на заголовках).

Заголовок столбца. (3) Определяет каждый столбец и может использовать для выделения столбцов целиком. (Щелчком на заголовках).

Рамка выделения. (4) Указывает на выбранную (или активную ячейку).

Ярлычки. (5) Используются для выбора листа в рабочей книге.

Строка формул. (6) Показывает содержимое активной ячейки.

Обзор основных пунктов меню

Меню Файл

Позволяет открывать, закрывать, сохранять файлы. Предоставляет пользователю возможность предварительного просмотра документа перед печатью. Печать документа.

Меню Правка

Дает возможность копирования, вставки, удаления, как элементов, так и целых листов. Так же предоставляется возможность поиска, замены нужных элементов.

Меню вид

В данном меню можно выбрать тип преобразования окна.

Обычный - обычный вид окна.

Разметка страницы - переключение активного рабочего листа в страничный режим, который позволяет изменять данные и при этом видеть их так, как они будут напечатаны.

Панели инструментов - предназначено для выбора дополнительной панели инструментов.

Строка формул - отображение строки формул (если стоит галочка).

Строка состояния - отображение строки состояния (если стоит галочка).

Колонтитулы - ввод и изменение текста, находящегося в верхней и нижней частях каждой страницы.

Примечания - включение и отключение режима вывода примечаний на листе в Microsoft Excel.

Представления - создание различных представлений листа. Представления позволяют просматривать данные в различных режимах. Вывод, печать и сохранение представлений не требуют создания отдельных листов.

Масштаб - выбор масштаба изображения документа на экране.

Меню Вставка

Предоставляет возможность вставки различных элементов.

Строки - вставка выбранного числа строк.

Столбцы - вставка выбранного числа столбцов.

Лист - добавление нового листа слева от текущего.

Диаграмма - запуска мастера диаграмм, позволяющего по шагам создать встроенную диаграмму на листе или изменить существующую диаграмму.

Функция - вывод списка функций и их прототипов с возможностью задавать значения аргументов.

Рисунок - добавление рисунка.

Гиперссылка - добавление новой или редактирование выбранной гиперссылки.

Меню Формат

Позволяет производить форматирование элементов.

Ячейки - форматирование выделенных ячеек. Команда недоступна, если лист защищен.

Строка - форматирование строки.

Столбец - форматирование столбцов.

Лист - формат текущего листа.

Автоформат - применение встроенного сочетания параметров форматирования, называемого автоформатом, к диапазону ячеек или сводной таблице. Если в Microsoft Excel выделена одна ячейка, форматирование будет выполнено для содержащего ее диапазона, ограниченного пустыми ячейками. Если выделена часть отчета сводной таблицы, она будет отформатирована целиком, за исключением полей страниц. Команда недоступна для защищенных листов.

Условное форматирование - форматирование выделенных ячеек на основе условий, заданных числами и формулами.

Меню Сервис

Представляет пользователю ряд инструментов.

Орфография - проверка орфографии в текущем документе, файле, книге или сообщении.

Автозамена - установка параметров автоматического исправления текста в процессе ввода, а также сохранение часто используемых элементов текста для облегчения последующего ввода.

Доступ к книге - переход в режим совместного использования книги. Этот режим позволяет нескольким пользователям сети одновременно изменять книгу и сохранять изменения.

Исправления - позволяет пользователю выделить исправления.

Защита - установка пароля на вход.

Совместная работа - совместная работа нескольких людей через Интернет.

Подбор параметра - подбор значения в заданной ячейке с целью получения требуемого значения формулы из другой ячейки, зависящей от данной.

Сценарии - создание и сохранение сценариев, содержащих наборы данных, используемых при просмотре результатов анализа типа «что-если».

Макрос - создание макроса и работа с ним.

Надстройки - выбор надстроек, которые будут автоматически загружаться при запуске Microsoft Office. Загрузить можно как надстройки, входящие в состав Microsoft Office, так и надстройки, созданные пользователем.

Настройка - настройка кнопок панелей инструментов, команд меню и сочетаний клавиш.

Параметры - изменение режимов работы программы Microsoft Office, относящихся к выводу на экран, печати, изменению данных, проверке правописания и прочее.

Меню Данные

Осуществляет операции над данными.

Сортировка - упорядочение данных в выделенных строках или списке по алфавиту, величине или дате.

Фильтр - установка фильтра.

Форма - просмотр данных с помощью формы. Этот режим позволяет просматривать, изменять, добавлять, удалять и искать данные в списке или в базе данных.

Итоги - вычисление промежуточных и полных итоговых значений для выделенных столбцов. Итоговые строки будут автоматически добавлены и отформатированы в соответствии со структурой документа.

Проверка - определение допустимых значений для отдельных ячеек и диапазонов, ограничение вводимых данных по типу (например, только целые числа, числа или текст) и задание предельных значений.

Таблица подстановки - создание таблицы на основе введенных данных и заданных формул. Такие таблицы могут быть использованы для анализа результатов изменения значений, используемых в формулах.

Текст по столбцам - преобразование выделенного текста в таблицу.

Консолидация - суммирование данных из одной или нескольких областей данных и вывод их в виде таблицы.

Сводная таблица - вызов мастера, облегчающего создание и изменение сводных таблиц и сводных диаграмм.

Меню Окно

Манипулирование окнами.

Новое - создание нового окна с тем же содержимым, что и активное окно, что дает возможность просмотра разных частей одного файла.

Расположить - вывод всех открытых файлов в отдельных окнах на экране. Применение команды Упорядочить упрощает перетаскивание данных между файлами.

Скрыть - отказ от вывода на экран окна активной книги. Скрытие книги не влечет за собой закрытия файла.

Разделить - разделение активного окна на несколько областей или отмена разделения области.

Закрепить области - закрепление верхней, левой или обоих областей на активном листе. Отсчет областей ведется от текущей ячейки к левому верхнему углу листа. Кнопка используется для задания заголовков строк и столбцов, которые будут оставаться на экране при прокрутке листа. Закрепление областей не влияет на печать таблицы.