Изменение структуры таблицы
Структуру сводной таблицы можно изменить, а именно, добавить новые поля, удалить ненужные поля, поменять местами поля, которые находятся в областях Фильтр отчета, Названия строк, Названия столбцов (рис.8.4). Чтобы можно было работать со списком полей сводной таблицы необходимо щелкнуть по ней правой кнопкой и в контекстном меню выбрать команду Показать список полей.
Задание 8.3. Исследуйте средства изменения структуры сводной таблицы, выполнив следующие операции:
Перемещение строк и столбцов:
Откройте сводную таблицу Услуги БНТИ (рис.8.5). Скопируйте таблицу на следующий лист и откройте боковую панель Список полей сводной таблицы. На боковой панели щелкните по полю Сотрудник в области Названия строк и удерживая левую кнопку мыши перетащите поле в область Названия столбцов;
Таким же образом перетащите поле Наименование услуги в область Названия столбцов;
Перетащите поле Клиент в область Фильтр отчета;
Выберите в раскрывающемся списке поля Клиент значение (все). В этом случае сводная таблица отобразит данные о том, какие услуги были оказаны каждым сотрудником БНТИ всем клиентам.
Добавление полей в сводную таблицу. ОткройтеСписок полей сводной таблицы, щелкните левой кнопкой мыши по полюДата оказания услугии перетащите поле в область строк (или столбцов). Теперь мы по сводной таблице можете определить, в какие дни были оказаны те или иные услуги каждым из сотрудников.
Удаление полей сводной таблицы
Добавьте в область строк поле Организация, предварительно открыв Список полей сводной таблицы. В результате будет получена новая сводная таблица.
Щелкните по полю Клиент и удерживаю левую кнопку мыши перетащите поле в любое место рабочего листа за пределы сводной таблицы. Если в области страниц выбрать значение Ксерокопирование поля Наименование, то будет получена следующая таблица.
Добавление вычисляемых полей. Предположим далее, что возникла необходимость посчитать, на какую сумму были предоставлены услуги по ксерокопированию с учетом НДС и без учета НДС. Для выполнения необходимых расчетов надо ввести вычислимые поля в сводную таблицу. Выполните следующие действия:
Щелкните левой кнопкой мыши по любой ячейке сводной таблицы. В результате появятся контекстная инструментальная лента Работа со сводными таблицами: Параметры, Конструктор. Выберете вкладку Параметры, команду Формулы, Вычисляемое поле. В результате появится диалоговое окно Вставка вычисляемого поля.
В окне Вставка вычисляемого поля напишите в строке Имя название вычисляемого поля: Денежная сумма. В строке Формула напишите формулу. Для этого в списке Поля следует щелкнуть левой кнопкой мыши по имени поля Стоимость услуги, а потом нажать кнопку Добавить поле. Указанное поле появится в строке Формула. Затем следует ввести знак «*», выбрать поле Количество, снова нажать кнопку Добавить поле. В результате в строке Формула будет записана формула: Стоимость* Количество. Далее следует нажать кнопку Добавить, после чего в сводной таблице появятся данные Сумма по полю Денежная сумма.
Добавить в таблицу вычисляемое поле Денежная сумма с учетом НДС. Вычисления выполнить по формуле: Денежная сумма+ Денежная сумма*0,2.
Обновление данных. При изменении исходных данных следует выполнить командуОбновить(Работа со сводными таблицами, Параметры, Данные, Обновить). В результате данные в сводной таблице, в том числе и итоговые (К примеру, данные в строке и в столбце «Общий итог») будут изменены, т.е. вычислены заново.
Щелкните по ярлыку рабочего листа Исходные данные, замените услуги Ламинирование на Ксерокопирование. Измените значение поля Стоимость услуг, установив значение 1.
Щелкните по ярлыку рабочего листа Услуги БНТИ. Щелкните по кнопке Обновить. Убедитесь, что данные в сводной таблице, в том числе и итоговые показатели, изменились.
Примечание. Многие действия, которые были описаны ранее, можно выполнить с помощью команд контекстного меню, которое появляется, Если щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой. Среди прочих команд, здесь есть команда Обновить, упомянутая выше.
Группирование элементов сводной таблицы. ВExcelпредусмотрено средство, которое позволяет группировать определенные элементы полей сводной таблицы. К примеру, если поле состоит из дат, то для каждой даты в сводной таблице будет отведена строка или столбец. Иногда это бывает неудобно, поскольку сводная таблица содержит слишком много деталей. В этом случае даты объединяют по кварталам или месяцам. Вернемся к нашей базе данных, представленной на рис.8. 1. и к сводной таблице Услуги БНТИ.
Откройте сводную таблицу и в списке значений поля Наименование (см. рис.5) выберем значение (Все).
Предположим, что нас интересует, на какую сумму услуги были предоставлены частным предпринимателям. Из базы данных мы знаем, что таковыми являются Грачев и Дятлов. Выделите эти элементы поля Клиенты. Поскольку элементы поля расположены не рядом, то выделяют их, нажав предварительно клавишу Ctrl.
Выполните команду Работа со сводными таблицами, Параметры, Группировка, Группировка по выделенному. Появится новый столбец Группа 1.
Автоматическое создание группы.
Создайте новую сводную таблицу, разместив в области Суммарные значения поле Наименование услуг, в области Названия строк поле Сотрудник, в области Фильтр отчета поле Клиент, в области столбцов поле Дата оказания услуги. Полученная сводная таблица отображает количество услуг, которые конкретный сотрудник оказывает каждому из клиентов в указанном временном диапазоне;
Щелкните правой кнопкой мыши по элементу поля Дата оказания услуги;
Выберите в контекстном меню команду Группировать. Далее в диалоговом окне Группирование, оставив шаг группирования в месяц, нажмите кнопку OK. Будет выполнена группировка по месяцам.
Выводы:
Сводные таблицы являются мощным средством экономического анализа, позволяющим обратиться к базе данных с любым вопросом, возникшим у специалиста в любой предметной области и получить необходимый ответ.
Методика применения сводной таблицы предполагает следующие этапы:
формулировка вопроса на языке предметной области;
определение структуры сводной таблицы, содержащей ответ на поставленный вопрос (что следует размещать в область страниц, области строк, столбцов и область данных).
определение того, какие преобразования данных требуются для получения ответа (нужны ли формулы и какие, нужно ли группировка данных и т.д.);
запуск мастера для создания сводной таблицы.