20 Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности

 

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Подготовка основных видов распорядительных документов в целом аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее * качество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих. ; Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли),

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное. подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Приказ - основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т.е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.). Готовит проект приказа структурное подразделение или должностное лицо, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, соображения, т.е. основание (мотивы) издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается со слов В целях..., С целью..., В соответствии с ... (ссылка на нормативный документ), На основании... (ссылка на нормативный документ или на документ вышестоящей организации), В связи... и т.д. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации. Констатирующую часть приказа можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В распорядительной части перечисляют предписываемые действия. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя.