- •2 Нормативно-методические документы межотраслевого действия, регламентирующие порядок составления и оформления документов. Укажите год издания, дайте краткую характеристику
- •3 Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов
- •4 Понятия «информация» и «документ», Их развитие. Место документа в системе управления
- •5 Общие и частные функции документа
- •6 Способы документирования и их развитие
- •7 Подлинники и копии, виды копий. Порядок удостоверения копий
- •8 Понятие «формуляр документа», «типовой формуляр», «формуляр-образец»
- •10 Виды бланков. Требования конструирования бланков
- •11 Порядок оформления реквизитов «наименование организации – автора документа» и «справочные данные об организации – авторе документа»
- •15 Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты). Порядок составления
- •16 Общие требования к тексту документа, Требования к оформлению реквизитов «заголовок» и «приложения»
- •17 Сценарий (алгоритм) подготовки документа
- •18 Понятие «унифицированная система документации», назначение и состав усорд
- •19 Виды организационных документов, требования к их составлению и оформлению
- •20 Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности
- •21 Требования к составлению и оформлению объяснительных, докладных записок и справок
- •22 Требования к составлению и оформлению актов
- •23 Разновидности писем. Требования к их составлению и оформлению
- •24 Документы, создаваемые в процессе подготовки совещаний. Составление и оформление протокола
- •25 Понятие «ценность документа», экспертиза ценности. Принципы и критерии экспертизы ценности документа
16 Общие требования к тексту документа, Требования к оформлению реквизитов «заголовок» и «приложения»
Тексты документов пишут на русском языке при направлении их в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.
Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом: ' Приложение: на 12 л. в 4 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера