- •2 Нормативно-методические документы межотраслевого действия, регламентирующие порядок составления и оформления документов. Укажите год издания, дайте краткую характеристику
- •3 Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов
- •4 Понятия «информация» и «документ», Их развитие. Место документа в системе управления
- •5 Общие и частные функции документа
- •6 Способы документирования и их развитие
- •7 Подлинники и копии, виды копий. Порядок удостоверения копий
- •8 Понятие «формуляр документа», «типовой формуляр», «формуляр-образец»
- •10 Виды бланков. Требования конструирования бланков
- •11 Порядок оформления реквизитов «наименование организации – автора документа» и «справочные данные об организации – авторе документа»
- •15 Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты). Порядок составления
- •16 Общие требования к тексту документа, Требования к оформлению реквизитов «заголовок» и «приложения»
- •17 Сценарий (алгоритм) подготовки документа
- •18 Понятие «унифицированная система документации», назначение и состав усорд
- •19 Виды организационных документов, требования к их составлению и оформлению
- •20 Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности
- •21 Требования к составлению и оформлению объяснительных, докладных записок и справок
- •22 Требования к составлению и оформлению актов
- •23 Разновидности писем. Требования к их составлению и оформлению
- •24 Документы, создаваемые в процессе подготовки совещаний. Составление и оформление протокола
- •25 Понятие «ценность документа», экспертиза ценности. Принципы и критерии экспертизы ценности документа
21 Требования к составлению и оформлению объяснительных, докладных записок и справок
Объяснительные записки, как приложение к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляют на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.
Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляют отдельные работники. Как и внутренние докладные записки, они могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписывают такие записки составители. Ее реквизиты те же, что и во внутренней докладной записке.
Реквизиты ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ:
- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;
- дата, номер (если есть);
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.
В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).
Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.
Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.
Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица.
Реквизиты внутренней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:
- наименование структурного подразделения - автора документа;
- наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
- дата, номер (не обязательно);
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- приложение (если есть);
- подпись;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Реквизиты внешней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:
- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
- дата, номер;
- место издания; адресат;
- заголовок;
- текст;
- приложение (если есть);
- подпись;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Справки бывают двух видов:
1 Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации.
Справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей.
В первой Части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные.
Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки. В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые приходятся сведения, приведенные в документе. Например, "О... за 1 квартал 2008 года".
Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.