Учет труда и заработной платы.

Заработная плата – плата за труд и основной источник дохода персонала организации, с ее помощью осуществляется контроль за мерой труда и потребления. Заработная плата – важнейший рычаг управления экономикой, а потому государство уделяет особое внимание правовым основам организации и оплаты труда.

Основными нормативными документами, регулирующими порядок учета труда и его оплаты являются:

• Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья);

• Налоговый кодекс Российской Федерации;

• Трудовой кодекс Российской Федерации;

• ФЗ «О минимальном размере оплаты труда» от 19.06.2000 г. № 82-ФЗ;

• Постановление Правительства РФ от 11.04.2003 г. № 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;

• ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваниях»;

• ФЗ от 05.03.2004 № 10-ФЗ «О внесении изменений в ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» в связи с введением единого социального налога» и др.

Основными задачами учета труда и его оплаты в ЗАО «ПРОГНОЗ» являются:

• точный учет личного состава работников и отработанного ими времени,

• правильное исчисление сумм оплаты труда и удержаний из нее;

• учет расчетов с работниками организации, бюджетом, органами социального страхования, фондами обязательного медицинского страхования и Пенсионным фондом РФ;

• правильное отнесение начисленной оплаты труда и отчислений на социальные нужды на затраты.

Учета труда и заработной платы в ЗАО «ПРОГНОЗ» полностью автоматизирован, для этого используется программа «1-С. Предприятие. 8.2» «Зарплата и кадры».

Состав первичных документов, необходимых для начисления заработной платы, зависит от системы оплаты труда работников, установленной в организации.

Действующее законодательство предоставляет организации право самостоятельно выбирать и устанавливать системы оплаты труда, наиболее целесообразные в условиях работы. Виды, формы и системы оплаты труда, размеры окладов, системы премирования зафиксированы в коллективном договоре и других актах, изданных в организации.

В ЗАО «ПРОГНОЗ» используется тарифная повременная система оплаты труда. Оплата труда руководителей, специалистов и служащих при тарифной системе производится по должностным окладам, которые устанавливаются руководством организации в соответствии с должностью и квалификацией работника и согласно штатному расписанию.

При повременной системе оплаты труда работникам оплачивается то время, которое они фактически отработали, исходя из установленного оклада

Размеры окладов для различных работников организации устанавливаются в Положении об оплате труда и указываются в штатном расписании.

В отдельных случаях оплата труда осуществляется с применением системы доплат и надбавок. Установлены различные доплаты и надбавки: за работу в ночное и сверхурочное время, выходные и праздничные дни; за совмещение профессий и пр.

Сверхурочными считаются работы сверх установленной продолжительности рабочего времени. Сверхурочные не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. За первые два часа работы в сверхурочное время оплата производится не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере.

Работа в праздничные дни и выходные дни. Размер оплаты труда за работу в праздничный день и выходной день устанавливается организацией самостоятельно, но он не может быть ниже предусмотренного законодательством. Работа в праздничный и выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере.

Ночным рабочим временем считается время с 22 ч. вечера до 6 ч. утра следующего дня. Размер доплаты установлен с учетом сокращения ночной смены на 1 час. К работе в ночное время не допускаются беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет; работники моложе 18 лет и работники других категорий согласно законодательству.

В ЗАО «ПРОГНОЗ» применяются две формы заработной платы:

• Основная (начисляется за отработанное работником рабочее время, конкретно выполненную работу или оказанную услугу);

• Дополнительная (подлежит начислению работнику за не отработанное рабочее время, но подлежащее оплате в соответствии с действующим законодательством: отпускные, оплата перерывов в работе кормящих матерей, льготных часов подростков, выходное пособие при увольнении и пр.).

Основная и дополнительная формы оплаты труда формируют в основном фонд заработной платы.

Фонд заработной платы представляет собой сумму вознаграждения в денежной и натуральной формах, предоставленную наемным работникам исходя из количества и качества затраченного ими труда, а также различных компенсаций стимулирующего характера независимо от источников их финансирования.

Для определения времени фактически отработанного работниками организации, ведется табель учета рабочего времени. В табеле отмечаются фактически отработанные часы и дни, указываются причины неявок на работу и т.д.

В ЗАО «ПРОГНОЗ» фактический учет времени прихода на рабочее место и времени ухода осуществляется сотрудниками охраны, затем все отклонения от графика заносятся в программу и по концу месяца автоматически формируется Табель учета рабочего времени по форме N Т- 13. Он составляется в одном экземпляре и позволяет не только учитывать время, отработанное всеми категориями служащих, но и контролировать соблюдение рабочими и служащими установленного режима работы. На основании табелей рассчитывается заработная плата, составляется статистическая отчетность по труду.

Если все дни в месяце отработаны работником полностью, размер его заработной платы не зависит от количества рабочих дней в конкретном месяце. Оклад начисляется в полном размере. Если работник отработал не весь месяц, то заработная плата начисляется только за те дни, которые фактически отработаны.

Основным документом для учета вновь принятых на работу работников по трудовому договору является приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. № Т-1), на основании которого заполняется личная карточка работника (ф. № Т-2), делается запись в трудовой книжке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет (Т-54а).

При оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое применяется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. № Т-5).

К числу основных прав работника относится право на отпуск, закрепленное в ст. 37 Конституции РФ. В трудовом законодательстве РФ имеется большая группа норм, регулирующих право граждан на отдых после заключения трудового договора.

Для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков применяется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-6).

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (выходное пособие). Компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивается работнику в день увольнения. Право на получение компенсации за неиспользованный отпуск не зависит от причины увольнения работника.Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении не учитывается при расчете ЕСН.

Компенсация не выплачивается, если работник не отработал те дни, за которые ему был предоставлен отпуск. В такой ситуации сумма отпускных, приходящаяся на неотработанные дни отпуска, удерживается из заработной платы работника.

По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (кроме случаев, когда работника увольняют за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

Оплачиваемый отпуск предоставляется работникам ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Отпуск за второй и последующие годы работы предоставляется в любое время года в соответствии с графиком отпусков.

График отпусков составляется не позднее чем за две недели до начала календарного года по форме N Т-7 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

В графике указывают фамилии работников, имеющих право на отпуск, их должности, структурное подразделение, в котором они работают, количество дней и запланированный период отпусков.

Продолжительность очередного ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. При этом в период отпуска не включаются праздничные дни. При определении продолжительности отпуска режим рабочего времени организации (шестидневная или пятидневная рабочая неделя) значения не имеет.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Работнику, уходящему в отпуск, выплачивается средний заработок (отпускные). Средний заработок работника рассчитывается в форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1.

Отпускные выплачиваются из кассы организации по расходному кассовому ордеру или ведомости(или перечисляются на зарплатную карту сотрудника). Оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала.

Сумма отпускных облагается налогом на доходы физических лиц (вычитается из начисленной работнику суммы), единым социальным налогом, взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (расчитывается сверх начисленной суммы и перечисляется в бюджет работодателем) в обычном порядке. Сумма отпускных рассчитывается исходя из среднего дневного заработка работника.

Общий порядок исчисления среднего заработка при оплате отпуска установлен в ст. 139 ТК РФ и утвержден постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 г. N 213.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется за последние 3 календарных месяца путем деления суммы начисленной заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней). При расчете учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации, независимо от источников этих выплат.

Чтобы рассчитать средний дневной заработок, необходимо определить:

1) расчетный период;

2) сумму выплат, которую получил работник в расчетном периоде.

Расчетный период для оплаты отпуска - это три месяца (с 1 до 1-го числа), предшествующие уходу работника в отпуск.

Суммы отпускных и суммы компенсации отпуска при увольнении включаются в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц и единого социального налога.

При оформлении увольнения работников издается приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (ф. № Т-8).

Если работник находился в командировке, то оплата за дни командировки осуществляется по среднему заработку работника за последние 12 календарных месяцев, предшествующих дню командировки. Срок командировки назначается приказом на командировку по форме № Т-9, но по факту определяется по отметкам в командировочном удостоверении, которое работник предоставляет в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Рассмотрим расчет выплаты за время командировки на примере:

Сотрудник ЗАО «ПРОГНОЗ» Фролов М.Н. был направлен в командировку Приказом №6 от 12.12.2005г. сроком на 2 календарных дня с19.12.05г. по 20.12.05г. Период для расчета среднего заработка – 12 месяцев, с декабря 2004г. по ноябрь2005г. Все месяцы отработаны работником полностью. Оклад с декабря 2004г. по март 2005 года был установлен в размере 8500 руб., а с апреля 2005г. по ноябрь 2005г. – 30000 руб. Рабочих дней по графику 248.

Средний заработок за 12 месяцев составил:

(8500 руб. х 4 мес. + 30000 руб. х 8 мес.) / 248 дн. = 1104,84 руб.

Начислено за период командировки:

1104,84руб. х 2 дн. = 2209,68

Каждая организация обязана производить отчисления социального характера, рассчитываемые с фонда оплаты труда. Это отчисления в следующие внебюджетные фонды:

• Пенсионный фонд РФ (ПФ);

• Фонд социального страхования (ФСС);

• Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС).

За счет средств социального страхования работники, а в соответствующих случаях и члены их семей, обеспечиваются пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет и др. Кроме того, за счет указанных средств выплачиваются пенсии по старости, инвалидности, потере кормильца, а некоторым категориям работников – пенсии за выслугу лет.

Указанные выплаты производятся на основании документов, которые подтверждают право работника на получение соответствующего пособия.

Наиболее распространенным видом обеспечения по социальному страхованию является пособие по временной нетрудоспособности. Целевой характер пособия – возмещение заработка, утраченного в связи с наступлением временной нетрудоспособности.

Основанием для расчета пособия по временной нетрудоспособности является листок нетрудоспособности (больничный лист). Пособие исчисляется из среднего заработка работника по основному месту работы за последние 12 календарных месяцев, предшествующих дню болезни (подобно расчету среднего заработка для расчета оплаты по командировке). Пособие за первые два календарных дня временной нетрудоспособности оплачиваются за счет работодателя.

Рассмотрим пример:

Сотрудник ЗАО «ПРОГНОЗ» Киреева М.М. предоставила в бухгалтерию больничный лист, согласно которому она была больна с 04.04.2010 по 11.04.2010 - 8 календарных, 6 рабочих дней. Средний заработок, исчисленный по 12 месяцам составил 170,69 руб. Страховой стаж Киреевой М.М. составляет 3 года и 4 месяца (процент оплаты по больничному листу - 60%).

Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет работодателя:

170,69 руб. х 60% х 2 дн. = 204,82 руб

Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет ФСС:

170,69 руб. х 60% х 6 дн. = 409,64 руб.

Итого начислено пособия по временной нетрудоспособности 614,46 руб.

Удержания из заработной платы работников могут производиться только в случаях, предусмотренных законодательством. К удержаниям относятся налог на доходы физических лиц, удержания по исполнительным листам, сумма аванса, выданного в счет заработной платы и пр.

Для аналитического учета начисленной заработной платы, видов удержаний из нее, а также суммы причитающегося каждому работнику заработка на предприятии используется расчетная ведомость.

В конце месяца все выплаты как за отработанное, так и неотработанное время, а также различные стимулирующие выплаты подсчитываются и обобщаются в специальном учетном регистре – своде начислений и удержаний.

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда предназначен пассивный счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Расходы по оплате труда и отчисления на социальные нужды основных производственных рабочих относятся на счет 20 «Основное производство» и начисление оформляется проводками:

Дебет 20 «Основное производство»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Кредит69 «Расчеты по социальному страхованию».

Расходы на оплату труда и отчисления на социальные нужды управленческого персонала относятся на счет 26 «Общехозяйственные расходы»:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Кредит69 «Расчеты по социальному страхованию».

Выдача заработной платы оформляется платежной ведомостью по форме Т-53 и сопровождается бухгалтерскими записями по счетам:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 50 «Касса»,

Удержанный из заработной платы Налог на доходы физических лиц (13%) отражается проводкой:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Перечисление налога в бюджет:

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам»,

69 «Расчеты по социальному страхованию»

Кредит 51 «Расчетный счет».

Начисленные и удержанные суммы алиментов отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» на субсчете «Исполнительные листы». При этом делаются следующие проводки:

Удержаны суммы по исполнительным листам:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Субсчет «Исполнительные листы».

Алименты выданы взыскателю:

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Субсчет «Исполнительные листы»

Кредит 50 «Касса»

51 «Расчетный счет».

В понятие расходов на оплату труда сотрудников организаций с позиций формирования себестоимости и налогооблагаемой базы по прибыли входят следующие элементы компенсации трудовых затрат наемных работников и других граждан, привлекаемых для выполнения определенных трудовых обязанностей:

1) суммы окладов, тарифных ставок, сдельных расценок и других традиционных форм оплаты;

2) размеры премий и других выплат, стимулирующих трудовой процесс;

3) начисления компенсирующего и стимулирующего характера, связанные с интенсификацией режимов работы и повышенным трудовым напряжением;

4) стоимость бесплатной фирменной одежды, остающейся в личном пользовании работников;

5) суммы среднего заработка, подлежащие выплатам работникам при выполнении ими государственных или общественных обязанностей;

6) стоимость коммунальных услуг, питания и продуктов, предоставляемых работникам бесплатно в соответствии с законодательством;

7) суммы оплаты отпусков;

8) денежные компенсации за неиспользованные отпуска при увольнении сотрудников;

9) оплата труда на время учебных отпусков;

10) вознаграждения за выслугу лет;

11) оплата рабочего времени при вынужденных прогулах;

12) доплата работникам при временных утратах ими работоспособности;

13) суммы взносов в пользу работников на добровольное страхование в пределах 12% от сумм расходов на оплату труда;

14) доплаты работающим инвалидам;

15) оплата труда по договорам гражданско-правового характера;

16) другие виды расходов.

Оплата труда и связанные с ними отчисления в фонды социального страхования и обеспечения - важнейшие элементы затрат, оказывающих существенное влияние на весь процесс производственной жизни организации и на финансовый результат.