Тема 10. Инвентаризация имуществ и обязательств

1. Понятия, виды и сроки проведения инвентаризации.

2. Этапы и отражение результатов в бухгалтерском учете

1. Инвентаризация: понятие, функции и цели

Методологическую базу проведения инвентаризации составляют следующие нормативные документы:

1. Федеральный закон от 21 ноября 1996г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями и дополнениями от 23 июля 1998 г. N 123-ФЗ);

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н;

3. Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению";

4. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49;

5. Постановление Госкомстата России "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" от 18 августа 1998 г. N 88;

6. Постановление Госкомстата России "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" от 27 марта 2000 г. N 26 (вводится в действие с 1 января 2001 г.).

Инвентаризация - это проверка фактического наличия и состояния имущества организации, ее финансовых обязательств на определенную дату и последующее сопоставление полученных данных с данными бухгалтерского учета.

Имущество организации включает ее основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовую продукцию, товары, прочие запасы, денежные средства и иные финансовые активы; финансовые обязательства включают кредиторскую задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Кроме того, инвентаризации подлежит имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете на забалансовых счетах (находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки и т. п.), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.

Инвентаризация выполняет две основные функции:

- Учетная функция проявляется в том, что инвентаризация является элементом метода бухгалтерского учета. При проведении инвентаризации можно в натуральном измерителе сравнить правильность ведения документации всех хозяйственных операций.

- Контрольная функция инвентаризации заключается в том, что она является методом фактического контроля за деятельностью материально-ответственного лица, и ее проведение необходимо для проверки сохранности товарно-материальных ценностей, качественного состояния сырья, материалов, готовой продукции, правильного ведения складского хозяйства и текущего учета. В ходе ее проведения выявляются изменения в составе средств, которые получают затем отражение в записях бухгалтерского учета. Качественное проведение инвентаризации оказывает предупредительное воздействие на лиц, склонных к нарушению и запутыванию учета, а также совершающих подготовительные действия для последующего расхищения или растраты материальных ценностей.

Основными целями инвентаризации являются:

- выявление в натуре фактического наличия имущества;

- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

- проверка полноты отражения в учете обязательств;

- проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния.

Примечание: В Законе о бухгалтерском учете подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной.

- проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств;

- определение виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных ресурсов.

2. Виды инвентаризации

По характеру проведения различают плановые и внеплановые инвентаризации.

Плановые инвентаризации - это инвентаризации проводимые на предприятии в определенные сроки в течение года по плану-графику, утвержденному руководителем организации.

Примечание: Графики проведения инвентаризаций хранятся как документы, неподлежащие оглашению, и составляют служебную тайну, так как осведомленность материально-ответственных лиц о дате проведения инвентаризации может значительно снизить эффективность либо привести к ее полной безрезультативности (при наличии сведений о возможных злоупотреблениях).

Внеплановая инвентаризация - это инвентаризации, проводимые вне графика, по распоряжению руководителя организации или вышестоящих организаций, следственных, правоохранительных и других контрольных органов..

В зависимости от объема охватываемых проверкой видов ценностей различают полные и неполные (частичные) инвентаризации.

Полная инвентаризация - это инвентаризация, предполагающая охват всех видов хозяйственных средств организации и их источников.

Цель полной инвентаризации обеспечить реальность бухгалтерского баланса на конец года и тем самым реальность показанных в них финансовых результатов.

Неполная (частичная) инвентаризация - это инвентаризация, предполагающая охват отдельных видов хозяйственных средств организации и их источников (например, инвентаризация денежных средств в кассе и т.д.).

По виду охватываемых средств различают:

- Инвентаризацию основных средств

- Инвентаризацию нематериальных активов

- Инвентаризацию финансовых вложений

- Инвентаризацию товарно-материальных ценностей

- Инвентаризацию денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

- Инвентаризацию расчетов и т.п.

3. Случаи обязательного проведения инвентаризации

Согласно пункту 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года, т.е. если после 1 октября отчетного года проводилась инвентаризация какого-либо имущества, это имущество не включается в перечень имущества, проверяемого при инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, и для составления годовой отчетности используются результаты уже проведенной инвентаризации этого имущества.).

Примечание: Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

- при смене материально ответственных лиц;

Примечание: При смене материально ответственного лица инвентаризация, как правило, проводится по имуществу, закрепленному за данным лицом.

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Согласно пункту 1.6 Методических указаний по инвентаризации при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации обязательна также в следующих случаях:

- при смене руководителя коллектива (бригадира)

- при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов

- по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Примечание: В соответствии со ст. 245 ТК РФ установлено, что коллективная материальная ответственность может вводиться при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей. И только в том случае, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.

Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба заключается между работодателем и всеми членами коллектива (бригады). По указанному договору ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины.

Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, утвержден постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002г. № 85.

Для организаций общественного питания рекомендации по проведению инвентаризации изложены в отдельном отраслевом документе - Методике учета сырья, товаров и производства в предприятиях массового питания различных форм собственности, утвержденная Роскомторгом 12.08.1994 N 1-1098/32-2. Методикой предприятиям предложено проверять наличие и состояние продуктов (сырья) и готовых изделий:

- в кладовых - не реже одного раза в квартал;

- на кухнях и производственных цехах - не реже одного раза в месяц;

- в буфетах - не реже двух раз в квартал.