Тема 9. Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

1. Регистры бухгалтерского учета.

2. Исправление ошибок в документах и учетных регистрах.

3. Формы бухгалтерского учета. Упрощенная форма бухгалтерского учета для малых предприятий.

После обработки первичных документов их данные записывают в учетные регистры с указанием корреспонденции счетов.

Учетные регистры – это таблицы специальной формы, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Грамотно построенная система учетных регистров позволяет:

• аккумулировать всю необходимую информацию;

• группировать информацию в необходимых синтетических и аналитических разрезах;

• обеспечивать удобство использования информации;

• обеспечивать рациональное отражение операций в учетных регистрах (простота заполнения, отсутствие излишнего дублирования информации и т. д.).

Последнее условие особенно важно в условиях ручной обработки информации, что характерно для организаций малого бизнеса.

Записи в учетные регистры могут производиться ручным способом или с помощью персональных компьютеров (ЭВМ). Правильность отражения хозяйственных операций в учетных регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. При хранении регистров бухгалтерского учета должна быть обеспечена защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в учетном регистре должно быть санкционировано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы.

Бухгалтерские книги изготовлены типографским способом и переплетены. Страницы в книге нумеруются, их общее количество записывается на последнем листе (или на обороте титульного листа) и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя. Например, кассовая книга, книга кассира-операциониста, книга покупок, книга продаж и др.

Карточки представляют собой отдельные листы плотной бумаги, изготавливаются типографским способом. Они не сшиваются, а хранятся отдельно в специальных картотеках (ящиках). Примером могут служить карточки складского учета материалов, инвентарные карточки учета основных средств и т.д.

Свободные листы – это разновидность карточных учетных регистров, но большего формата. Свободные листы хранятся в специальных папках. Информация регистрируется в свободных листах в течение отчетного периода. Примером таких регистров могут быть различные ведомости, журналы-ордера и т.п.

По объему информации учетные регистры делятся на синтетические и аналитические. Регистры синтетического учета открываются для ведения записей по синтетическим счетам. Операции в них указываются в обобщенном денежном показателе. К регистрам синтетического учета относится Главная книга, мемориальные ордера, журналы-ордера и др. Регистры аналитического учета предназначены для ведения записей по аналитическим счетам не только в денежном, но и в натуральном выражении.

По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических регистрах хозяйственные операции записываются по датам их совершения, в порядке поступления документов. Эти записи производятся в регистрационных журналах и необходимы для обеспечения контроля сохранности поступающих документов (журнал регистрации приходных или расходных кассовых ордеров, журнал учета поступающих грузов, опись инвентарных карточек и т.д.).

Систематические регистры необходимы для группировки совершенных хозяйственных операций, однородных по экономическому содержанию.

Комбинированные регистры совмещают систематическую и хронологическую запись (журналы-ордера, ведомости).

2.Исправление ошибок в учетных записях

Первичные документы и учетные регистры необходимо вести аккуратно, без помарок и подчисток. При обнаружении ошибок в записях они исправляются в том отчетном периоде, в котором была обнаружена ошибка. Существует несколько способов исправления ошибок в учетных записях.

1. Корректурный способ используется в случае обнаружения ошибки в текущих записях. В этом случае неправильная запись зачеркивается тонкой линией, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Правильный текст записывается над зачеркнутым текстом. Если ошибка допущена в одной цифре суммы, то необходимо зачеркнуть всю сумму и сверху записать правильную. Об исправлении ошибки необходимо сделать оговорку. Оговорка делается на полях первичного документа или учетного регистра против строки исправленной записи.

2. Дополнительная запись применяется в том случае, когда в регистре бухгалтерского учета указана сумма меньше той, которую необходимо записать. Используется для исправления записей в периоде обнаружения ошибки, относящейся как к текущему отчетному периоду, так и к прошлым отчетным периодам. В данном случае на недостающую сумму необходимо составить дополнительную проводку.

3. Сторнировочная запись или способ «красное сторно» применяется, когда запись в учетных регистрах сделана на большую сумму, чем следовало. В этом случае необходимо произвести дополнительную запись красными чернилами или красной пастой, либо обычной пастой, но обвести в рамочку. При подсчете общих итогов, суммы записанные таким образом вычитаются из итогов. Этим способом исправляются уже проведенные ошибочные записи, допущенные как в корреспонденции счетов, так и в суммах.

Отражение в учете исправительных записей зависит от того, когда и за какой период выявлена ошибка.

Если в отчетном году обнаружена ошибка текущего отчетного периода, то исправление вносится в том месяце отчетного периода, в котором она обнаружена.

Если ошибка обнаружена после окончания отчетного года, то ее исправление зависит от того, до или после утверждения бухгалтерской отчетности она выявлена. Ошибки прошлого отчетного периода, выявленные до утверждения годовой отчетности, исправляются последними записями декабря года, за который составляется отчетность. Исправление ошибки прошлых лет, выявленной после утверждения годовой отчетности, отражается в отчетности текущего года как прочие доходы или расходы, независимо от характера исправления (как прибыли/убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году).

3.Формы бухгалтерского учета

Под формой бухгалтерского учетапонимается определенная система использования учетных регистров, которая устанавливает формы, последовательность и способы учетных записей.

Назначение всех форм ведения бухгалтерского учета одинаково, они предназначены для регистрации хозяйственных операций, группировки однородных данных и отражения их на счетах синтетического и аналитического учета, подсчета оборотов и сальдо на счетах, обобщения расчетов в балансе и отчетности. Поэтому признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются: содержание и форма применяемых регистров, взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и способы записей в учетные регистры. Форму ведения бухгалтерского учета предприятие выбирает самостоятельно.

Основными формами ведения бухгалтерского учета являются:

• журнально-ордерная;

• мемориально-ордерная;

• упрощенная форма учета для малых предприятий;

• автоматизированная форма, с применением программ автоматизации бухгалтерского учета.

Журнально-ордерная форма ведения учета

Журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета в настоящее время является наиболее прогрессивной и распространенной. Именно она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета.

Журнально-ордерная форма сочетает хронологические и систематические, аналитические и синтетические учетные регистры. Журналы-ордера ведутся на основании первичных документов.

Последовательность заполнения учетных регистров при журнально-ордерной форме ведения бухгалтерского учета можно представить в виде схемы.

1. На основании первичных документов хозяйственные операции записываются в накопительных ведомостях, т. е. регистрируются в журнале хозяйственных операций.

2. Затем данные хозяйственные операции записываются в журналы-ордера и дополнительные ведомости.

Достоинствами журнально-ордерной формы ведения учета являются удачное сочетание аналитического и синтетического учета и более удобные формы для составления отчетности, а в качестве недостатка следует отметить сложность построения основных регистров.

Мемориально-ордерная форма ведения учета

Последовательность заполнения учетных регистров при мемориально-ордерной форме ведения бухгалтерского учета можно представить в виде схемы.

1. На основании первичных документов все хозяйственные операции записываются в накопительные ведомости, которые ведутся в форме журнала хозяйственных операций.

2. Однородные хозяйственные операции, т.е. операции по ведению учета на одном бухгалтерском счете или группе нескольких зависимых счетов, переносятся в мемориальные ордера, в которых записываются содержание операции, сумма и корреспонденция счетов.

Мемориальные ордера имеют определенные номера, например, мемориальный ордер № 1 ведется — по счету 50 «Касса» (табл. 6.7), мемориальный ордер № 2 — по счету 51 «Расчетные счета» (табл. 6.8), мемориальный ордер № 3 — по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», мемориальный ордер № 4 — по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», мемориальный ордер № 5 — по счету 20 «Основное производство» и т.д.

К достоинствам мемориально-ордерной формы ведения учета можно отнести простоту заполнения учетных регистров, легкость проверки правильности отражения операций, возможность исправления ошибок при сверке данных. Недостатками можно считать многократность записи одной и той же суммы в разных регистрах, что приводит к усложнению работы и увеличению вероятности ошибок, а также отставание аналитического учета от синтетического и сложность составления отчетности.

Упрощенная форма ведения бухгалтерского учета

Упрощенная форма ведения бухгалтерского учета применяется на небольших предприятиях с незначительным числом хозяйственных операций.

При упрощенной форме ведения бухгалтерского учета на основе первичных документов ведется Книга учета хозяйственных операций, в которой отражаются остатки по счетам на начало года. В течение года в книге регистрируются все хозяйственные операции, которые одновременно отражаются на счетах бухгалтерского учета.

В книге учета содержатся все используемые малым предприятием бухгалтерские счета, что позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них.

Книга учета является комбинированным регистром и совмещает хронологическую и систематическую регистрацию операций. В конце отчетного периода подсчитывают дебетовые и кредитовые остатки по всем счетам, которые служат данными для составления баланса.

Автоматизированные формы ведения учета

В настоящее время разработаны десятки программ, позволяющих автоматизировать бухгалтерский учет на предприятиях с помощью персональных компьютеров.

Все программы предлагают стандартный набор инструментов, позволяющих облегчить и автоматизировать работу бухгалтера. Большинство программ универсальны и дают возможность автоматизировать бухгалтерский учет любого вида сложности.

К наиболее популярным программам ведения автоматизированного бухгалтерского учета относятся: 1C: Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер, Парус и т.д.

Основной источник информации в программах автоматизации бухгалтерского учета — журнал хозяйственных операций. Данные вводятся в журнал в виде первичных документов, проводок или типовых операций, перечень которых можно изменить и дополнить. Обрабатывая этот журнал, программы делают разноску операций по счетам, определяют обороты и сальдо, составляют оборотную ведомость, готовят итоговый баланс и другие отчеты. Программы позволяют вести различные виды учета: синтетический и аналитический, суммовой и количественный, валютный учет, проводить расчет заработной платы и действующих налогов.

В комплект поставки программ входит стандартный набор бланков первичных документов и отчетности, а также других документов, соответствующих текущему законодательству. В программах имеется возможность оперативно корректировать план счетов, ставки налогов, добавлять новые отчетные формы в соответствии с любыми изменениями в законодательстве.

4. Объекты и основные задачи бухгалтерского учета. Методы ведения бухгалтерского учета, их характеристика.

Бухгалте́рия— упорядоченная системасбора,регистрациииобобщенияинформациивденежном выражениио состоянииимущества,обязательстворганизациии их изменениях (движении денежных средств) путём сплошного, непрерывного и документальногоучётавсеххозяйственных операций.

Объектами бухгалтерского учёта являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности.

Основной задачей бухгалтерского учёта является формирование полной и достоверной информации (бухгалтерской отчётности) о деятельности организации и её имущественном положении, на основании которой становится возможным:

• предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации

• выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения финансовой устойчивости организации

• контроль соблюдения законодательства при осуществлении организацией хозяйственных операций

• контроль целесообразности хозяйственных операций

• контроль наличия и движения имущества и обязательств

• контроль использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов

• контроль соответствия деятельности утвержденным нормам, нормативам и сметам

Внутренние пользователи бухгалтерской отчётности — руководители, учредители, участники и собственники имущества организации.

Внешние пользователи бухгалтерской отчётности — инвесторы, кредиторы, государство.

Бухгалтерский учёт тесно связан с налоговымиуправленческим учётом

5. Классификация хозяйственных средств по составу и размещению

6. Классификация хозяйственных средств по источникам образования

Для осуществления хозяйственной деятельности организации необходимы средства (имущество), которые подразделяют на внеоборотные и оборотные активы.

Внеоборотные активы(основные средства, нематериальные активы, капитальные вложения) включают виды средств, имеющих длительный период оборачиваемости. Они составляют основу производственной базы организации.

Основные средства – часть имущества предприятия, использующаяся в процессе производства, управления или для сдачи в пользование, сроком использования более 12 месяцев, переносящая свою стоимость на себестоимость готовой продукции по частям, по мере износа. Процесс переноса стоимости средств труда на себестоимость продукции (работ, услуг) по частям называют амортизацией. К таким объектам относят здания, сооружения, машины и оборудование, транспортные средства, вычислительную технику, производственный и хозяйственный инвентарь, земельные участки и объекты природопользования и т.п.

Нематериальные активы– объекты, не имеющие материально-вещественной структуры, которые используются более одного года и способны приносить доход. К нематериальным активам относят исключительные права на объекты интеллектуальной (права на изобретения, полезные модели, селекционные достижения, программы для ЭВМ и базы данных и т.п.), средства индивидуализации юридического лица (права на товарные знаки и знаки обслуживания, наименования места происхождения товара). Их стоимость также по частям переносится на себестоимость продукции через амортизационные начисления.

Капитальные вложения– вложение средств в создание (строительство) и приобретение объектов внеоборотных активов до момента ввода их в эксплуатацию.

Прочие внеоборотные активы– включают иные объекты длительного пользования (например, расходы на научно-исследовательские и конструкторские разработки, долгосрочные финансовые вложения и др.).

Оборотные активывключают запасы и затраты, отвлеченные из оборота средства и деньги. Период их оборота не превышает 12 месяцев.

Материалы– часть имущества, которая используется в качестве предметов труда, целиком включается в себестоимость продукции и составляет материальную основу готовой продукции. В зависимости от технологического процесса материалы могут быть основными и вспомогательными, комплектующими изделиями и деталями. В зависимости от назначения материалы различаются на горюче-смазочные, строительные, запасные части, тарные материалы и т.п.

Незавершенное производство – продукция (работы), не прошедшая всех стадий (фаз, переделов), предусмотренных технологическим процессом, а также изделия неукомплектованные, не прошедшие испытания и технической приемки. Незавершенное производство – это уже не материалы, но еще и не готовая продукция.

Готовая продукция – изделия, соответствующие стандартам качества, предназначенные для продажи.

Товары – ценности, приобретенные с целью дальнейшей перепродажи.

Дебиторская задолженность– права требования или долги других организаций и лиц конкретному предприятию.

Финансовые вложения– инвестиции в ценные бумаги, банковские вклады, займы и др. с целью получения дополнительного дохода.

Денежные средства– остатки наличных денег в кассе и безналичных денег на счетах в банках.

Все средства образованы за счет каких-либо источников. Классификация имущества по источникам образования показывает, откуда (от кого) получены средства. Источники образования подразделяют на собственные и заемные.

Собственный капиталпредставляет собой совокупность уставного, резервного, добавочного капитала и нераспределенной прибыли (непокрытого убытка).

Уставный капитал– сумма вкладов учредителей в денежном выражении, зарегистрированная в уставе в момент образования юридического лица.

Резервный капитал– суммы средств, образованные за счет прибыли для покрытия чрезвычайных расходов. Это «страховой фонд» организации, который создается в соответствии с решением учредителей.

Добавочный капитал– прирост имущества при переоценке, эмиссионный доход и др. Добавочный капитал дополняет уставный, но не зарегистрирован в уставе и учредительных документах.

Прибыль– это разница между доходами и расходами, полученными при продаже продукции (работ, услуг) и иного имущества (основных средств, материалов и др.), а также превышение прочих доходов над соответствующими расходами за отчетный период. Убыток (превышение расходов над доходами) – величина, уменьшающая собственные источники образования средств.

Заемный капитал – это обязательства организации, погашение которых приведет к уменьшению имущества (кредиты и займы, кредиторская задолженность).

Кредиты банка– денежные средства, полученные от кредитных организаций (банков) на определенный срок на условиях платности, возвратности, обеспеченности.

Займы– денежные средства или вещи, определенные родовыми признаками, полученные от юридических и физических лиц на возвратной основе.

Кредиторская задолженность– обязательства (долги) конкретного предприятия перед другими организациями и лицами, например поставщиками, страховыми организациями, бюджетом и внебюджетными фондами и т.п.

Любое предприятие имеет столько средств, сколько источников их образования, так как это классификация одного и того же имущества, но по разным основаниям (признакам). Например, вид имущества – токарный станок, источник его образования – кредит банка и т.п.

7. Бухгалтерский баланс. Его содержание, структура и назначение.

В соответствии с данным ПБУ в бухгалтерском балансе активы и обязательства должны отражаться в зависимости от срока обращения как кратко- и долгосрочные. Краткосрочными являются активы и обязательства, если срок обращения (погашения) по ним составляет не более 12 месяцев после отчетной даты или продолжительности операционного цикла, если он превышает 12 месяцев. Все остальные активы и обязательства представляются как долгосрочные.

В соответствии с ПБУ 4/99 активы должны быть сгруппированы в балансе в два раздела:

внеоборотные активы;

оборотные активы.

По каждому из этих разделов выделены группы статей и отдельные статьи актива.

По внеоборотным активам выделены следующие группы статей и статьи баланса:

1. Нематериальные активы:

права на объекты интеллектуальной собственности;

патенты, лицензии, торговые знаки, знаки обслуживания, иные аналогичные права и активы;

организационные расходы;

деловая репутация организации;

2. Основные средства:

земельные участки и объекты природопользования;

здания, машины, оборудование и другие основные средства;

незавершенное строительство;

3. Доходные вложения в материальные ценности:

имущество для передачи в лизинг;

имущество, предоставляемое по договору проката;

4. Финансовые вложения:

инвестиции:

в дочерние общества;

в зависимые общества;

в другие организации;

займы, предоставленные организациям на срок более 12 месяцев;

прочие финансовые вложения.

В разделе оборотные активы выделены следующие группы статей и статей баланса:

запасы (сырье, материалы и другие аналогичные ценности, затраты в незавершенное производство, готовая продукция, товары для перепродажи и товары отгруженные, расходы будущих периодов);

налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям;

дебиторская задолженность (покупатели и заказчики, векселя к получению, задолженность дочерних и зависимых обществ, участников по вкладам в уставный капитал, авансы выданные, прочие дебиторы);

финансовые вложения (займы, предоставленные организациям на срок до 12 месяцев; собственные акции, выкупленные у акционеров; прочие финансовые вложения);

денежные средства (расчетные счета, валютные счета, прочие денежные средства).

В пассиве баланса обязательства организации сгруппированы в три раздела:

1) капитал и резервы;

2) долгосрочные обязательства;

3) краткосрочные обязательства.

По разделу капитал и резервы выделены следующие группы статей и статьи баланса:

уставный капитал;

добавочный капитал;

резервный капитал (резервы, образованные в соответствии с законодательством и в соответствии с учредительными документами);

нераспределенная прибыль (непокрытый убыток).

По разделу долгосрочные обязательства выделены:

заемные средства (кредиты и займы, подлежащие погашению более чем через 12 месяцев после отчетной даты);

прочие обязательства.

В составе раздела краткосрочные обязательства выделены следующие группы статей и статьи баланса:

заемные средства (кредиты и займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

кредиторская задолженность (поставщикам и подрядчикам, перед дочерними и зависимыми обществами, персоналом организации, бюджетом и государственными внебюджетными фондами, участникам (учредителям) по выплате доходов, векселя к уплате, авансы полученные, прочие кредиторы);

доходы будущих периодов;

резервы предстоящих расходов и платежей.

При обобщении содержания актива и пассива отчетного баланса можно сделать следующие выводы. В активе баланса отражено имущество организации и ее овеществленные и неовеществленные права. Овеществленные права связаны с владением ценными бумагами (акциями, облигациями и др.), а неовеществленные - с долговыми требованиями в виде дебиторской задолженности, исключительными правами (патент, право на фирменный знак и др.), с правами, возникающими из незаконченных хозяйственных операций. В активе имущество организации отражено в порядке возрастающей ликвидности.

В пассиве баланса размещены обязательства организации перед собственником (собственный капитал) и перед третьими лицами (долго- и краткосрочные).

Сопоставление стоимости имущества организации и ее прав с ее обязательствами позволяет определить финансовый результат деятельности организации.