1.8. Організація облікового апарату та праці облікових працівників

Бухгалтерія - це самостійний структурний підрозділ апарату управління (служба, відділ), який здійснює бухгалтерський облік господарської діяльності підприємства. Вона тісно пов'язана зі всіма службами, відділами і його виробничими підрозділами, отримує від них необхідну для обліку і контролю документацію та надає їм економічну інформацію.

Організація роботи бухгалтерської служби передбачає визначення прав та обов'язків головного бухгалтера і підлеглих йому облікових працівників, визначає побудову бухгалтерської служби на підприємстві, її місце в системі управління та взаємодію з іншими підрозділами.

Коло обов'язків головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, визначається Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», з одного боку, та посадовими інструкціями - з іншого. Він призначається або звільняється з посади керівником і підлеглий безпосередньо йому. Він має обов'язки, права і відповідальність, які переплетені між собою та в деякій мірі поєднуються у його функціях. Серед них можна виділити наступні:

• забезпечення на підприємстві дотримання єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку;

- складання і подання у встановлені терміни фінансової та податкової звітності;

- організація контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку усіх фактів господарського життя;

- надання оперативної інформації управлінському персоналу тощо.

Організаційна побудова бухгалтерської служби — це форма поділу праці, що передбачає розподіл облікових робіт між виконавцями. Конкретне вираження ця форма знаходить у відповідній структурі бухгалтерії і системі управління підприємством в цілому. Як правило, при досить великому обсязі облікової інформації, бухгалтерська служба виступає як окремий структурний підрозділ. Розрізняють два поняття форм організації бухгалтерської служби або організації обліку. За ним форми організації обліку ділять на централізовану, децентралізовану та змішану, [32, c. 239].

За централізованої форми організації обліку на підприємстві у виробничих підрозділах реалізуються функції збору бухгалтерських даних (можлива також у місцях збору і попередня обробка), а формування за ними звітних даних і складання звітності здійснює головна (центральна) бухгалтерія підприємства. При децентралізованій формі організації обліковий апарат зосереджений в окремих виробничих підрозділах підприємства, де здійснюється синтетичний і аналітичний облік, складаються окремі баланси і звітність цехів, філій, структурних підрозділів. Комбінована форма організації обліку поєднує елементи централізації (головна бухгалтерія) з елементами децентралізації (підприємство має окремий підрозділ, який функціонує на основі власного балансу).

Від форм організації обліку слід відрізняти типи облікового апарату. Якщо форма організації обліку залежить від місць розміщення облікового персоналу, то типи облікового апарату залежать від підпорядкованості бухгалтерів, делегування повноважень та відповідальності усередині бухгалтерії. Розрізняють три типи організаційної структури облікового апарату: лінійна, лінійно-штабна і комбінована.

За лінійної (ієрархічної) структури відбувається безпосереднє підпорядкування виконавців головному бухгалтеру, за лінійно-штабної частина повноважень і деяких прав головного бухгалтера делегується керівникам секторів та відділів. В умовах комбінованої структури поєднуються елементи лінійної і лінійно-штабної структури облікового апарату.

Регламентація обов'язків для фахівців бухгалтерії визначена двома внутрішніми нормативними документами: «Положенням про бухгалтерську службу» та посадовими інструкціями для кожного бухгалтера. Саме в цих документах і закріплюється розподіл функцій у бухгалтерії.

«Положення про бухгалтерську службу» є внутрішнім нормативним актом, який визначає порядок створення, права, обов'язки та організацію роботи служби, зокрема, бухгалтерії. Даний документ відноситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації і має чітко визначену структуру: загальні положення; цілі і завдання; функції; права і обов'язки головного бухгалтера (його заступників); службові зв'язки; організація роботи. На підставі «Положення про бухгалтерську службу» та затвердженої керівником підприємства його структури у вигляді штатного розкладу (або розпису) розробляють посадові інструкції бухгалтерів. Вони необхідні для раціонального розподілу праці та покладання відповідальності.

Посадова інструкція - це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов'язки, права і відповідальність посадової особи. Вона сприяє правильному вирішенню питань розподілу обов'язків між категоріями працівників, забезпечує єдність при розподілі їх посадових обов'язків і кваліфікаційних вимог, які до них висуваються. У посадових інструкціях чітко і конкретно:

1) обумовлюється робота, яку повинен виконувати працівник, тобто його обов'язки з урахуванням посади, яку він обіймає та одержаної освіти;

2) визначаються його права і відповідальність за виконання своїх обов'язків;

3) розкривається функціональна структура діяльності посадової особи як комплексу елементів (цілей, програм і завдань, функцій, форм і методів виконання, інформації і технічних засобів).

На підставі цих даних визначаються будова посадової інструкції та зміст її складових частин. Для облікових працівників підприємства посадові інструкції розробляються головним бухгалтером, узгоджуються з юристом і затверджуються керівником підприємства у встановленому порядку та доводяться до відома виконавців під підпис із зазначенням дати ознайомлення.

Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для співробітника, що працює на даній посаді, з моменту його ознайомлення з інструкцією під розписку і до переміщення на іншу посаду чи звільнення. Якщо функціональні обов'язки працівника за тією або іншою посадою не змінюються, то немає необхідності щорічно затверджувати їх посадові інструкції.

Згідно з посадовою інструкцією до кожного виконавця доводяться кваліфікаційні та етичні вимоги. Кваліфікаційні вимоги пов'язані із виконанням професійних завдань, а етичні - з умінням працювати у колективі, вести переговори з різними зовнішніми користувачами інформації та нести відповідальність за свої дії та надану інформацію. Кваліфікаційні вимоги включають дві важливі складові, з одного боку, фахові знання обліку, а з іншого - навички та уміння прикладного застосування цих знань.

Критеріями професійного рівня бухгалтера можуть бути: отримана освіта; стаж роботи за спеціальністю; професійні знання та сприйняття нових знань, рівень яких перевіряється спеціальним письмовим тестуванням; здатність до аналітичної роботи; вміння працювати на комп'ютері та інші критерії. Бухгалтер повинен підпорядковувати свої дії знанням законодавства, яке він повинен уміти застосовувати до певної ситуації, своєчасно і правильно оформити її документами, відобразити на рахунках. Отже, для того, щоб відповідати кваліфікаційним вимогам професійний бухгалтер повинен:

• забезпечувати потреби суспільства у повноцінній і достовірній інформації;

• досягати професіоналізму у своїй діяльності;

• постійно забезпечувати високу якість послуг.

Професійна діяльність бухгалтерів регулюється Кодексом етики бухгалтерів. Він покладений в основу моделі за стандартами етики, розробленої Міжнародною федерацією бухгалтерів і служить основою етичних вимог, що пред'являються до професійних бухгалтерів у кожній країні. Він покликаний забезпечувати узгодження особистої поведінки кожного бухгалтера і тієї міри відповідальності, яка об'єктивно властива представникам цієї професії.

Міжнародний кодекс етики бухгалтерів вимагає дотримання чотирьох основних вимог: достовірності, професіоналізму, якості послуг, довіри. Згідно з ними представники бухгалтерської професії повинні бути: професійно компетентними, для чого вони повинні постійно підтримувати відповідний рівень професійних знань і навичок; порядними, що передбачає чесне виконання бухгалтером своїх професійних зобов'язань (яке виключає навмисне порушення чинного законодавства і навмисний обман); об'єктивними і справедливими, уникати упередженості в будь-яких ситуаціях; дотримуватися конфіденційності інформації, отриманої в ході підготовки звітності та не розголошувати її.

При порушенні встановлених норм і правил бухгалтер може бути позбавлений ліцензії на професійну діяльність і виключений з числа членів суспільної бухгалтерської організації. Важливе значення у організації обліку праці відіграє кадрова служба, що є самостійним структурним підрозділом, який веде оперативний облік чисельності персоналу. За його допомогою контролюють склад та рух чисельності робітників по підприємству та його структурних підрозділах. Для цього використовується єдина документація та уніфіковані регістри обліку особистого складу, зокрема: особиста картка робочого та службовця.

Організація обліку робочого часу та контролю за станом трудової дисципліни на підприємстві здійснюється за табельним методом. Кожному робітнику, якого беруть на роботу, на підприємстві присвоюється табельний номер, і у його трудовій книжці робиться відмітка про зарахування на роботу. На прийнятого працівника відкривається особиста картка, в якій вказуються необхідні анкетні дані, і всі зміни, які відбуваються по службі. Загалом, весь процес організації обліку праці та її оплати базується на основоположних моментах будь-якого процесу організації - принципах і завданнях. Вони, зазвичай, являють собою концептуальні основи, які визначаються для обліку загалом та зокрема для кожного об'єкту.

Таким чином, базуючись на основних принципах організації обліку оплати праці, головний бухгалтер розробляє завдання організації обліку. Їх виконання повинно сприяти підвищенню продуктивності праці, повному використанню робочого часу, зміцненню дисципліни праці, а також правильному обчисленню чисельності працівників для обліку заробітної плати з метою оподаткування. Для цього бухгалтерія на кожного працівника відкриває особовий рахунок, у якому відобра жаються усі дані, пов'язані з нарахуванням заробітної плати та утриманнями із неї. Важливим тут є оперативний облік явок працівника та облік його перебування на роботі. Найчастіше цей облік виконує не бухгалтерія, а відділ кадрів.