1.2. Об’єкти організації облікового процесу

Обліковий процес – це здійснення облікових робіт у певній послідовності, за окремими стадіями, які тісно пов’язані між собою і являють собою єдину систему. Як зазначалося раніше, обліковий процес має певні етапи, кожен з яких характеризується об’єктами організації процесу: облікові номенклатури; носії облікових номенклатур; рух носіїв; технологія облікового процесу і його забезпечення (рис.1.1)

Рис. 1.1. Об’єкти організації облікового процесу

Організація облікових номенклатур передбачає: складання загальної характеристики; визначення структури облікової інформації, виходячи з того, що мінімальна одиниця – реквізит, серед яких виділяють реквізити-ознаки та реквізити-основи; побудову облікових номенклатури різних етапів облікового процесу (первинного, поточного – для застосування плану рахунків бухгалтерського обліку, підсумкового – для звітності обліку).

Облікова номенклатура – це перелік господарських фактів про форми функціонування майна – засобів господарства, а також капіталу – джерела утворення зазначених засобів, про господарські операції, а також результати господарської діяльності, які мають знайти відображення у бухгалтерському обліку.

Облікові номенклатури на кожному етапі облікового процесу набувають нового змісту. Так, на етапі первинного обліку обліковими номенклатурами виступає перелік усіх об’єктів, які мають бути зафіксовані у первинних документах. Обліковими номенклатурами поточного обліку є класифікація об’єктів обліку, їх рух за видами, за джерелами утворення та процесами. На етапі підсумкового обліку обліковими номенклатурами виступають підсумкові показники (фактичні, планові, нормативні, кошторисні та інші).

Організація носіїв облікової інформації потребує додержання трьох особливостей бухгалтерського обліку як процесу формування доказів.

Перша особливість бухгалтерського обліку як процесу полягає у тому, що кожний господарський факт – явище або процес – має бути насамперед зафіксованим на носії як доказ, тобто як документ. Друга особливість – усі господарські факти – явища та процеси – із первинних документів, тобто доказів про їх реальність, підлягають обов’язковому запису (реєстрації) та нагромадженню в облікових реєстрах. Третя особливість полягає у тому, що облік як процес не закінчується визначенням нового стану об’єкта в облікових реєстрах, а підсумкові дані мають бути перенесені із облікових реєстрів у звітні форми, які після заповнення їх автоматично стають носіями облікової (підсумкової, звітної) інформації та відповідно доказами.

Вибір носіїв облікової інформації залежить від наявності технічних засобів, організаційної та обчислювальної техніки. В умовах ручної обробки інформації матеріальними носіями даних та інформації є паперові, а у разі використання обчислювальної техніки – технічні (відео- і машинограми, дискети та ін.). Значна кількість носіїв – первинних документів і реєстрів – типові та уніфіковані. Якщо типових або уніфікованих форм немає, розробляють власні форми, [32, c.352].

Організація технології облікового процесу включає:

– встановлення стадій документообігу із використанням графічних методів;

– організація руху носіїв облікової інформації, визначення видів графіків;

– виявлення та врахування особливостей організації технології облікового процесу на різних етапах: первинний облік; поточне відображення: просування первинних документів у бухгалтерії, здійснення арифметичних дій, групування, перегрупування; підсумкові операції, включаючи складання пояснювальної записки.

Таким чином, незалежно від технічних засобів технологія облікового процесу в усіх випадках передбачає такі об’єкти організації: номенклатуру, носії даних, рух носіїв, забезпечення процесу. Характерним при цьому є те, що зазначені об’єкти організації використовуються на всіх трьох етапах облікового процесу — первинного, поточного і підсумкового обліку.