Лекции по информационному праву / Лек_2015pdf / Лек-т11

Министерство образования и науки Российской Федерации Балтийский федеральный университет им. И.Канта Юридический факультет

Кафедра уголовного процесса, криминалистики и правовой информатики

Учебная дисциплина: «Информационное право»

Экз. №1

Тема №11

«Правовое регулирование электронного документооборота»

Лекция

Калининград 2015

3

ПЛ А Н

1.Понятие электронного документа, его значение

2.Классификация документов в информационной сфере. Исторические типы и формы документов

3.Юридическая сила и обеспечение сохранности электронных документов

4.Нотариальное удостоверение интернет-страниц

Литература

1.Правовые акты

1.Конституция Российской Федерации (в последней редакции)//СПС «Гарант».

2.ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 №149-ФЗ (в последней редакции)//СПС «Гарант».

3.ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ

4.ГОСТ Р51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28. // СПС «Гарант».

5.ГОСТ 2.105-95-ЕСКД. Общие требования к текстовым документам//ИУС Государственные стандарты. 2001. № 12.

6.ГОСТ 2.051—2006-ЕСКД. Электронные документы. Общие положения. М.: Стандартинформ, 2006.

7.ГОСТ 6.10.4—84. Придание юридической силы документам на машинном носителе

имашинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М.: ИПК Издательство стандартов, 2001.

8.Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). М.: ИПК Издательство стандартов, 1995.

9.Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 24 февраля 2005 г. № 3 «О судебной практике по делам о защите чести и достоинства граждан, а также деловой репутации граждан и юридических лиц» // Бюллетень Верховного Суда РФ. 2005. № 4.

2.Основная литература

1.Акопов Г.Л. Информационное право: учеб. пособие/Г.Л. Акопов. - Ростов н/Д: Феникс, 2011. - 348 с.

2.Рассолов И.М. Информационное право: учебник для магистров/И.М. Рассолов. – 2- е изд., испр. И доп. – М.: Издательство Юрайт, 2013. 144с. Стр. 159-181

3.Дополнительная литература

1.Ожегов С. И., Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М. : Азбуковник, 1999. С. 172.

2.Вершинин А. П. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде. М., 2000. С. 45 – 46

3.Бобылева, М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: МЭИ, 2004. - 184 с.

4.Карев, Я. А. Электронные документы и сообщения в коммерческом обороте: правовое регулирование. - М. : Статут, 2006. - 318с.

5.Рассолов, И. М. Электронный документооборот в банковской сфере: правовые проблемы // Банковское право. - 2009. -№6.—С. 24—27.

4

Введение

Врезультате изучения данной темы обучающийся будет:

знать, что представляет собой документирование, традиционный и электронный документооборот, каковы преимущества электронного документооборота по отношению к традиционному документообороту, какие существуют правовые проблемы для масштабного перехода к электронному документообороту в Российской Федерации, признаки традиционного и электронного документа, а также их функции, виды документооборота;

уметь различать формулу традиционного и электронного документа, определять стандарты электронного документооборота, сопоставлять исторические типы и формы документов;

владеть знаниями о юридической силе и правилах обеспечения сохранности электронного документа, о том, каким образом нотариально удостоверить электронные документы, о процедурных нормах предоставления в суд доказательств, существующих в цифровой форме.

Контрольные вопросы и задания

1. Какие преимущества для субъектов информационного права имеет электронный документооборот?

2.Какие стандарты электронных документов вы знаете?

3.Назовите признаки документа. Что представляют собой реквизиты электронного документа?

4.Классифицируйте существующие документы в информационной сфере по различным основаниям.

5.Как подтверждается юридическая сила и обеспечивается сохранность электронных документов?

6.Каким образом обеспечить сбор и представление документов в электронной форме в суде?

1.Понятие электронного документа, его значение

Воснову работы любой организации, учреждения, индивидуального предпринимателя положена организация работы с документами, в эффективности которой заинтересован любой руководитель. Организация работы с документами представляет собой процесс систематизации документооборота, хранения и использования документов о текущей деятельности юридического или физического лица.

Определение документооборота, внутреннего документа, реквизита документа дает ГОСТ Р51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28. Данный государственный стандарт определяет документирование как запись информации на разных носителях по установленным, правилам.

Документооборот представляет собой движение документов между их

5

составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Электронный документооборот может быть представлен как система ведения документации, при которой массив создаваемых электронных документов поддерживается с помощью информационнокоммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сеть, дающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Документооборот обеспечивает:

эффективную регистрацию, учет и хранение документов;

оперативный доступ к документам и отчетной информации;

эффективное управление процессами движения и обработки информационных ресурсов;

сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;

повышение исполнительской дисциплины;

сокращение непроизводственных затрат рабочего времени сотрудников;

минимизацию финансовых затрат на документооборот и делопроизводство;

возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;

более высокую скорость передачи информации по большому количеству адресов;

возможность минимизации расходов на содержание специальных кадровых служб, а также обслуживающий персонал, занятых работой с документами (курьеры, канцелярии).

Система электронного документооборота обозначена схемой на рис. 3.

Рис. 3. Система электронного документооборота:

С - субъекты; Д - электронные документы (объекты); ИО - информационные отношения

Таким образом, особенность электронного документооборота проявляется:

в субъектном составе информационных отношений;

6

объектах (документах, документированной информации);

возможности существования информационных ресурсов не только в статическом, но и в динамическом состоянии;

самой форме передачи данных, форме информационного обмена.

Виды документооборота. По форме и характеристике носителя в настоящее время можно выделить бумажный (традиционный); смешанный (преобладает в настоящее время); электронный (безбумажный) документооборот.

По сфере осуществления выделяют:

внутренний, или локальный, — документооборот, осуществляемый в рамках отдельного предприятия, организации. Он ориентирован преимущественно на составление внутренних документов;

внешний, имеющий прямые и обратные связи с внешними документами.

Для банковской сферы характерен административный (он же внутренний и внешний банковский, ориентированный на работу самого банковского учреждения) и операционный, связанный с обслуживанием клиентов банка.

Формирование ноосферного информационного общества связано с факторами, которые затрагивают сферу обращения разнообразной цифровой информации. Процесс документирования в XXI в. имеет ярко выраженные тенденции.

Во-первых, изменяются сами носители информации. Мир идет по пути уплотнения информационных потоков, поэтому состав и структура ресурсов документальной информации тоже меняется.

Во-вторых, документооборот обогащается традициями каждой отдельно взятой страны.

В-третьих, новые экономические отношения способствуют увеличению международного влияния на сферу оборота документированной информации, где наблюдаются процессы унификации и стандартизации.

В-четвертых, здесь можно выделить все большее количество информационных отношений, осложненных иностранным элементом (носящих международный характер).

Для управленческой документации важной особенностью являются ее формы и объем, а также особенности того органа государственной власти, где она циркулирует. Понятия ОРД, ОКУД, ЕГСД сегодня не могут работать с такой же силой, как в прошлом веке.

Например, ОКУД, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299, выделяет среди аналоговых документов

7

следующие.

Подлинник - первый и единичный экземпляр документа.

Дубликат - повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу.

Копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий юридической силы.

Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Выписка - копия части документа, оформленная в установленном порядке.

Приведенная выше классификация не всегда согласуется с реалиями современного электронного документооборота. Если все экземпляры электронного документа подписаны одинаковым аналогом подписи, например ЭЦП, имеют ли они равное юридическое значение? Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, возникают вопросы: что же есть подлинник электронного документа? Все экземпляры документа или только первый?

Отличаются ли между собой подлинник и оригинал? Если два файла выполнены в разных форматах, например в .txt и .doc, то они равнозначны? Если они идентичны, то по каким признакам (ведь двоичные символы разных форматов явно отличаются между собой)? Если два файла не равнозначны, то чем один формат лучше другого? На эти и другие вопросы сегодня трудно дать однозначные ответы, опираясь на существующие нормы законодательства.

Новейшие технологии активно воздействуют на сферу документирования. Современный этап характеризуется следующими особенностями:

наблюдается сочетание бумажного и электронного документооборота;

всреднесрочной перспективе можно будет прогнозировать постепенный перевод одной формы в другую путем создания цифровой копии бумажных документов; возможно также дублирование этих форм при одновременном хождении документов в коммерческом и гражданском обороте; впоследствии очевиден отказ от бумажной формы представления и замена ее преимущественно электронной формой;

осуществляется подготовка кадров, умеющих эффективно трудиться и обучить полученным навыкам в сфере высоких технологий других работников; это в первую очередь касается юристов. Во главу угла должно быть поставлено умение будущих правоведов пользоваться новыми технологиями;

8

меняются структура и формы самих электронных документов, осуществляется процесс их унификации и международной стандартизации (например, правила международного бухгалтерского документооборота).

Электронный документооборот наиболее разработан в банковской, налоговой, таможенной сферах, связи и массовых коммуникаций, а также дистанционного образования. Однако даже передовые с точки зрения использования электронных документов ведомства в основном сканируют традиционный документ, а не создают первичный электронный. Следует отметить, что сочетание бумажного и электронного документов в делопроизводстве и приводит к эффекту дублирования и значительно уплотняет массив документации. В связи с этим встает вопрос не только хранения традиционных, но в первую очередь обеспечения сохранности и безопасности электронных документов.

Для перехода к смешанному документообороту в большем масштабе, чем сегодня, необходима унификация форм документов, программ их обработки, уменьшение цены на технические средства обработки данных.

Для того чтобы иметь адекватное представление о состоянии документооборота в сфере управления, необходимо выработать на государственном уровне четкие индикаторы, соответствующие целям информационного обеспечения органов власти. Действующий Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» заложил основы регламентации отношений по электронному документообороту. Однако один закон не может решить многочисленные правовые проблемы в данной сфере. В практической плоскости остаются нерешенными задачи информационного обеспечения именно государственного управления. Иногда то или иное министерство или ведомство не знает, что делает в сфере документооборота другое государственное учреждение, расположенное на соседней улице. Следует активнее ставить и решать проблемы организационного, технического и финансового свойства: создать межведомственные сети, соединить их в едином информационном пространстве государственного управления; связать государственные каналы поступления документированной информации с негосударственными; обеспечить необходимый уровень информационной безопасности информационных обменов.

Бумажный и электронный документ. Любой документ может быть рассмотрен нами в нескольких значениях:

1)как объект гражданского оборота;

2)объект информационных правоотношений;

3)объект права и предмет внешнего мира;

4)доказательство наличия или отсутствия какого-либо факта (в прямом переводе с латинского языка «documentum» означает «свидетельство» или

10

Под электронным документом понимается материальный объект -

результат волевых действий человека, в котором целенаправленно зафиксирована выделенная по цели и назначению информация в цифровой форме с реквизитами, позволяющая человеку передавать ее во времени и пространстве, однозначно воспринимать и идентифицировать как непосредственно, так и с помощью программно-технических средств.

Электронный документ, как правило, направлен в будущее, он соединяет в реальном времени и в интерактивном режиме стороны между собой, а также с другими лицами и иными источниками информации при таких условиях, которые в корне отличаются от бумажной формы представления информации. Например, сетевые договоры более полно регулируют договорные отношения контрагентов, чем традиционные договоры купли-продажи.

Электронный документ может существовать как в пассивной, так и в активной формах. Пассивная форма электронного документа характерна для ситуации, когда он сохраняется и жестко привязан к своему носителю. Активная, или динамическая, форма возникает, когда документ передается по каналам связи или обрабатывается, поэтому для электронного документа не всегда имеет принципиальное значение физическое местонахождение материального носителя.

Следует отметить, что вместо законов об ЭЦП в ряде стран действуют законы об электронном документе. В качестве примера можно привести Закон Республики Таджикистан от 10 мая 2002 г. № 51 «Об электронном документе», Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 357-3 «Об электронном документе», Закон Украины от 22 мая 2003 г. № 851-1У «Об электронном документе и электронном документообороте» (в украинском законе наиболее полно дано определение электронного документа, информационного посредника, электронного документооборота). В США с 30 июня 2000 г. действует закон «Об электронных подписях в международной и национальной торговле», положения которого могут быть взяты на вооружение и для нашей правовой системы.

Следует также несколько слов сказать об устоявшейся в данной сфере терминологии. Первоначально существовал термин «машиночитаемые документы» (machine-readable documents), затем он был вытеснен категорией «электронный документ» (electronic documents) и частично «электронные заметки» (electronic records). Сегодня в европейских странах наблюдается процесс вытеснения и этих понятий: вместо них нередко используется словосочетание «цифровые документы» (digital documents). Современная доктрина европейского коммуникационного права исходит из того, что