Таблицы – основные объекты любой базы данных. Хранят данные и структуру базы данных.

Запросы - служат для отбора данных из таблиц, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое заполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления.

Формы – это средства ввода и просмотра данных.

Отчеты предназначены для вывода данных.

Страницы

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с системой управления базой данных

Модули предназначены для создания новых функций путем программирования.

Лабораторная работа №1. Создание базы данных.

1. Создайте базу данных, состоящую из двух таблиц

Таблица Страны. Общие сведения.

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Страна	Текстовый	Обязательное поле: да Пустые строки: нет
Столица	Текстовый	Обязательное поле: да Пустые строки: нет
Площадь	Числовой	Размер поля: длинное целое Формат поля: с разделителями разрядов Обязательное поле: да
Население	Числовой	Размер поля: длинное целое Формат поля: с разделителями разрядов Обязательное поле: да Индексированное поле: Да (совпадения допускаются)
Государственное устройство	Текстовый	Пустые строки: нет Обязательное поле: да Поле подстановки
Продолжительность жизни	Числовой	Размер поля: действительное Формат поля: с разделителями разрядов Обязательное поле: да

Значком отмечено ключевое поле.

Таблица Экономические характеристики стран

Имя поля	Тип данных	Длина поля	Описание поля
Страна	Текстовый	30	Обязательное поле: да Пустые строки: нет
ВВП на душу населения, долл. США	Числовой	10	Размер поля: длинное целое Формат поля: с разделителями разрядов Обязательное поле: да
Внешний долг, долл. США	Числовой	10	Размер поля: длинное целое Формат поля: с разделителями разрядов Обязательное поле: да
Рабочая сила	Числовой	10	Размер поля: длинное целое Формат поля: с разделителями разрядов Обязательное поле: да
Уровень безработицы	Числовой	20	Размер поля: действительное Формат поля: с разделителями разрядов Обязательное поле: да

Значком отмечено ключевое поле

2. Установите связь между таблицами.

Таблица		Таблица
Страны. Общие сведения		Экономическая характеристика страны
Страна		Страна

2. Заполните таблицы, используя исходные данные.

3. Создайте следующие запросы:

Пояснения к выполнению лабораторная работа №1. Создание базы данных.

1. Загрузите Мiсrosоft Access. Выберите в меню Файл  Создать  в появившемся окне выберите Новая база данных  укажите месторасположение и имя файла  нажмите кнопку Создать.

2. Откроется окно базы данных. Оно является основным окном базы и позволяет создавать, открывать и удалять любые объекты базы данных.

Создание таблиц.

1. Выберите объект Таб­лицы и нажмите кнопку Создание таблицы в режиме конструктора. В открывшемся окне создайте структуру базы данных:

2. Для каждого поля в нижней части экрана установите соответствующие Свойствах поля на вкладке Общие.

Для поля Продолжительность жизни установите следующие свойства:

3. Установите поле Страны как ключевое поле, для этого выделите поле и на панели инструментов нажмите кнопку .

4. После создания структуры базы данных закройте окно конструктора и сохраните таблицу под именем Страны_Общие сведения.

Имена полей, объектов могут включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных знаков за исключением точки, восклицательного знака, надстрочного знака (`) и квадратных скобок.

5. Аналогично создайте таблицу Экономические характеристики стран.

Организация связей между таблицами

1. Нажмите на кнопку Схема данных на Панели инструментов.

2. В открывшемся окне Добавление таблицы во вкладке Таблицы установите курсор на таблицу Страны_Общие сведения и нажмите кнопку Добавить.

3. Аналогично добавьте таблицу Экономические характеристики стран. Закройте окно.

4. В появившемся окне Схема данных показаны добавленные таблицы. Для создания связи между этими таблицами перетащите мышью ключевое поле Страны таблицы Страны_Общие сведения на поле Страны таблицы Экономические характеристики стран.

5. В открывшемся окне Изменение связей установите флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных полей и щелкните на кнопке Создать:

Между двумя таблицами в окне Схема данных появится линия связи типа один-к-одному:

6. Закройте текущее окно, подтвердив сохранение.

Исходные данные для заполнения таблицы Страны_Общие сведения

Страна	Столица	Площадь	Население	Продолжи- тельность жизни	Государственное устройство
Австрия	Вена	83 858	8 217 300	79,78	федеративная республика
Бельгия	Брюссель	30 510	10 431 500	79,51	федеративная парламентская демократия во главе с конституционным монархом
Великобритания	Лондон	244 820	62 698 400	80,05	конституционная монархия
Венгрия	Будапешт	93 030	9 976 100	74,79	парламентская республика
Германия	Берлин	357 021	81 471 800	80,07	парламентская республика
Греция	Афины	131 940	10 760 100	79,92	парламентская республика
Дания	Копенгаген	43 094	5 529 900	78,63	конституционная монархия
Ирландия	Дублин	70 280	4 671 000	80,19	республика
Испания	Мадрид	504 782	46 754 800	81,17	парламентская монархия
Литва	Вильнюс	65 200	3 535 500	75,34	парламентская демократия
Мальта	Валетта	316	408 300	79,72	парламентская демократия
Нидерланды	Амстердам	41 532	16 847 000	79,68	конституционная монархия
Польша	Варшава	312 685	38 441 600	76,05	республика
Португалия	Лиссабон	92 391	10 760 300	78,54	парламентская демократия
Российская Федерация	Москва	17 075 400	138 739 900	66,29	федеративная республика
Румыния	Бухарест	237 500	21 904 600	73,98	республика
Сербия	Белград	88 361	9 136 200	74,32
Франция	Париж	547 030	65 312 200	81,19
Чехия	Прага	78 866	10 190 200	77,19	парламентская демократия
Швейцария	Берн	41290	7 640 000	81,07	федеративная республика

Исходные данные для заполнения таблицы Экономические характеристики стран

Страна	ВВП на душу населения, $	Внешний долг, $	Рабочая сила	Уровень безработицы
Австрия	41 700	883 500 000 000	3 663 000	5,40
Бельгия	37 600	1 399 000 000 000	5 071 000	7,70
Великобритания	35 900	9 836 000 000 000	31 760 000	7,90
Венгрия	19 600	232 500 000 000	4 238 000	11,10
Германия	37 900	5 624 000 000 000	43 590 000	6,00
Греция	27 600	583 300 000 000	4 972 000	17,00
Дания	40 200	626 900 000 000	2 857 000	6,20
Ирландия	39 500	2 357 000 000 000	2 112 000	14,30
Испания	30 600	2 570 000 000 000	23 130 000	20,80
Литва	18 700	35 840 000 000	1 618 000	16,20
Мальта	25 700	48 790 000 000	265 200	6,90
Нидерланды	42 300		7 785 000	5,20
Польша	20 100	365 400 000 000	17 930 000	12,00
Португалия	23 200	548 300 000 000	5 528 000	12,40
Российская Федерация	16 700	538 600 000 000	75 410 000	6,80
Румыния	12 300	143 500 000 000	9 252 000	4,60
Сербия	10 700	33 600 000 000	3 350 000	16,70
Франция	35 000	5 633 000 000 000	29 560 000	9,10
Чехия	25 900	105 800 000 000	5 545 000	8,50
Швейцария	43 400	1 346 000 000 000	4 270 000	3,10

ВВП на душу населения, рассчитан на основе паритета покупательской способности валют, разделенной на количество населения страны.

Внешний долг отражает общий объем государственного и частного долга перед не резидентами (иностранными государствами и гражданами). Рассчитан в долларах США, по обменному курсу валют, то есть не по паритету покупательской способности.

Рабочая сила – отражает общую численность работоспособного населения в 2011 году.

Уровень безработицы показывает процент рабочей силы без рабочего места.

Создание запросов

В Microsoft Access представлены несколько типов запросов.

Запросы на выборку. Это наиболее часто используемый тип запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Запросы с параметрами - это запросы, которые при запуске позволяют пользователю самому ввести критерий отбора, также запросы с параметрами удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При печати данного отчета Microsoft Access выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца Microsoft Access выполняет печать соответствующего отчета.

Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Запросы на изменение – это запросы, которые за одну операцию изменяют или перемещают несколько записей, существует четыре типа запросов на изменение.

• на удаление записи: удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

• на обновление записи: вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

• на добавление записей: добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты».

• на создание таблицы: создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи

Создание запроса на выборку

1. Выберите объект Запросы. Нажмите кнопку Создание запроса в режиме конструктора.

2. В окне Добавление таблицы выберите таблицы Страны_Общие сведения и Экономические характеристики стран. Закройте окно Добавление таблицы.

3. На экране выведено окно Конструктора запросов с заголов­ком Запрос 1: запрос на выборку. В его верхней части отображаются списки полей таблицы, к которым обращается запрос. Нижняя область содержит бланк выбора полей таблиц, условий отбора и режимов сор­тировки. Указывается также название таблицы, которой принадлежит выбранное поле.

4. В списке полей таблицы Страны_Общие сведения выберите поля, включаемые в результирующую таблицу:.

5. В списке полей таблицы Экономические характеристики стран выберите поля, включаемые в результирующую таблицу:.

6. Установите курсор в нижней части окна в столбце Страны в поле Сортировка. В раскрывающемся списке этого поля установите По возрастанию.

7. Закройте бланк запроса, сохраните.

Создание запроса с параметром

1. Выберите объект Запросы. Нажмите кнопку Создание запроса в режиме конструктора.

2. В окне Добавление таблицы выберите таблицы Страны_Общие сведения и Экономические характеристики стран. Закройте окно Добавление таблицы.

3. На экране выведено окно Конструктора запросов с заголов­ком Запрос 2: запрос на выборку.

4. В списке полей таблицы Страны_Общие сведения выберите поля, включаемые в результирующую таблицу:.

5. В списке полей таблицы Экономические характеристики стран выберите поля, включаемые в результирующую таблицу:.

8. Установите курсор в нижней части окна в столбце Страны в поле Сортировка. В раскрывающемся списке этого поля установите По возрастанию.

9. Закройте бланк запроса, сохраните.

Создание формы при помощи Мастера форм

1. В окне Stиdеnt: База данных выберите объект Формы, нажмите кнопку Создать.

2. В окне Новая форма выберите Мастер форм, а в качестве ис­точника данных с помощью кнопки раскрывающегося списка выбери­те таблицу Т_Студенты. Нажмите кнопку <ОК>.

3. Мастер форм позволяет сберечь время и быстро сконструиро­вать привлекатепьную форму для записей любой таблицы.

4. В первом окне Мастера форм, показанного на рис. 7.2, в спи­ске Таблицы и запросы указана выбранная таблица Т_Студенты.

5. Щелкните на кнопке », чтобы добавить в список Выбранные поля: все поля таблицы.

6. Выделите пункт Код и щелчком на кнопке < уберите это поле обратно в левый список. Содержимое этого поля генерируется автома­тически, а его значение несущественно для пользователя, поэтому не следует включать его в форму.

7. Щелкните на кнопке Далее.

8. В следующем окне диалога выберите для формы стиль В один столбец и щелкните на кнопке Далее.

9. В списке третьего окна выберите понравившийся Вам стиль оформления и снова щелкните на кнопке Далее.

10. В последнем окне Мастера щелкните на кнопке Готово, не из­меняя никаких параметров. Мастер сгенерирует форму и откроет ее в режиме просмотра данных.

11. Окно формы содержит названия полей и области отображения данных исходной таблицы. В нижней части формы расположены кноп­ки перемещения по записям.

12. Щелкните несколько раз на кнопке Следующая запись, чтобы добраться до пустой строки,и введите запись еще об одном человеке.

Создание формы при помощи Конструктора

1. Недостатком форм, создаваемых Мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей, а также не име­ют элементов управления. Чтобы приукрасить форму, расположить поля более удобным способом, следует воспользоваться Конструкто­ром форм, который позволяет создавать новые формы и редактировать имеющиеся.

2. Выберите вкладку Формы. Установите режим Конструктор форм (команда меню Вид - Конструктор).

3. В окне Конструктора форм появится разметочная сетка, верти­кальная и горизонтальная линейки, позволяющие позиционировать объекты. Изменение позиции объекта происходит при помощи мето­дов, обычных дЛЯ WINDOWS.

4. Одним щелчком выделите подпись Фамилия, установите кур­сор внутри объекта и измените подпись на Фамилия студента.

5. Щелкните на объекте Фамилия студента правой кнопкой мы­ши, в контекстном меню выберите команду Свойства, откроется окно свойств Надпись: Фамилия надпись (рис. 7.3). Во вкладке Ма­кет установите цвет фона - голубой, размер шрифта - 12, оформ­ление приподнятое и другие свойства по своему желанию. Если текст не будет помещаться в рамку, при помощи маркеров измените грани­цы объекта.

6. Измените внешний вид других объектов формы.

Создание элементов уnравления

1. При открытии конструктора на экране появляется Панель элементов. Если ее нет щелкните на кнопке Панель элементов пане­ли инструментов. С помощью кнопок Панели элементов в форму мож­но добавлять различные объекты. Элементы управления форм и отче­тов сходны между собой, поэтому такая же панель имеется в Конст­рукторе отчетов.

2. Поместите указатель мыши на угол области формы.

3. Перетащите этот угол вправо вниз, чтобы увеличить форму.

4. С помощью команды Правка→Выделить все выделите все эле­менты формы.

5. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, нажатием клавиш со стрелками переместите элементы формы вниз и вправо, так чтобы они были отцентрированы относительно новых границ формы.

6. Щелкните на кнопке Надпись Панели элементов.

7. Растяните рамку надписи в верхней части формы на ширину области данных.

8. Введите надпись, которая будет являться заголовком формы: Список студентов.

9. Находясь в области заголовка, вызовите контекстное меню и выберите команду Свойства.

10. Во вкладке Макет установите следующие параметры: ширина границы - 3 пункта, цвет фона - розовый, размер шрифта 14, курсив - Да, от левого края - 3 см.

11. Щелкните на кнопке PUCYHOK..yi;:;.' Панели элементов.

12. Внизу формы растяните рамку рисунка.

13. В открывшемся окне выбора файла найдите папку с рисунками Windows, выберите любой понравившийся Вам рисунок и щелкните на кнопке <ОК>. По умолчанию рисунки вставляются в форме урезания рисунка рамкой элемента.

14. Чтобы изменить режим размещения, щелкните на рисунке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Свойства.

15. В списке Установка размеров открывшегося окна параметров выберите пункт Вписать в рамку. Закройте окно параметров.

16. Щелкните на кнопке Кнопка Панели элементов.

17. Перенесите указатель мыши в область формы и щелкните левой кнопкой мыши внизу формы.

18. В открывшемся окне Создание кнопок (рис. 7.4) выберите кате­горию действия Переходы по записям, в качестве Действия выберите - Следующая запись. Нажмите кнопку Далее.

19. Во втором окне Мастера создания кнопок выберите рису­нок на кнопку, например Стрелка вправо (синяя). Нажмите кнопку Далее.

20. В третьем окне Мастера создания кнопок выберите название кнопки - Следующая запись. Нажмите кнопку Готово.

21. Используя пункты 88-92, создайте кнопки Предыдущая за­пись, Найти запись, Выход из формы.

22. Установите режим работы с формой (команда меню Вид - Ре­жим формы).

23. Проверьте действие кнопок.

Создание отчетов

1. В окне Student: База данных выберите объект Отчеты и на­жмите кнопку Создать.

2. В окне Новый отчет выберите режим Конструктор, а в качестве источника данных выберите таблицу Т_ Студенты. Нажмите кнопку <ОК>.

3. Окно конструктора отчетов состоит из трех областей: Верхний ко­лонтитул, Нижний колонтитул и Область данных. Появляется также небольшое окно со списком полей источника записей (Таблицы Т_Студенты). Если на экране отсутствует Панель элементов, выведи­те ее на экран, щелкнув на кнопке Паиель элементов панели инструментов.

4. На панели элементов нажмите пиктограмму Надпись

5. Щелкните мышью в области Верхний колонтитул и введите надпись Список студентов ~ <Enter>.

6. В области надписи правой кнопкой мыши откройте контекст­ное меню и выберите команду Свойства.

7. В открывшемся окне параметров во вкладке Макет выберите размер шрифта -16. Закройте окно параметров.

8. В области надписи снова откройте контекстное меню, выбе­рите команду Размер - по размеру данных, Цвет текста - розовый.

9. Аналогично Верхнему колонтитулу оформите в Нижнем колонтитуле надпись Инженерно-физический факультет.

10. Щелкните мышью на пиктограмме Поле в "uщу;ьчПанели эле­ментов.

11. Затем щелкните мышью в первой строке первого столбца Об­ласти данных. Access создаст элемент управления типа поле (Свобод­ный), а также Поле М для надписи

12. Щелкните на элементе Поле М и удалите элемент клавишей <Delete>.

13. На элементе Свободный откройте контекстное меню, выберите команду Свойства, на вкладке Данные в строке Данные наберите = 1. 108. В строке Сумма с накоплением при помощи кнопки выбора установите Для всего. Закройте окно свойств.

14. Поместите указатель мыши на пункт Фамилия окна Т_Сту­денты, нажмите кнопку мыши и перетащите этот пункт в область формы. Access снова создаст элемент управления типа поле справа, а также поле для надписи - слева. Удалите поле для надписи.

15. Проделайте аналогичную операцию для пунктов Имя, Группа, Дата рождения.

16. Оформите новые элементы области данных разными шрифтами, фонами и т. д. по своему выбору.

17. Если поля в Области данных не умещаются, увеличьте Об­ласть данных до нужных размеров. Выравнивание полей по горизон­тали или вертикали про изводится после их выделения мышью при на­жатой клавише <Shift> с помощью контекстного меню.

18. Закройте текущее окно Конструктора. Дайте название отчету Список студентов ~ ок.

19. В окне SТUDЕNТ: База данных выберите объект Отчеты, от­кройте отчет О_Список студентов.

20. Если это потребуется, отредактируйте отчет «О_Список сту­дентов», используя режим Конструктор так, чтобы список студентов занимал минимальный размер и все данные были внесены в отчет пол­ностью.

21. Закройте отчет. Закройте базу данных.

Список подстановки

При заполнении таблицы Т_Преподаватели в поле Код предмета приходится заносить не название предмета, а его Код. Это очень не­удобно, так как список предметов может быть расширен и трудно бу­дет удержать в памяти все коды. Access позволяет автоматизировать операцию ввода данных с помощью Списка подстановки, создание которого обеспечивается наличием связи между двумя таблицами.

1. Откройте таблицу 7~Преnодавателu в режиме Конструктора.

2. В столбце Тип данных для поля Код предмета выберите пункт Мастер подстановок.

3. В первом окне Мастера оставьте выбранным положение пере­ключателя Объект «столбец подстановки» будет использовать значе­ние из таблицы или запроса и щелкните на кнопке Далее.

4. Три положения переключателя второго окна Мастера выводят на экран список таблиц, запросов или объединяют эти два списка. Вы­берите таблицу Т_Предметы на роль источника подстановки. Щелкни­те на кнопке Далее.

5. Третье окно Мастера (рис. 7.5) предлагает выбрать из таблицы Т_Предметы поля, участвующие в подстановке. Этот список обязан содержать то поле, содержание которого должно отображаться вместо численного значения, помещаемого из поля Код.

6. Выберите поле. Щелкните на кнопке Далее.

7. Следующее окно Мастера продемонстрирует столбец таблицы - источника.

8. В поле последнего окна введите название Предмет, которое за­менит имя столбца Код предмета и щелкните на кнопке Готово.

9. В появившемся окне диалога щелчком на кнопке Да подтверди­те необходимость сохранения построенной структуры.

10. Находясь в окне Т~_Преnодаватели:таблица, перейдите в режим таблицы (меню Вид - Режим таблицы).

11. Теперь в четвертом столбце вместо чисел стоят названия предме­тов, соответствующие этим числам. Access автоматически ищет соот­ветствующую запись в таблице Т_Предметы и выводит в ячейку таб­лицы Т_Преподаватели текст поля Название предмета из выбранного в списке Мастера подстановок.

12. Введите еще одну запись в таблицу Т_Преподаватели. При вво­де данных в столбец Предмет используйте список Мастера подста­новок,

13. Закройте текущее окно.