Лабораторная работа 6. Работа со списками

Цель работы: научиться работать со списками – базами данныхExcel.

Задание 1. Сортировка списков.

Методические указания. Одной из типичных задач, выполняемых с помощью электронных таблиц (ЭТ), является ведение и анализ списков. Для достижения максимальной эффективности при работе со списками необходимо соблюдать следующие правила.

1. Каждый столбец списка должен содержать однородную информацию.

2. Первая строка или две верхних строки списка должны содержать метки, описывающие назначение соответствующего столбца.

3. Список не должен содержать пустых строк и столбцов.

4. Список должен быть отделен от других данных, по крайней мере, одной пустой строкой и одним пустым столбцом.

5. Если всему списку, включая заголовки столбцов, присвоить имя База_данных, то при этом добавленные строки автоматически включаются в эту базу.

6. Если первая и остальные строки различаются параметрами (данные и форматирование), то первая принимается за заголовок.

Если задано имя базы - можно использовать функцию ИНДЕКС(). Например,ИНДЕКС(База_данных;3;4)илиИНДЕКС(База_данных;2;2).Эти функции возвращают значения элементов базы данных (БД), находящихся на пересечении третьей строки и четвертого столбца или второй строки и второго столбца.

Сортировка списка по столбцам производится по следующему алгоритму:

1. Выбрать любую ячейку в списке. При выделении одной ячейки Excel автоматически определяет границы списка и строку заголовков.

2. Выполнить команду Данные|Сортировка.

3. В диалоговом окне Сортировка диапазонанажать кнопкуПараметры.В диалоговом окнеПараметры сортировкиустановить опциюстолбцыдиапазона и щелкнутьOK. Если необходимо, то в спискеСортировка по первому ключувыбрать нужный порядок сортировки.

4. В диалоговом окне Сортировка диапазонав раскрывающемся спискеСортировать повыбратьСтрока 1и нажать радиокнопкупо возрастаниюилипоубыванию. ЩелкнутьOK.

Сортировка списка по строкам выполняется по алгоритму:

1. Выбрать любую ячейку в списке.

2. Выполнить команду Данные|Сортировка.

3. В диалоговом окне Сортировка диапазонащелкнуть кнопкуПараметры,в диалоговом окнеПараметры сортировкиустановить опциюСтроки диапазона и щелкнуть OK. Если необходимо, то в спискеСортировка по первому ключувыбрать нужный порядок сортировки.

4. В диалоговом окне Сортировка диапазонав раскрывающемся спискеСортировать повыбрать столбец, по которому следует провести сортировку.

Сортировка по нескольким столбцампроизводится путем выбора нужных столбцов в диалоговом окнеСортировка диапазонав раскрывающихся спискахСортировать по, Затем по, В последнюю очередь, по.Сортировка более чем по трем столбцам делается последовательно: сначала наименее важные столбцы, затем следующие по важности.

Сортировка по стандартному или пользовательскомуспискам(только для первого уровня) производится в диалоговом окнеПараметры сортировкис помощью раскрывающегося спискаСортировка по первому ключу.

Сортировка части списка. Если перед сортировкой была выделена одна ячейка, то Excel просматривает область вокруг нее и выделяет непрерывный интервал данных, который и сортирует. Для сортировки части списка следует выделять только нужные строки и столбцы.

Задание 2. Анализ списков с помощью автофильтра.

Методические указания. Анализ списков с помощью автофильтра выполняется по командеДанные|Фильтр|Автофильтр после выделения любой ячейки списка. Если для построения критерия нужен только один столбец, то следует выделить заголовок фильтруемого столбца, нажать клавишиShift+Ctrl+стрелка внизи выполнить команду Автофильтр. По такой же схеме выполняется построение критерияпо нескольким столбцам.

Поиск пустых ячеек. Если столбец содержит пустые ячейки, то в нижней части раскрывающегося списка автофильтра появляются элементыПустыеиНепустые. Для поиска пустых ячеек в качестве критерия отбора следует задать элементПустые. Для того, чтобы скрыть пустые ячейки следует задать элементНепустые.

Настройка пользовательского автофильтра для более сложного критерия выполняется в диалоговом окне Пользовательский автофильтр, которое вызывается при выборе элементаУсловиераскрывающегося списка автофильтра.

Примечание. В качестве шаблона в пользовательских критериях можно использовать символы"*" для представления любой последовательности символов и"?" для представления любого отдельного символа.

Для удаления автофильтрадля одного столбца следует раскрыть соответствующий список автофильтра и выбрать в нем пунктВсе. Для отмены всех примененных автофильтров нужно выполнить командуДанные|Фильтр|Отобразить все. Для удаления всех автофильтров и их кнопок следует еще раз выполнить командуДанные|Фильтр|Автофильтр, удалив, таким образом, флажок рядом с названием команды.

Копирование фильтрованных данных в другую часть р/л или на другой р/л осуществляется стандартным способом.

Задание 3. Анализ списков с помощью расширенного фильтра и вычисляемые критерии.

Методические указания. Расширенный фильтр в отличие от автофильтра позволяет создавать:

1. Критерии с условиями по нескольким столбцам, связанными операциейИЛИ.

2. Критерии с тремя и более условиями для заданного столбца, связанными, по крайней мере, одной операциейИЛИ.

3. Вычисляемые критерии.

Примечания:

1. Текст для создания критерия надо вводить в следующем виде: ="=*<окончание слова>", или ="=<слово полностью>", или ="=<Первая буква фамилии>*".

2. Числа нужно вводить без знака "=", например, >=1000 или < 500.

Создание расширенного фильтра выполняется по следующему алгоритму:

1. Копировать строку заголовков столбцов и поместить ее справа от списка, отделив хотя бы одним пустым столбцом. Заголовки в диапазоне условий должны в точности совпадать с заголовками столбцов в списке.

2. Под скопированной строкой заголовков столбцов в строках, начиная со второй, вводить в соответствующие столбцы нужные критерии. Диапазон условий должен содержать, по крайней мере, две строки. В диапазоне условий нужно использовать заголовки только тех столбцов, которые используются в условиях отбора.

3. Операция ИЛИсоздается с помощью строк, а операцияИ– с помощью одноименных столбцов. Одноименный столбец должен быть создан в скопированной строке заголовков столбцов рядом с заголовком основного столбца.

4. Анализ списка с помощью расширенного фильтра выполняется по команде Данные|Фильтр|Расширенный фильтр.В диалоговом окнеРасширенный фильтрвводятсяИсходный диапазон(определяется автоматически, если выделена любая ячейка списка) иДиапазон условий(выделяется с помощью мыши).

Для выполнения лабораторной работы необходимо создать список, состоящий не менее, чем из 50 строк, или использовать готовую БД. Список может иметь примерно такой вид. Назовем р/л, на котором расположен этот список, – Поставки.

Год	Дата	Месяц	Объем	Поставщик	Продукция	Район	Сбыт	Цена за 1
2005	05.01.2005	Январь	4000	Малафеев	Напитки	Западный	4016	1800
2005	12.01.2005	Январь	5080	Малафеев	Напитки	Западный	2305	1800
2005	19.01.2005	Январь	5080	Малафеев	Напитки	Западный	1304	1800
2005	26.01.2005	Январь	3648	Малафеев	Бакалея	Западный	2497	250
2006	02.01.2006	Январь	330	Кудрин	Напитки	Западный	6911	2500
2006	05.01.2006	Январь	4000	Малафеев	Напитки	Центр	4016	1800
2006	10.01.2006	Январь	5080	Малафеев	Напитки	Западный	270	1800
2006	15.01.2006	Январь	5080	Антипов	Напитки	Западный	2554	1100
2006	20.01.2006	Январь	3648	Малафеев	Бакалея	Западный	11156	250
2005	09.02.2005	Февраль	4507	Антипов	Бакалея	Западный	6900	300
2005	16.02.2005	Февраль	4507	Антипов	Бакалея	Западный	4080	300
2005	23.02.2005	Февраль	4850	Малафеев	Консервы	Северный	280	390
2005	02.03.2005	Февраль	2080	Антипов	Молоко	Западный	11025	150
2005	09.03.2005	Февраль	155	Антипов	Молоко	Западный	1301	150
2005	06.04.2005	Март	512	Антипов	Бакалея	Нахичевань	2356	300
2005	13.04.2005	Март	3558	Антипов	Бакалея	Нахичевань	8056	300
2005	20.04.2005	Март	6273	Малафеев	Молоко	Западный	2519	120
2005	27.04.2005	Март	7034	Малафеев	Молоко	Западный	4194	120
2006	04.04.2006	Март	512	Антипов	Бакалея	Нахичевань	4016	300
2008	08.12.2008	Декабрь	651	Малафеев	Мясо	Центр	5380	600
2008	13.12.2008	Декабрь	2032	Малафеев	Мясо	Центр	5565	600
2009	13.12.2009	Декабрь	641	Антипов	Мясо	Западный	3904	700
2009	19.12.2009	Декабрь	3350	Медведев	Напитки	Нахичевань	503	880
2009	25.12.2009	Декабрь	6905	Медведев	Напитки	Нахичевань	4070	880

Рассмотрим пример использования расширенного фильтра: найти все события сбыта продукции от 3000 до 5000 ед. в 2005 и 2006 годах. Действуем по алгоритму.

1. На новый р/л копировать приведенный выше список.

2. Копировать строку заголовка справа от списка.

3. Вставить новый столбец рядом со столбцом Сбыти копировать заголовокСбытв новый столбец.

4. В первой строке ниже заголовка ввести в столбцы Сбыт<3000 и >5000, в столбецГодввести 2005.

5. Во вторую строку ниже заголовка в столбец Годввести 2006, в столбцыСбытввести ту же информацию.

6. Выполнить п. 4 алгоритма создания расширенного фильтра.

7. Результат работы фильтра должен иметь вид.

Год	Дата	Месяц	Объем	Поставщик	Продукция	Район	Сбыт	Цена за 1
2005	05.01.2005	Январь	4000	Малафеев	Напитки	Западный	4016	1800
2006	05.01.2006	Январь	4000	Малафеев	Напитки	Центр	4016	1800
2005	16.02.2005	Февраль	4507	Антипов	Бакалея	Западный	4080	300
2005	27.04.2005	Март	7034	Малафеев	Молоко	Западный	4194	120
2006	04.04.2006	Март	512	Антипов	Бакалея	Нахичевань	4016	300

при расширенном фильтре

Год	Дата	Месяц	Объем	Поставщик	Продукция	Район	Сбыт	Сбыт
2005							>3000	<5000
2006							>3000	<5000

Вычисляемые критерии. Три правила помогут избежать ошибок при использовании вычисляемого критерия.

1. Заголовок столбца над вычисляемым критерием не должен совпадатьс заголовком какого-либо столбца в анализируемом списке. Он может быть пустым или содержать любой другой текст.

2. Ссылки на ячейки вне списка должны быть абсолютными.

3. Ссылки на ячейки внутри списка должны быть относительными, например, =H2>=$V$10, гдеV10 –результат вычисления по формуле.

Добавим в приведенный пример к расширенному фильтру вычисляемый критерий. В ячейке V2 вычислим средний объем сбыта с помощью функции =СРЗНАЧ(H2:H25), а в ячейкиU2 иU3введем формулу=H2>=$V$2. При этом диапазон расширенного фильтра увеличится и станет равнымK1:U3.

Результат работы фильтра с вычисляемым критерием должен быть таким.

Год	Дата	Месяц	Объем	Поставщик	Продукция	Район	Сбыт	Цена за 1
2005	27.04.2005	Март	7034	Малафеев	Молоко	Западный	4194	120

Использование формы данных производится по алгоритму.

1. Выделить любую ячейку в списке.

2. Выполнить команду Данные|Форма,нажать кнопкуКритерии.

3. Заполнить поля ввода для создания списка критериев. Вводить можно только простые критерии.

4. Нажать кнопку Далее.

5. Пролистать выделенные записи, используя кнопки ДалееиНазад.

Задание 4. Работа с итогами.

Методические указания. Для анализа строк, прошедших через фильтр, можно воспользоваться командой Данные|Итоги, предварительно скопировав результаты на чистый р/л. Рассмотрим работу с итогами на примере. Пусть с помощьюАвтофильтраиз списка требуется выделить поставкиБакалеииНапитковв объемах от3000до5000ед. вЗападныйрайон иЦентр. Выполним следующий алгоритм.

1. Копировать результаты работы фильтра на новый р/л.

2. Выбрать ячейку в столбце Год.

3. Выполнить команду Сортировка.

4. Выполнить команду Данные|Итоги.

5. В диалоговом окне Промежуточные итоги в списке При каждом изменении в выбрать столбец Год. В списке операция выбрать Сумма, всписке Добавить итоги по – Сбыт.

6. Флажок Заменить текущие итоги убрать, флажок Итоги под даннымиустановить.

7. ОК.

При создании итогов производится группировка списка. Вычисления итогов производится с помощью функцииПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(), которая в отличие от функцииСРЗНАЧ()игнорирует все скрытые ячейки в отфильтрованном списке.

Примечание. Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ() (категория Математические) возвращает промежуточный итог в список. Обычно проще создать промежуточные итоги с помощью командыДанные|Итоги. Но если список с промежуточными итогами уже создан, его можно модифицировать, редактируя формулу с функциейПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ().

Синтаксис функции:

ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции;ссылка1;ссылка2;...), где

номер функции– это число от 1 до 11, которое указывает, какую функцию использовать при вычислении итогов внутри списка.

Номер функции	Операция
1	СРЗНАЧ
2	СЧЁТ
3	СЧЁТЗ
4	МАКС
5	МИН
6	ПРОИЗВЕД
7	СТАНДОТКЛОН
8	СТАНДОТКЛОНП
9	СУММ
10	ДИСП
11	ДИСПР

ссылка1;ссылка2;... –от 1 до 29 интервалов или ссылок, для которых подводятся итоги.

Примечания

1. Если уже имеются формулы подведения итогов внутри аргументов ссылка1;ссылка2;...(вложенные итоги), то эти вложенные итоги игнорируются, чтобы избежать двойного суммирования.

2. Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ()игнорирует все скрытые строки, которые получаются в результате фильтрации списка. Это важно в том случае, когда нужно подвести итоги только для видимых данных, которые получаются в результате фильтрации списка.

Так, функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;C3:C5)подведет итоги для ячеекC3:C5, используя функциюСУММ.

Для создания нескольких итоговых формул в одном столбце следует при выполнении алгоритма сбросить флажокЗаменить текущие итоги.

Создание вложенных итогов выполняется по следующему алгоритму.

1. Выделить любую ячейку списка.

2. Выполнить команду Данные|Итоги, щелкнуть кнопкуУбрать все.

3. Найти, например, все поставки мяса.

4. Отсортировать полученный список сначала по поставщикам, затем попродукции.

5. Выполнить команду Данные|Итоги. В спискеПри каждом изменении ввыбрать столбецПоставщик.В спискеоперация-Сумма.В спискеДобавить итоги по–Объем.

6. OK.

7. Выполнить команду Данные|Итоги. В списке При каждом изменении ввыбрать столбецПродукция.В спискеоперация-Сумма.В спискеДобавить итоги по –Объем.ФлажокЗаменить текущие итоги–сбросить.

8. ОК.

При вычислении вложенных итогов ранжирование должно соответствовать выполненной сортировке.

Контрольные вопросы

1. Какие правила необходимо соблюдать при работе со списками?

2. При каком условии добавленные к списку строки автоматически включаются в этот список?

3. Как выполняется сортировка списка по строкам и столбцам?

4. Как выполняется сортировка более, чем по трем столбцам?

5. По какой команде выполняется анализ списков с помощью автофильтра?

6. Как найти пустые ячейки с помощью автофильтра?

7. Как выполняется настройка пользовательского автофильтра для сложного критерия?

8. Как производится удаление Автофильтра?

9. Что позволяет создавать расширенный фильтр?

10. Как нужно вводить в расширенный фильтр текст и числа?

11. Как выполняется создание расширенного фильтра?

12. Для чего используются вычисляемые критерии, и какие три правила необходимо соблюдать при использовании вычисляемого критерия?

13. Как создается вычисляемый критерий?

14. В каких случаях применяются формы данных?

15. По какому алгоритму выполняется анализ строк с помощью команды Итоги?

16. Для чего используется функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ()?

17. Что нужно предпринять, чтобы подвести итоги только для видимых данных, которые получаются в результате фильтрации списка?

18. Как создаются вложенные итоги?

Задания для индивидуальной работы

1. Сортировать список по столбцам в алфавитном порядке.

2. Сортировать часть списка по строкам в алфавитном порядке.

3. Сортировать список по 4-ем столбцам: Год, Месяц, Дата, Поставщик.

4. Сортировать столбцы списка по первому ключу, определяемому полными названиями дней недели.

5. Сортировать строки списка по столбцам Поставщик, Продукция, Район в указанном порядке.

6. В списке Поставки выделить в разных частях несколько ячеек и в контекстном меню выполнить команду Очистить содержимое. Найти образовавшиеся пустые ячейки.

7. Найти все поставки бакалеи и напитков Антиповым в 2005 и 2006 годах.

8. Найти все поставки мяса и консервов с объемом от 500 до 1000 для поставщиков, фамилии которых оканчиваются на ев.

9. Найти в 2005 и 2006 годах все поставки объемом больше 6000 и меньше 1000 для поставщиков, фамилии которых начинаются с буквы А по букву М включительно.

10. Найти все поставки напитков и молока с объемом от 1000 до 3000 для поставщиков, фамилии которых оканчиваются на ов.

11. Найти все поставки молока и бакалеи с объемом от 5000 до 6000 для поставщиков, фамилии которых оканчиваются на ин.

12. Найти в 2007 и 2008 годах все поставки объемом больше 6000 и меньше 1000 в Нахичевань и Северный районы.

13. Найти в 2006 и 2009 годах все поставки мяса объемом больше 2000 и меньше 1000 для поставщиков, фамилии которых начинаются с буквы К по букву М включительно.

14. Копировать результаты работы пользовательского фильтра предыдущего задания на новый р/л и удалить автофильтр.

15. С помощью расширенного фильтра найти все события сбыта от 3000 до 7000 единиц в 2006 и 2007 годах мяса и напитков в Центре и Северном районах.

16. С помощью расширенного фильтра найти все события поставки в 2005 и 2008 годах бакалеи и напитков объемом от 1000 до 5000 единиц в Западный и Северный районы поставщиками, фамилии которых оканчиваются на ов и ин.

17. С помощью расширенного фильтра найти все события поставки в 2005 и 2008 годах бакалеи и напитков объемом от 1000 до 5000 единиц в Западный и Северный районы. Объем сбыта этих поставок должен превышать на 25% средний объем сбыта.

18. С помощью формы найти все события поставки напитков поставщиком Малафеевым в 2005 году в Западный район.

19. С помощью формы найти все события сбыта бакалеи поставщиком Антиповым в 2006 году в Нахичевань.

20. Найти итоги по годам и поставкам в 2007 и 2008 годах все объемы больше 6000 и меньше 1000 в Нахичевань и Северный районы.

21. Найти итоги всех событий поставки в 2005 и 2008 годах бакалеи и напитков объемом от 1000 до 5000 единиц в Западный и Северный районы поставщиками, фамилии которых оканчиваются на ов и ин.

22. Найти итоги всех событий сбыта от 3000 до 7000 единиц в 2006 и 2007 годах мяса и напитков в Центре и Северном районах.

23. Найти количество сделок по мясу и средний объем сделок по мясу с помощью функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ().

24. Найти объем сбыта по напиткам и средний объем сбыта по напиткам с помощью функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ().

25. Создать вложенные итоги по сумме объемов поставок поставщиками и по суммам поставленных объемов продукции.