Deloproizvodstvo-Uchebno-spravochnoe_posobie

второй группы сравниваются с перечнем сведений, отнесенных к категории конфиденциальных.

При совпадении содержания или его элементов, темы посту­ пившего документа с одной из позиций перечня сотрудник ставит на документе гриф ограничения доступа необходимого уровня конфиденциальности, указывает срок его действия и условия сня­ тия, приведенные в перечне.

Внесенные сведения заверяются подписями работника служ­ бы КД и руководителя этой службы. Документы, отнесенные к категории конфиденциальных (в том числе электронные, факси­ мильные и др.), вносятся в журнал (опись) учета пакетов с целью включения их в первичную систему обеспечения безопасности информационных ресурсов фирмы.

Документы, не содержащие конфиденциальных сведений, передаются для дальнейшей обработки сотруднику службы откры­ той документации. Если документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, если доку­ мент не входит в число конфиденциальных для данной фирмы.

Гриф может быть изменен только с целью повышения уровня конфиденциальности. Фирма обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, уста­ новивших с ней деловые контакты.

Следовательно, учет пакетов, конвертов и незаконвертованных документов — важный элемент обеспечения гарантирован­ ной сохранности поступивших документов и начальный этап фор­ мирования их учетной базы.

Учет пакетов и незаконвертованных документов в технологи­ ческом аспекте тесно связан с учетом поступивших (входящих) конфиденциальных документов. Учету подлежат все зарегистри­ рованные в журнале (описи) учета пакетов конфиденциальные документы независимо от предполагаемого периода их конфиден­ циальности.

Карточка учета входящего документа состоит из следующих частей:

а) исходные сведения о документе (входящий номер и гриф кон­ фиденциальности; дата поступления; исходящий номер документа

240

и дата; количество листов основного документа и приложении; откуда поступил; вид документа и его краткое содержание);

б) сведения о месте хранения документа (индекс дела; номера листов дела; подписи, подтверждающие правильность отметок о подшивке документа; отметки о проверках наличия документа); в) сведения о местонахождении (движении) документа (кому выдан; количество листов основного документа и приложений; роспись в получении и дата; роспись за возврат и дата; сведения о движении первого экземпляра карточки; отметка о проверке зак­

рытия всех позиций карточки); г) сведения об отправке документа (куда направлен документ;

количество листов основного документа и приложений; наиме­ нование и номер сопроводительного документа и его дата; под­ писи лиц, подтверждающих проверку правильности отметок об отправке; отметка о возврате).

Традиционный или автоматизированный учет поступивших документов полностью соответствуют рассмотренному типово­ му составу технологических процедур. Номер поступившего до­ кумента проставляется не только во входящем штампе на первом листе документа, но и на первом листе каждого приложения в штампе "К вх. № " с указанием года регистрации.

Во входящем штампе документа дополнительно фиксируется количество листов основного документа и приложений с указа­ нием грифа их конфиденциальности, найример: "Кол-во листов: 1 к + 5 нк". При наличии в полученном конверте нескольких до­ кументов каждый из них в процессе учета получает отдельный номер.

После завершения традиционного или автоматизированного учета поступивших конфиденциальных документов они переда­ ются для работы руководителям и сотрудникам организации. Следует помнить, что при выходе документов за пределы службы КД угроза потери конфиденциальности документов резко возра­ стает за счет санкционированного включения в работу с ними зна­ чительного числа сотрудников и соответствующего возрастания количества источников, владеющих конфиденциальными сведе­ ниями.

241

Передача документов предусматривает:

—распределение документов;

—рассмотрение документов руководителями;

—передачу документов исполнителям или на другие участки службы КД.

Процедура распределения поступивших документов предназ­ начена для определения рационального пути (маршрута) дальней­ шего движения документа в соответствии с его функциональной принадлежностью и местом в разрешительной системе доступа к конфиденциальным документам.

Разрешительная (разграничительная) система доступа — это совокупность обязательных норм и требований, устанавливаемых первым руководителем или коллективным органом руководства фирмой с целью закрепления за руководителями и сотрудниками права использования для выполнения служебных обязанностей специализированных помепдений и рабочих мест, определенного состава конфиденциальных документов и сведений.

Система решает следующие задачи:

—ограничение и регламентация состава сотрудников, функ­ циональные обязанности которых требуют знания тайны орга­ низации и работы с конфиденциальными документами;

—строго избирательное и обоснованное распределение доку­ ментов и информации между сотрудниками;

—обеспечение сотрудника всем необходимым для реализации своих служебных функций (документами, делами, базами данных, информацией, техническими средствами и т. д.);

—беспрепятственный проход сотрудника в здание организа­ ции, в конкретное рабочее помещение, к вьщеленному ему офис­ ному рабочему оборудованию и компьютеру;

—предотвращение возможности несанкционированного оз­ накомления с конфиденциальной информацией посторонних лиц;

—рациональное размещение рабочих мест сотрудников, ис­ ключающее бесконтрольное использование защищаемой инфор­ мации.

Доступ к конфиденциальной информации представляет собой практическую реализацию делегированного сотруднику руковод-

242

ством организации права работать с подобной информацией, т. е. допуска сотрудника к тайне организации.

Доступ санкционируется полномочным должностным лицом (первым руководителем, его заместителем, руководителем подраз­ деления или направления деятельности) в отношении конкретной информации и конкретного сотрудника. Такой доступ называет­ ся санкционированным, разрешенным и законным.

Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям (доку­ ментам, делам, базам данных и др.) всегда является строго персо­ нифицированным (индивидуальным) и дается руководителем только в письменном виде — в виде резолюций на документе, при­ каза, утверждающего схему именного или должностного доступа к конкретным группам информации, утвержденного руководите­ лем списка-разрешения на обложке дела и т. п.

Работник службы 1СД может иметь утвержденный первым ру­ ководителем именной перечень (схему), в соответствии с которым конфиденциальные документы типового содержания передаются непосредственно руководителям отдельных направлений работы организации (главным специалистам, главным менеджерам) — например, проекты контрактов, описания результатов испытания и т. п.

Особенность информационного обслуживания потребителей конфиденциальной информации состоит в том, что не потреби­ тель определяет, какая информация ему нужна и какой информа­ цией он может пользоваться, а полномочный руководитель.

Поэтому тайна организации должна быть разделена на не­ сколько частей, известных разным сотрудникам и соответствую­ щих функциональной структуре организации, причем ценность информации снижается по мере доведения ее до отдельных испол­ нителей низшего звена. В этом случае тайну организации в целом может знать только крайне ограниченный круг должностных лиц, и разглашение отдельной ее части не наносит серьезного ущерба делам организации.

Иерархическая последовательность доступа к информации реализуется по принципу "чем выше ценность конфиденциальных сведений, тем меньшее число сотрудников могут их знать". Суще-

243

ствует твердое правило: сотрудники организации, которым руко­ водитель не адресует документ, не только не имеют права досту­ па к нему, но и не должны знать о существовании такого доку­ мента и исходных данных о нем.

Реализация системы доступа к традиционным и электронным документам основывается на анализе их содержания, которое яв­ ляется главным критерием однозначного определения, кто из ру­ ководителей, кому из исполнителей (сотрудников), как, когда и с какими категориями документов разрешит ознакомиться или ра­ ботать.

Любое обращение к конфиденциальному документу, ознаком­ ление с ним в любой форме (в том числе случайное, несанкциони­ рованное) обязательно фиксируется в учетной карточке докумен­ та и на самом документе в виде соответствующей отметки и под­ писи лица, который обращался к документу. Этот факт указывается также в карточке учета осведомленности сотрудника в тайне фирмы.

Организуя доступ сотрудников организации к конфиденциаль­ ным массивам электронных документов, базам данных, необхо­ димо помнить о его многоступенчатом характере; главными со­ ставными частями доступа этого вида являются:

—доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей станции;

—доступ к машинным носителям информации, хранящимся вне ЭВМ;

—непосредственный доступ к базам данных и файлам. Доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей

станции, которые используются для обработки конфиденциаль­ ной информации, предусматривает:

—определение и регламентацию первым руководителем орга­ низации состава сотрудников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находятся соответствующая вычислитель­ ная техника, средства связи;

—регламентацию первым руководителем временного режи­ ма нахождения этих лиц в указанных помещениях, персональное

ивременное протоколирование (фиксирование) руководителем

244

подразделения или направления деятельности организации нали­ чия разрешения и периода работы этих лиц в иное время (напри­ мер, в вечерние часы, выходные дни и др.);

—организацию охраны этих помещений в рабочее и нерабочее время, определение правил вскрытия помещений и отключения охранных технических средств информирования и сигнализирова­ ния, определение правил постановки помещений на охрану, регла­ ментация работы указанных технических средств в рабочее время;

—организацию контролируемого (в необходимых случаях пропускного) режима входа в указанные помещения;

—организацию действий охраны и персонала в экстремальных ситуациях или при авариях техники и оборудования помещений;

—организацию выноса из указанных помещений материаль­ ных ценностей, машинных и бумажных носителей информации, контроль вносимых в помещение и выносимых персоналом лич­ ных вещей.

Несмотря на то, что по окончании рабочего дня конфиденци­ альные сведения должны быть перенесены на гибкие носители и стерты с жесткого диска компьютера, помещения, в которых на­ ходится вычислительная техника, подлежат охране. Объясняется это тем, что, во-первых, в неохраняемый компьютер легко уста­ новить одно из средств промышленного шпионажа и, во-вторых, злоумышленник может с помощью специальных методов восста­ новить стертую конфиденциальную информацию на жестком дис­ ке (произвести "уборку мусора").

Доступ к машинным носителям конфиденциальной информа­ ции, хранящимся вне ЭВМ, предполагает:

—организацию учета и вьщачи сотрудникам чистых машин­ ных носителей информации;

—организацию ежедневной фиксируемой вьщачи сотрудни­ кам и приема от сотрудников носителей с записанной информа­ цией (основных и резервных);

—определение и регламентацию первым руководителем со­ става сотрудников, 11меющих право оперировать конфиденциаль­ ной информацией с помощью компьютеров, установленных на их рабочих местах, и получать в службе 1СД учтенные машинные но­ сители информации;

245

—организацию системы закрепления за сотрудниками машин­ ных носителей информации и контроля за сохранностью и целос­ тностью информации, учета динамики изменения состава запи­ санной информации;

—организацию порядка уничтожения информации на носи­ теле, порядка и условий физического уничтожения носителя;

—организацию хранения машинных носителей в службе КД в рабочее и нерабочее время, регламентацию порядка эвакуации носителей в экстремальных ситуациях;

—определение и регламентацию первым руководителем со­ става сотрудников, не сдающих по объективным причинам тех­ нические носители информации на хранение в службу КД в конце рабочего дня, организацию особой охраны помещений и компь­ ютеров этих сотрудников.

Работа сотрудников службы КД и организации в целом с ма­ шинными носителями информации вне ЭВМ должна быть орга­ низована аналогично работе с бумажными конфиденциальными документами.

Доступ к конфиденциальным базам данных и файлам — завер­ шающий этап доступа сотрудника организации к компьютеру. Если этот сотрудник — злоумышленник, то можно считать, что самые серьезные рубежи защиты охраняемой электронной инфор­ мации он успешно преодолел. В конечном счете, не "взламывая" базу данных, он может просто унести компьютер или вынуть из него и унести жесткий диск.

Обычно доступ к базам данных и файлам подразумевает:

—определение и регламентацию первым руководителем со­ става сотрудников, допускаемых к работе с определенными база­ ми данных и файлами, контроль системы доступа администрато­ ром базы данных; присвоение имен базам данных и файлам, фик­ сирование в машинной памяти имен пользователей и операторов, имеющих право доступа к ним;

—учет состава базы данных и файлов, регулярная проверка наличия, целостности и комплектности электронных документов;

—регистрацию (протоколирование) входа в базу данных или файл, автоматическую регистрацию имени пользователя и време­ ни работы, сохранение первоначальной информации;

246

—регистрацию (протоколирование) попытки несанкциониро­ ванного входа в базу данных или файл, регистрацию ошибочных действий пользователя, автоматическую передачу сигнала трево­ ги охране и автоматическое отключение компьютера;

—установление и бессистемное по сроку изменение имен пользователей, массивов и файлов (паролей, кодов, классифика­ торов, ключевых слов и т. п.);

—отключение ЭВМ при нарушениях в системе регулирова­ ния доступа или сбое системы защиты информации;

—механическое (ключом или иным приспособлением) блоки­ рование отключенной, но загруженной ЭВМ при недолговремен­ ных перерывах в работе пользователя.

Коды, пароли, ключевые слова, ключи, шифры, специальные программные продукты, аппаратные средства и другие атрибуты системы защиты информации в ЭВМ разрабатываются, меняют­ ся специализированной организацией и доводятся до сведения каждого пользователя работником этой организации или адми­ нистратором базы данных. Применение пользователями собствен­ ных кодов не допускается.

В соответствии с действующей системой доступа поступившие в организацию традиционные и электронные документы делятся на:

—подлежащие рассмотрению первым руководителем;

—подлежащие рассмотрению заместителями первого руково­ дителя (по фамилиям);

—передаваемые руководителям структурных подразделений или направлений деятельности организации;

—передаваемые непосредственно исполнителям.

При рассмотрении документов руководителем в целях защи­ ты информации должны быть решены следующие задачи:

—принятие правильного решения по составу исполнителей, допускаемых к документу;

—исключение возможности ознакомления с документом по­ сторонних лиц в процессе работы руководителей с документами;

—исключение возможности кражи или копирования докумен­ тов посетителями, техническим и обслуживающим персоналом, секретарем и другими лицами;

247

—исключение возможности утечки информации по техничес­ ким каналам (визуальному, акустическому или другим, например при безответственном обсуждении содержания конфиденциаль­ ного документа по незащищенным линиям связи);

—фиксирование факта передачи документа руководителю и возвращения документа от него;

—обеспечение физической сохранности всех частей докумен­ та (приложений, листов и т. п.).

Передача документов руководителям осуществляется работ­ ником службы КД под роспись в традиционном журнале учета документов, передаваемых руководству, или бумажном экземп­ ляре аналогичного электронного журнала (описи). Роспись за документ может ставиться в учетной карточке документа. Пере­ давать конфиденциальные документы руководителям через их секретарей или без росписи в учетной форме не разрешается.

Традиционные и электронные конфиденциальные документы перемещаются между руководителями или между руководителя­ ми и исполнителями только через службу КД.

Документы, возвращенные руководителем с резолюцией, и документы, прошедшие разметку в службе КД, передаются испол­ нителям для ознакомления, использования в работе или исполне­ ния (работы с ними). Документы могут также быть переданы по передаточному журналу на другие участки службы КД — инвен­ тарный, документов предварительного учета, архивный и др.

Работник службы КД, вьщавая документы сотрудникам орга­ низации, обязан:

—не допустить вьщачу документа лицу, не имеющему права доступа к нему;

—в присутствии сотрудника проверить физическую сохран­ ность документа, наличие всех приложений, листов и других час­ тей документа, зафиксировать факт передачи документа в учет­ ной форме под роспись сотрудника;

—знакомить сотрудников только с той частью документа, ко­ торая ему адресована, не разрешать сотрудникам при ознакомле­ нии с документом делать выписки из текста на листочки, в запис­ ные книжки и т. п.;

248

—предотвращать любую возможность ознакомления с доку­ ментом постороннего лица;

—обеспечить учет документов, находящихся у сотрудников, контроль сохранности этих документов в рабочее и нерабочее время.

Документы выдаются исполнителям для работы под роспись

втрадиционной учетной карточке или бумажном экземпляре элек­ тронной учетной карточки. Электронные документы передаются

вкопии в базу данных компьютера (рабочей станции) исполните­ ля с предварительным внесением исполнителем в электронную учетную карточку документа, находящуюся в компьютере служ­ бы КД, своей электронной подписи.

Все полученные исполнителем конфиденциальные документы (бумажные, на машинном носителе и электронные) в обязатель­ ном порядке вносятся им в традиционную внутреннюю опись до­ кументов, находящихся у исполнителя. Опись предназначена для проверки наличия документов и записи отметок службы 1СД о возврате документов исполнителем. Опись хранится у исполни­ теля, ее электронный контрольный аналог может включаться в базу данных службы 1СД.

При возврате исполнителем документа в службу 1СД проверя­ ются соответствие документа учетной форме и его комплектность, т. е. сохранность и целостность всех частей документа, листов.

Количество листов обязательно просчитывается и вносится в учетную форму при любой передаче документа с целью подтвер­ ждения факта сохранности листов и полного их приема исполни­ телем или работником службы КД. Кроме того, при просчитывании листов путем их перелистывания (перекладывания) выявля­ ется возможная подмена листов или их порча (отрыв части листа, изменение формата листа и т. п.).

Работник службы КД, принявший возвращенный документ, проставляет роспись в учетной карточке документа и внутренней описи-документов, находящихся у исполнителя, и одновременно делает отметку о новом местонахождении документа в конт­ рольном журнале (или электронной описи учетных карточек).

249