Deloproizvodstvo-Uchebno-spravochnoe_posobie

Нередко также встречаются образованные по их образцу сло­ ва с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие тек­ ста, например, несогласование, некомандирование. А пробовал ли кто-нибудь вдуматься в смысл таких часто употребляемых слов, как "недополучение", "недовыполнение" или (что вообще труд­ но вообразимо) "недоперевыполнение"?

Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.

Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначаю­ щие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент.

Например, пишут:

"срок выполнения может быть пролонгирован" вместо "про­ длен"; "презентовать" вместо "представить".

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение:

"Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы".

Слово "лимит" означает "предельная норма". Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы.

Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (кон­ венция — условие, экстраординарный — особенный) часто затруд­ няет работу с документами, особенно при обработке их на машине.

Неправильное употребление иноязычной лексики, как прави­ ло, ведет к тавтологии.

Тавтологией называются смысловые повторы, которые возни­ кают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью про­ является в условиях.... Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, по­ скольку привлекают к себе особое внимание.

В следующих примерах иностранные слова привносят неже­ лательные ассоциации:

"Новый станок — настоящий ас среди своих собратьев". "Во время испытаний новое устройство сохраняло свой при­

оритет".

130

Заимствование иностранных слов — закономерный путь обо­ гащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иност­ ранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обус­ ловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Плеоназмы. Плеоназмом (греческое pleonasmos — излишество) называется частичное совпадение значения слов, образующих сло­ восочетание: памятный сувенир (сувенир — подарок на память), передовой авангард (авангард — те, кто идет впереди), совмест­ ное сотрудничество (сотрудничество — совместная работа, совме­ стное решение проблем).

Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове "индустрия" уже заключено понятие "промьпыленная"); фор­ сировать строительство ускоренными темпами (форсировать — и так означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма является неправильное употребление иностранной лексики.

Тем не менее, можно указать не один случай, когда оценка правильности (неправильности) словоупотребления требует осто­ рожности. Например, неправильно:

"прейскурант цен" (прейскурант — перечень цен), однако до­ пустимы выражения типа "прейскурант розничных цен", "прейс­ курант местных цен", в рамках которых понятие цены конкрети­ зируется и получает форму развернутого словосочетания. Непра­ вильно: "своя автобиография" (автобиография — описание собственной жизни).

Не различение слов-паронимов. Смысловая точность речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а не­ редко и правовую ценность делового письма. Неправильно выб­ ранное слово может исказить фразу или придать тексту нежела­ тельный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием зна­ чения слова, является не различение слов-паронимов.

Паронимами называются близкие по звучанию родственные сло­ ва, различающиеся значением: гарантийный — гарантированный;

131

4. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДОВЫМ ОТНОШЕНИЯМ, ФИНАНСАМ, СНАБЖЕНИЮ И СБЫТУ

4.1.Документация по трудовым отношениям

4.1.1.Первичные документы трудоустройства

Заявление соискателя о приеме на работу. Рассмотрение пер­ вичных документов трудоустройства целесообразно начать с за­ явления соискателя о приеме на работу.

Такое заявление представляет собой краткую письменную просьбу, содержащую:

а) сведения об адресате (наименование должности, фамилия и инициалы руководителя предприятия);

б) сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства);

в) наименование вида документа (заявление); г) текст документа (начинается со слов "Прошу принять на ра­

боту...", с указанием наименования структурного подразделения предприятия, должности и желаемой даты приема на работу);

д) подпись заявителя (с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровки).

К прочим реквизитам заявления о приеме на работу относятся резолюция и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление согласуется с руководителем структурного под­ разделения предприятия (начальником цеха, отдела и т. п.), в ко­ торое принимается на работу соискатель.

133

4.1.2. Резюме

В повседневной практике трудоустройства все большую роль играет резюме — документ, постепенно вытесняющий на второй план традиционные автобиографии и анкеты, но, по сути, выпол­ няющий их функции, пусть и в несколько иной форме. Справед­ ливости ради следует подчеркнуть, что грамотно составленное резюме вполне способно заменить и пространную автобиографию, и объемистую анкету.

Более того, такой документ не только несложно составить, но и удобно изучать — что, согласитесь, имеет существенное значе­ ние для сотрудника организации, уполномоченного документи­ ровать прием на работу. Каковы же требования к подготовке "иде­ ального" резюме? Общие сведения о подготовке резюме содержат­ ся, в частности, в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов.

В соответствии с рекомендациями, резюме — это документ, содержащий краткие (основные) биографические данные о соис­ кателе.

Структура резюме включает следующие элементы:

а) персональные сведения (фамилия, имя, отчество, место рож­ дения, дата рождения, паспортные данные, семейное положение, почтовый адрес, телефон);

б) сведения об образовании (места учебы, перечисленные в обратной хронологической последовательности, ученые степени и звания с указанием даты их присвоения);

в) сведения о трудовой деятельности (места работы и занима­ емые должности, перечисленные в обратной хронологической последовательности, краткое описание характера выполняемой работы);

г) сведения о профессиональных интересах (проблемы и на­ правления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели трудоустройства);

д) дополнительные сведения (знание иностранных языков, иные навыки, имеющее отношение к перспективной профессио­ нальной деятельности, опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свиде-

134

тельств, удостоверений о профессиональной подготовке, сведения о рекомендациях и т. п.).

Рекомендуемыми реквизитами резюме являются:

а) сведения об адресате (указываются в произвольной форме, в зависимости от способа доставки резюме, например, "К сведе­ нию руководства компании "Вега" при рассмотрении соискате­ лей на вакансию "Менеджер по продажам", располагаются в ле­ вом верхнем углу листа на один-два интервала ниже его края, наи­ менование вакансии целесообразно выделить прописными буквами или полужирным шрифтом);

б) наименование документа (слово "резюме", напечатанное прописными буквами, располагается двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизита "Сведения об адресате", с выравни­ ванием по центру, без абзацного отступа);

в) заголовок к тексту документа (включает фамилию, имя, от­ чество соискателя в родительном падеже, например Иванова Ива­ на Ивановича, располагается на один межстрочный интервал ниже наименования документа);

г) текст документа (излагается в вышеуказанной последова­ тельности, разделы нумеруются арабскими цифрами с точкой, располагается на один-два межстрочных интервала ниже заголов­ ка к тексту, могут выделяться полужирным шрифтом или подчер­ киванием. В целях экономии места допускается оформлять текст без абзацного отступа с полуторным межстрочным интервалом шрифтом 10—12 кегля);

д) подпись соискателя (с указанием даты, личной подписи и ее расшифровки, располагается на один интервал ниже).

При оформлении резюме целесообразно придерживаться об­ щих требований, предъявляемых к оформлению деловых докумен­ тов. В любом случае, однако, резюме должно быть аккуратным, точным и по возможности кратким — такой документ проще и быстрее изучать, а при необходимости можно всегда запросить о соискателе дополнительную информацию или пригласить на со­ беседование.

Добавим в заключение, что работа с резюме существенно уп­ рощается для секретаря (иного сотрудника, уполномоченного

135

документировать прием на работу), если соискателю заранее со­ общаются требования к оформлению этого документа. Вот поче­ му образец или бланк резюме целесообразно всегда иметь под руками (в бумажном или электронном виде).

4.1.3. Приказы по личному составу

Прием на работу (перемещение по службе, увольнение, предо­ ставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к нарушителям и т. п.) оформляется приказом по личному составу.

Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Офор­ мляют приказы по личному составу на общих бланках. В заго­ ловке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о предоставлении отпуска; о поощрении; о нарушении; о наложении администра­ тивного взыскания. В приказах по личному составу констатиру­ ющая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делит­ ся на пункты.

Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаго­ лом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕ­ ДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т. п.

Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество — строчными, затем указывают должность, структур­ ное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назна­ чении на должность указывают, на какую должность, с какой даты

ис каким окладом принимается сотрудник.

Вприказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окон­ чания отпуска.

Вприказе об освобождении от занимаемой должности указы­ вают статью КЗоТ, на основании которой производится увольне­ ние. После каждого пункта приказа по личному составу распо­ лагается реквизит: "Основание" (личное заявление работника, пред­ ставление, докладная записка, объяснительная записка, справка — вызов учебного заведения, график отпусков, контракт и т. д.),

136

причем статья КЗоТ не входит в реквизит "Основание", а являет­ ся частью формулировки текста самого.

4.1.4. Личная карточка формы Т-2

Личная карточка формы Т-2 является основным учетным до­ кументом. Заполняется на весь персонал предприятия (постоян­ ных работников, временных, совместителей и т. п.).

Совокупность личных карточек формы Т-2 составляет карто­ теку личного состава предприятия. Данная форма заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, доку­ мента об образовании или квалификации, решений аттестацион­ ной комиссии и т. п.) и хранится на предприятии.

Личная карточка формы Т-2 является документом, обеспечи­ вающим работу по учету качественного и количественного соста­ ва кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятия. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания из­ менения сведений о работнике и внесения их в Т-2 (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных видов отпусков, изменения оплаты труда, данные во­ инского учета и т. д.)

4.1.5. Характеристика работника

Характеристика — это официальный документ, который вы­ дает администрация предприятия своему сотруднику при реше­ нии целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, ат­ тестация на должность и т. п.).

В характеристике приводится отзыв о служебной деятельнос­ ти сотрудника, оценка его деятельности и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке фор­ мата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому вы­ дается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; под­ писи; печать.

137

в тексте характеристики можно выделить логически связан­ ные между собой составные части:

1. Анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, национальность, об­ разование.

2.Данные о трудовой деятельности (специальность, продол­ жительность работы на данном предприятии, сведения о продви­ жении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.).

3.Собственно характеристика, т. е. оценка моральных и дело­ вых качеств: отношение к работе, повышение профессионально­ го уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указыва­ ют наличие у сотрудника правительственных наград и других слу­ жебных поощрений,

4.Заключительная. Она содержит вывод, в котором указыва­ ется назначение характеристики.

Текст характеристики излагается в форме третьего лица.

4.1.6. Автобиография работника

Автобиография — документ, который автор составляет само­ стоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и со­ ставляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.

Пишут автобиографию рукописным способом на листе бума­ ги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, на учебу. Форма изложения — повествовательная (от пер­ вого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятель­ ности данного человека.

В автобиографии обычно указывают:

•название документа;

•имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения;

•сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

•образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и

138

поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

4.1.7. Анкета работника

Анкета заполняется работником собственноручно при офор­ млении на предприятие. Данные вносятся на основании докумен­ тов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью.

4.1.8. Трудовой договор

Общие требования к содержанию трудового договора. Вступ­ ление трудового договора в силу. Трудовые отношения между со­ трудником организации и его руководителем (работодателем) регулируются на основании трудового договора. Такой договор заключается, когда руководителем организации принято принци­ пиальное решение о приеме данного соискателя на работу в каче­ стве сотрудника. Что представляет собой этот документ?

Трудовой договор — это документированное соглашение меж­ ду работодателем и работником, в соответствии с которым рабо­ тодатель обязуется предоставить работнику работу по обуслов­ ленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмот­ ренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять оп­ ределенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового рас­ порядка.

Общие требования к содержанию и оформлению трудового договора определены гл. 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Подго­ товка трудового договора, как правило, поручается сотруднику отдела кадров организации или иному уполномоченному лицу (нередко эти функции передаются секретарю руководителя ),

В соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ в трудовом договоре указываются:

а) фамилия, имя, отчество работника; б) фамилия, имя, отчество работодателя;

139