Deloproizvodstvo-Uchebno-spravochnoe_posobie

При любом виде учета конфиденциальных документов выпол­ няются следующие процедуры: индексирование документов; пер­ вичная регистрация (запись) исходных сведений о документе; пос­ ледующая запись рабочих сведений о документе; формирование справочно-информационного банка данных по документам; ве­ дение (актуализация) справочно-информационного банка данных; контроль процесса полноты и правильности регистрации доку­ ментов, сохранности документов и учетных форм.

Основой индексирования (присвоения условного обозначения, имени) конфиденциального документа является валовая нумера­ ция всего потока документов в течение календарного года.

Подобная индексация гарантирует сохранность записи исход­ ных сведений о документе — ни один номер не может исчезнуть и ни одна карточка не может выпасть из систематизированного по номерам массива. К номеру документа может добавляться смыс­ ловой индекс, идентифицирующий дело, в котором будет хранить­ ся документ.

Сведения, включаемые в учетную форму при регистрации кон­ фиденциальных документов, всегда разделяются на два блока:

а) фиксирующий постоянные (исходные) сведения о докумен­ те (вид документа, наименование автора, дата, индекс, краткое содержание, количество листов, наличие и количество листов при­ ложений и др.);

б) фиксирующий переменные, текущие, рабочие сведения о движении и местонахождении документа (резолюция руководи­ теля, обозначение фамилии исполнителя, дата передачи докумен­ та, роспись за документ, различные отметки и др.).

Форма учетной карточки конфиденциального документа от­ личается от регистрационно-контрольной карточки открытого документа не только большим количеством граф, но и их взаимо­ связью в отражении пути движения документа.

Службы КД для регистрации исходных и рабочих сведений о документе чаще всего применяют традиционную карточную фор­ му учета документов. Один из ее серьезных недостатков — отсут­ ствие определенной гарантии в сохранности учетных карточек в картотеке и возможность их легкой подмены (например, при кра-

230

же документа или его фальсификации). В связи с этим возникает необходимость учета карточек и ведения с этой целью специаль­ ной учетной формы.

При карточной форме учета на каждый конфиденциальный документ заполняются один-два экземпляра регистрационной карточки.

При заполнении одного экземпляра карточки она учитывает­ ся в контрольном (контрольно-учетном) журнале. Журнал пред­ назначен для обеспечения последовательности присвоения доку­ ментам учетных номеров, контроля за наличием документов и карточек, ускорения их поиска и внесения отметок о местонахож­ дении документа. В журнале напротив учетного номера докумен­ та указывается фамилия исполнителя, расписавшегося в карточ­ ке за его получение.

При заполнении двух экземпляров карточки все указанные сведения фиксируются во втором экземпляре карточки, а функ­ цию контрольного журнала выполняет валовая (нумерационная) учетная картотека. Перемещение конфиденциальных документов и учетных карточек между работниками службы КД фиксируется

впередаточном журнале.

Внекрупных организациях, имеющих небольшой объем кон­ фиденциальных документов, как правило, кратковременного пе­ риода ограничения доступа, учет этих документов может осуще­ ствляться в соответствии с правилами и в учетных формах откры­ того делопроизводства.

Однако в этом случае конфиденциальные документы допол­ нительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за их сохранностью, движением и наличием, а также своевремен­ ным снятием грифа конфиденциальности. Перемещаются и хра­ нятся эти документы отдельно от документов всего потока.

Вучетных формах не разрешается делать какие-либо исправ­ ления с помощью корректирующей жидкости или подчистки брит­ вой. Исправление аккуратно вписывается работником службы КД рядом или выше ошибочной записи и заверяется его подписью; ошибочная запись зачеркивается одной чертой.

231

Значительное место в обработке конфиденциальных докумен­ тов занимает инвентарный (списочный, перечневый) учет.

На инвентарный учет берутся следующие конфиденциальные документы:

—не включенные в номенклатуру дел и не подлежащие под­ шивке в дела, например сброшюрованные документы, докумен­ ты большого формата, чертежно-графические, научно-техничес­ кие документы, фотографии, рисунки, в том числе являющиеся приложениями к основным документам или сопроводительным письмам;

—изъятые по какой-либо причине из дела, переведенные на вьщеленное хранение и образовавшие самостоятельное дело, пап­ ку, альбом, например особо ценные документы, документы более широкого доступа, чем другие документы дела, и др.;

—технические носители информации (чистые и с записанной информацией), например дискеты, видео- и аудиокассеты, кассе­ ты с фотопленкой и др.;

—бумажные носители информации особо ценных докумен­ тов для составления черновиков, оригиналов и подлинников до­ кументов, например блокноты с отрывными листами, рабочие тетради, отдельные листы бумаги и др.;

—при необходимости — журналы учета документов и учет­ ные картотеки, картотеки учета вьщачи дел и документов, закон­ ченные производством дела.

Картотека (журнал, опись) инвентарного учета конфиденци­ альных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предьщущих лет. Инвентарный номер ука­ зывается на документе в верхнем левом углу на первом и титуль­ ном листах, например: "Инв. № _ , дата". Одновременно может формироваться электронная инвентарная опись конфиденциаль­ ных документов.

Автоматизированный учет конфиденциальных документов предусматривает следующие процедуры:

—подготовка документов к вводу в ЭВМ;

—ввод исходных сведений о документах в автоматизирован­ ный банк данных;

232

—ввод в рабочий автоматизированный банк данных элект­ ронных документов, документов на магнитных носителях и пу­ тем сканирования — бумажных документов;

—распечатка на бумажном носителе (карточке) исходных учет­ ных сведений о документе, при необходимости распечатка на бу­ мажном носителе копий электронных документов;

—ежедневная проверка правильности регистрами докумен­ тов и их наличия;

—изготовление на учтенной дискете страховой копии доку­ мента, поступившего по линии электронной почты;

—обозначение на бумажном документе или сопроводитель­ ном письме к дискете отметки о вводе документа в базу данных с указанием его учетного (поискового) номера;

—подшивка бумажного документа и бумажной копии элект­ ронного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел службы КД и помещение страховых дискет (в том числе копий поступивших дискет) в ячейку места хранения.

На основе применяемых традиционных и электронных регис­ трационных форм создается справочно-информационный банк данных (учетный аппарат), который предназначен для контроля за сохранностью документов, накопления и систематизации ис­ ходных данных о документах, актуализации массивов информа­ ции — внесения в учетные формы рабочих сведений в процессе исполнения или использования документов, обеспечения контро­ ля за исполнением документов и проверки их наличия.

Банк данных по документам должен:

—содержать полные и достоверные данные о всех конфиден­ циальных документах;

—иметь единообразную схему построения;

—иметь учетные формы, наименования граф в которых правиль­ но сформулированы и однозначно понимаются сотрудниками;

—отличаться минимальной трудоемкостью при формирова­ нии и ведении;

—обеспечивать сопоставление учетных номеров при перево­ де документа с одного вида учета на другой;

—вестись по месту хранения документов.

233

Задачи справочно-информационного банка данных решают­ ся с помощью двух обязательных технологических элементов: а) формирование банка и б) ведение (актуализация) банка. Банк может быть традиционным и автоматизированным.

Традиционный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам независимо от вида учета обыч­ но включает в себя:

—журналы учета документов по видам учета или учетную ва­ ловую картотеку с разделами неисполненных (для вторых экземп­ ляров карточек) и исполненных (для первых отработанных экзем­ пляров карточек) документов, в которой карточки в разделах рас­ полагаются в последовательности учетных номеров документов;

—учетную картотеку на неисполненные документы, в кото­ рой первые экземпляры карточек располагаются по исполните­ лям (картотека "За исполнителями");

—справочную картотеку на исполненные документы, в кото­ рой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагают­ ся по корреспондентам или другому удобному для использова­ ния признаку, например по рубрикам номенклатуры дел;

—кодификационную картотеку по распорядительным доку­ ментам;

—контрольную картотеку, в которой дополнительные экзем­ пляры карточек располагаются по срокам исполнения докумен­ тов;

—передаточный журнал для фиксирования факта перемеще­ ния документа и учетной карточки с одного участка службы КД на другой, от одного работника этой службы другому.

В небольших фирмах три картотеки могут объединяться в одну, использующую различные классификационные схемы.

Например, может формироваться учетно-справочная картоте­ ка со следующими разделами:

а) "За исполнителями", б) учетный валовой раздел для карточек на все конфиденци­

альные документы, в) справочный раздел на исполненные документы, в котором

карточки располагаются по рубрикам номенклатуры дел.

234

Первый и второй экземпляры карточки помещаются одновре­ менно в первые два раздела. Второй раздел является описью кон­ фиденциальных документов фирмы. После исполнения докумен­ та карточка из первого раздела перемещается в третий раздел кар­ тотеки. Может применяться схема систематизации карточек сразу же в соответствии с рубриками номенклатуры дел (при нумера­ ции документов отдельно по каждому делу).

Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам принципиально не отличается от аналогичных систем, оперирующих открытой информацией и документами и широко использующихся фирмами. Конфиденци­ альные электронные документы и электронные аналоги бумаж­ ных документов на любом носителе, в том числе поступившие по защищенной линии электронной почты, подлежат строгому уче­ ту, как и традиционные бумажные конфиденциальные докумен­ ты и материалы.

В автоматизированных системах дополнительно должен быть организован учет состава и динамики актуализации всех машин­ ных массивов документов, всех типов магнитных носителей ин­ формации и записанных на них документов. Любая операция с электронным документом, выполняемая как в службе 1СД, так и пользователями, подлежит фиксированию в учетной форме, ма­ шинном журнале и подтверждается подписью одного или двух сотрудников.

Автоматизированный справочно-информационный банк дан­ ных должен иметь следующие основные электронные учетные массивы:

—инвентарную валовую опись традиционных, электронных

ииных конфиденциальных документов фирмы с указанием их ме­ стонахождения или валовые описи учетных карточек документов по видам учета (контрольные журналы);

—массивы электронных учетных карточек документов по ви­ дам учета;

—массив электронных карточек учета вьщачи документов по видам учета (если такие карточки предусмотрены технологией);

235

—описи рабочего и архивного массивов электронных конфи­ денциальных документов по каждому компьютеру;

—массив учетных карточек (описей) магнитных носителей с перечислением документов, записанных на каждом носителе;

—описи документов (на любых носителях), находящихся у ру­ ководителей и исполнителей (по фамилиям).

Учетную и страховую функцию, а также функцию обеспече­ ния персональной ответственности за сохранность документов и конфиденциальность информации могут выполнять следующие традиционные массивы, сформированные на основе бумажных экземпляров (распечаток, машинограмм) электронных массивов:

—страховая учетная валовая картотека бумажных экземпля­ ров электронных карточек документов;

—картотека "За исполнителями" для бумажных экземпляров электронных карточек учета выдачи документов;

—картотека учетных карточек (описей) магнитных носителей информации.

Кроме того, составляется комплект постоянно обновляемых и достоверных дубликатов (страховых и резервных) всех магнит­ ных носителей, на которых записаны сведения о конфиденциаль­ ных документах или сами документы. Заполняется также машин­ ный журнал (протокол) учета работы ЭВМ и выполняемых дей­ ствий с документами.

Рабочие сведения вносят первоначально в электронные учет­ ные формы и описи документов, а затем в службе КД допечатываются на принтере в бумажные экземпляры этих форм и описи до­ кументов, находящихся у руководителей и исполнителей.

Следует иметь в виду, что при технологическом различии ав­ томатизированных систем в электронных документах и учетных формах пользователи могут ставить электронную подпись и ежед­ невный код, а в бумажных экземплярах электронных документов и учетных форм — указывать фамилию и ставить традиционную подпись.

Совмещать где-либо эти два вида подписи не допускается. Ввод в автоматизированный банк данных текста электронного конфи­ денциального документа, документа с дискеты и текста бумажного

236

документа выполняется в тех автоматизированных системах, кото­ рые имеют специальное сертифицированное программное обеспе­ чение и защищены соответствующими аппаратными средствами.

Заключительная процедура любой технологической системы учета конфиденциальных документов — контроль процесса реги­ страции и сохранности документов и учетных форм на каждом участке службы КД.

Цель процедуры — ежедневная проверка вторым работником службы соответствия состава документов, подлежащих учету, со­ ставу реально учтенных документов. Контроль распространяется на все виды документов на любых носителях, в том числе посту­ пивших по линии защищенной компьютерной связи в локальной сети, электронной или факсимильной почте.

Контролируется наличие самих документов или правильность внесения отметок в учетные формы о передаче документов на рас­ смотрение, исполнение и выполнение других действий. Факт кон­ троля подтверждается подписью второго работника службы КД в учетных формах.

6.1.2. Учет, передача поступивших конфиденциальных документов на рассмотрение и исполнение

В открытом делопроизводстве поступившие в организацию пакеты, конверты и другие почтовые отправления никогда не ста­ вятся на индивидуальный учет, а возможная утеря конверта с до­ кументами или некомплектность документа в конверте обычно не являются предметом большого беспокойства. Иначе обстоит дело с поступающими пакетами и конвертами, содержащими кон­ фиденциальные документы.

Правильная организация работы с этими пакетами и предотв­ ращение последующей реальной опасности утраты (утери, кра­ жи, уничтожения, подмены) этих документов и несанкциониро­ ванного ознакомления с ними становятся крайне актуальной за­ дачей. Основу ее решения составляет выполнение комплекса технологических процедур: прием пакетов, их учет, распределе­ ние и вскрытие пакетов, вьщеление из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала уче­ та пакетов.

237

в процессе выполнения указанного комплекса процедур осу­ ществляются:

—контроль сохранности, целостности и комплектности доку­ ментов, установление возможного факта несанкционированного вскрытия пакета на пути его следования от отправителя до адресата;

—документированное удостоверение факта получения паке­ та с конфиденциальными документами от службы доставки с це­ лью предотвращения утраты документов после вскрытия пакета;

—формирование исходной учетной базы для последующей ре­ гистрации документов и фиксирования их местонахождения;

—учет документов, присланных во временное пользование (для согласования, ознакомления и т. п.);

—исключение возможности ознакомления работников служ­ бы КД с документами, составляющими особую ценность или име­ ющими пометку "Лично";

—предотвращение утраты документов или их частей за счет неполного изъятия их из пакетов;

—контроль соответствия количества поступивших докумен­ тов количеству документов, переданных на регистрацию;

—установление связи исходящего номера поступившего до­ кумента с его регистрационным входящим номером и номером в передаточной учетной форме (журнале);

—обеспечение проверки наличия документов, зарегистриро­ ванных в журнале (описи) учета пакетов.

Поступающие пакеты, конверты до их вскрытия и незаконвертованные документы должны быть зарегистрированы в традици­ онном или электронном журнале (описи) учета пакетов. Запись, сделанная в журнале, документирует факт доставки пакета или документа и является первоисточником, основанием для после­ дующего контроля полноты состава зарегистрированных доку­ ментов.

Графы журнала учета пакетов делятся на три части:

а) исходные сведения о пакетах (наименование и номер доставочного документа — реестра, расписки и др.; количество паке­ тов или незаконвертованных документов, их экземпляров; под­ пись курьера, нарочного),

238

б) исходные сведения о документах (порядковый номер паке­ та или незаконвертованного документа; номер документа, указан­ ный на пакете; откуда поступил документ; количество листов в документе; входящий номер документа; подпись работника служ­ бы 1СД, подтверждающего получение пакета или документа; дата),

в) рабочие сведения (инвентарный или другой регистрацион­ ный номер документа; отметка о возврате ошибочно присланных документов; отметка об отправлении или возврате документов).

Все пакеты, конверты, а также незаконвертованные докумен­ ты, поступающие по любой линии связи (в том числе получаемые от посетителей), должны приниматься только работником служ­ бы КД, а в небольших фирмах — секретарем-референтом первого руководителя.

Это связано прежде всего с трудностью вьщеления конфиден­ циальных документов из общего потока корреспонденции — как правило, на пакетах, конвертах и часто на самих документах от­ правитель не ставит гриф конфиденциальности.

Подобное явление объясняется не только сугубо индивидуаль­ ным подходом отправителя к присвоению информации статуса конфиденциальной, но и его нежеланием обращать внимание по­ сторонних лиц на гриф ограничения доступа.

Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предваритель­ ное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспон­ денции фирмы выполняется указанным работником, хорошо зна­ ющим структуру фирмы, функции структурных подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации. Вскрыва­ ются все конверты (кроме имеющих пометку "Лично").

Поступившие электронные документы первоначально вводят­ ся в предварительный массив компьютера этого работника с це­ лью выполнения перечисленных процедур. Вводить электронные документы, а также электронные аналоги бумажных документов до регистрации сразу в рабочий массив компьютера не допуска­ ется.

Изъятые из пакетов и конвертов поступившие документы ра­ ботник делит на две группы: имеющие гриф (пометку) ограниче­ ния доступа и не имеющие такого грифа (пометки). Документы

239