17. Электронные таблицы, основные характеристики электронных таблиц в Microsoft Excel. Обзор основных пунктов меню и панелей инструментов в Microsoft Excel.

Термин "электронная таблица" используется для обозначения простой в использовании компьютерной программы, предназна­ченной для обработки данных. Обработка включает в себя:

         проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;

         исследование влияния различных факторов на данные;

         решение задач оптимизации;

         получение выборки данных, удовлетворяющих определен­ным критериям;

         построение графиков и диаграмм;

         статистический анализ данных.

Основное достоинство и отличие электронных таблиц заключает­ся именно в простоте использования средств обработки данных. И хотя средства обработки данных по своим возможностям могут сравниться с базами данных, работа с ними не требует от пользователя специальной подготовки в области программирования.

При запуске Excel на экране появляется рабочая книга «Книга1», содержащая несколько рабочих листов.

Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов. В этих таблицах хранятся данные, с которыми Вам предстоит работать.

Вы можете вводить в таблицы любую информацию: текст, числа, даты и время, формулы, рисунки, диаграммы, графики. Вся вводимая информация может быть обработана при помощи спе­циальных функций.

Приведем ряд примеров обработки информации.

В таблице могут находиться данные о сотрудниках Вашей фирмы: фамилия, имя, отчество, дата рождения, стаж работы, семейное положение, объем выполняемой работы. Из введенной информации при помощи функций Excel Вы можете получать ответы на самые разнообразные вопросы. Сколько сотрудников в возрасте от 35 до 40 лет? Какой объем работ выполняют сотруд­ники моложе 30 лет? Есть ли связь между семейным положением и объемом выполняемой работы?

Пусть в таблице имеются данные о результатах продаж сети магазинов. Из введенной информации при помощи функций Excel Вы сможете узнать, какой товар, за какой период лучше всего продавался, какая группа товаров из ассортимента плохо продается, кто дает наибольшую выручку, а у кого самое высо­кое отношение между полученной выручкой и издержками. Вы можете исследовать тенденцию продаж любой группы товаров.

 Назначение кнопок панели инструментов Стандартная

Кнопка	Название	Назначение
	Создать	Создает новую рабочую книгу
	Открыть	Выводит окно диалога Открыть, в котором можно открыть тре­буемую рабочую книгу
	Сохранить	Сохраняет изменения, внесенные в активную рабочую книгу
	Сообщение	Отправляет сообщение электрон­ной почты с содержимым теку­щего листа в качестве основного текста
	Печать	Выводит активную рабочую кни­гу на печать. При этом исполь­зуются параметры, предвари­тельно определенные в окнах диалога ПечатьиПараметры страницы
	Предварительный просмотр	Выводит каждую страницу в том виде, в котором она будет напе­чатана на принтере. Строка со­стояния в нижней части экрана показывает номер текущей стра­ницы и суммарное число страниц для вывода данного листа
	Орфография	Проверяет орфографию текста на рабочих листах и диаграммах, включая текст в текстовых полях, на кнопках, в колонтитулах и т. д.
	Вырезать	Удаляет выделенный текст или выделенные объекты и помещает их в буфер обмена
	Копировать	Копирует в буфер обмена выделенный текст или выделенные объекты, не удаляя из таблицы
	Вставить	Копирует содержимое из буфера обмена
	Формат по образцу	Копирует только форматы выделенных ячеек или объектов
	Отменить	Отменяет последнюю выбранную команду, если это возможно, или удаляет последнюю введенную информацию
	Вернуть	Отменяет действие последней команды Отменить, если это возможно, включая любые установки параметров в окнах диалога
	Автосумма	Автоматически вызывает функцию СУММи предлагает интервал суммирования
	Вставка функции	Открывает окно диалога Мастер функцийи вставляет выбранную функцию в строку формул или активную ячейку
	Сортировка по возрастанию	Сортирует текущий список, расположенный в столбце, в порядке от наименьшего значения к наибольшему
	Сортировка по убыванию	Сортирует текущий список, рас­положенный в столбце, в порядке от наибольшего значения к наименьшему
	Мастер диа­грамм	Запускает Мастер диаграмм, который помогает создать новую диаграмму
	Рисование	Выводит на рабочий лист панель инструментов Рисование
	Масштаб	Позволяет изменить масштаб выведенного на экран листа и получить наиболее подходящий уровень детализации
	Справка	Добавляет к курсору мыши во­просительный знак"?". Переме­щая кнопку, можно получить информацию о командах и эле­ментах экрана. Для этого нужно установить в требуемое место указатель мыши и нажать левую кнопку мыши

18 Ввод, редактирование и форматирование инормации в ME. Создание формул в ME.

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула (функция). Тип данных определяется автоматически при вводе. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, числовые – по правому. Ввод формул всегда начинается со знака равенства.

Ввод данных осуществляется непосредственно в активную ячейку или в строку формул. Место ввода отмечается курсором. Чтобы завершить ввод используют клавишу ENTER или используют кнопку ввод на панели формул, можно щелкнуть мышью в другой ячейке.

Форматирование данных – выбор формы представления данных в ячейке. Чтобы изменить формат отображения данных используют команду Формат – Ячейки…Вкладки этого диалогового окна позволяют также задавать метод выравнивания текста, его направление, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет, объединять ячейки и переносить содержимое ячеек по словам, установить защиту ячеек и скрыть формулы (только после установки защиты листа: Сервис – Защита - Лист).

Редактировать данные можно в строке формул или в ячейке. Для редактирования в ячейке надо щелкнуть по ней дважды. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул.

Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DEL. Очистить содержимое и форматы можно также командой меню Правка – Очистить.

В таблицу можно добавлять строки и столбцы (Вставка-Строки, Вставка-Столбцы), также удалять строки, столбцы и ячейки (Правка – Удалить).

Перемещать и копировать содержимое ячеек или диапазона можно двумя способами: командой Правка-Вырезать (Копировать), Правка-Вставить; второй способ – установить указатель мыши на границу выделенного блока или ячейки таким образом, чтобы он превратился в стрелку и переместить блок в нужную позицию. Для выбора способа выполнения операции и для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши.

При копировании (перемещение) через буфер обмена для управления способом вставки можно использовать команду Правка-Специальная вставка. При этом открывается диалоговое окно Специальная вставка в котором можно задать правила вставки данных из буфера обмена: выбрать что вставлять (все, форматы, формулы, значения и др.) произвести некоторые операции (сложение, вычитание, умножение, деление), транспонировать, вставить связь.

Создание и примеры формул Excel

Формулы это то, что сделало таблицы Excel настолько популярными. Создания формул дают возможность мгновенно видеть результат расчетов при изменении любой информации в ячейках.

Основы создания формул в Microsoft Excel

Все формулы начинаются со знака равенства «=».

После знака равенства вводится сама формула, с числами или номерами ячеек.

Использование двоеточия «:» позволяет получить диапазон ячеек для формулы.

Данные функций (числа или ячейки) заключаются в скобки «()».

Примеры формул Excel

=10+3*5

Простой пример формулы. Формула добавляет 10 к произведению 3 и 5.

=СРЗНАЧ(D4;D5)

Формула отображает среднее значение чисел в ячейках D4 и D5. Например, если вам нужно узнать среднее значение чисел в ячейках от А1 до А30, то вам нужно ввести: =СРЗНАЧ(A1:A30).

=СЕГОДНЯ()

Эта функция возвращает сегодняшнюю дату.

=МАКС(M15:M18)

Функция, которая покажет вам максимальное число в диапазоне ячеек от M15 до M18. Также можно узнать минимальное число диапазона ячеек, для этого введите: =МИН(M15:M18).

=СУММ(A1+A2)

Функция суммирует числа в ячейках А1 и А2.

=СУММ(A1:A27)

Функция суммирует все числа в диапазоне ячеек от А1 до А27.

=СУММ(A1,A2,A5)

Добавляет ячейки А1, А2 и А5.

=СУММ(A2-A1)

Вычитание ячеек.

=СУММ(A2/A1)

Деление ячеек.

19 операции копирования, перемещения и заполнения, в Microsoft Excel. Построение диаграмм.