Состав работ:

• изучение содержания труда по видам работ аппарата управления,

• выявление типичной технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ,

• пооперационный анализ содержания труда по видам работ и категориям сотрудников;

• выявление затрат рабочего времени сотрудников аппарата управления;

• анализ затрат рабочего времени и трудоемкости выполнения отдельных видов работ;

• изучение планировки служебных помещений, организации рабочих мест и условий труда.

«Для обобщения и систематизации данных…составляют типовые технологические карты, оперограммы процессов работы и сводные таблицы, характеризующие распределение рабочего времени и условий труда сотрудников аппарата».¹⁶

Источниками сведений при детальном рабочем обследовании содержания и организации труда и загрузки рабочего времени сотрудников являются:

• положения, приказы, инструкции и другие нормативные материалы, определяющие состав работ структурных подразделений аппарата;

• планы работ и отчеты о их выполнении (за ряд лет);

• материалы (справки, отчеты) различных комиссий, контрольных инспекций, проверок работы аппарата или его отдельных подразделений по различным вопросам и направлениям;

• должностные характеристики сотрудников;

• протоколы производственных совещаний, собраний, обсуждавших ход и результаты работы;

• дела, находящиеся в структурных подразделениях, у отдельных исполнителей и в архиве;

• материалы изучения и анализа документооборота, документирования и документационного обслуживания аппарата;

• наблюдения и беседы.

Таким образом, массив предварительной информации об объекте можно получить, опираясь лишь на исследование документальных источников.

Основными методами изучения затрат рабочего времени являются: фотографирование рабочего дня сотрудников, анкетирование и интервьюирование. Для изучения отдельных операций – хронометраж, а для изучения отдельных видов работ – моментальные наблюдения. В учебниках по социологии содержатся подробные пояснения по методам опросов, в том числе по анкетированию и основным вариантам интервью. Поэтому здесь остановимся кратко на фотографии рабочего дня и моментальных наблюдениях. Фотография рабочего дня имеет две формы реализации: собственно фотография (ФРД) и самофотография рабочего дня. Суть самофотографии рабочего дня состоит в том, что затраты рабочего времени учитываются при использовании этого метода самим работником.

Учет затрат времени осуществляется с использованием специально составляемой карты (листа), в которой фиксируется производимый вид работ, время начала и окончания работ в часах и минутах. Назначение карты ФРД состоит в установлении соответствия /несоответствия нормативно установленных и фактически выполняемых видов работ, реальных затрат рабочего времени на их выполнение (периодичность, объем документирования, состав исполнителей). Надежность сведений, фиксируемых в карте, обеспечивается длительностью –10-15 дней – съема информации и дополняющими их сведениями из интервью и моментальных наблюдений. Последние призваны установить не длительность тех или иных видов работ, а факт их выполнения определенными работниками в определенное время.

В специальных работах, посвященных технологии управления, по-разному определяется состав требований к формированию технологии управления. Однако минимальный состав требований в виде принципов проектирования обычно стабилен. Логика выполнения процесса работы должна отвечать 6 основным принципам организации труда: специализация; пропорциональность; параллельность; прямоточность; непрерывность; ритмичность.¹⁷

Поскольку технология управления создается для обеспечения производительности и других экономических характеристик, формулируют обычно и дополнительные условия, требования к технологии управления:

«1. Единство технологического процесса (сочетание различных работ без помех).

2. Непрерывность технологического процесса.

3. Минимальная стоимость и трудоемкость технологических процессов управления.

4. Минимальная сложность технологического процесса (зависит от количества технологических операций).

5. Равномерность загрузки аппарата управления.

6. Обеспечение необходимой надежности технологии управления»¹⁸.

Подробный перечень принципов проектирования технологиии управления формулирует в своей работе Ю.Ю.Екатеринославский, выделяя несколько групп принципов, в зависимости от их назначения. Содержание требований требует дополнительных пояснений, которые дает автор. Принципы проектирования технологии управления предполагают проведение следующих действий и решение задач соответственно:

Принцип оперативности:

• типизация организационных алгоритмов и процедур;

• использование рациональных приемов выполнения управленческих операций;

• укрупнение операций и их блоков;

• механизация и автоматизация выполнения операций;

• рациональная организация документооборота.

Принцип устойчивости:

- взаимозаменяемость блоков управленческих процедур при изменении

признаков ситуаций;

- единая структура информационной базы;

• взаимозаменяемость персонала;

• использование единого носителя информации;

• применение многофункциональных технических средств управления;

• повышение квалификации управленческого персонала.

Принцип регламентации:

• соблюдение иерархических и функциональных связей системы управления;

• стабильность хозяйственных связей;

• правовая регламентация;

• регламентация процедур;

• регламентация операций.

Принцип экономичности:

• экономия трудовых и материальных ресурсов;

• использование управленческого персонала в соответствие с квалификацией;

• равномерная загрузка управленческого персонала;

• разработка универсальных программ и методик.¹⁹

Результатом проведенных работ по анализу и оргпроектированию процессов управления является знание о структуре затрат труда работников аппарата управления, уровне рациональности их распределения по видам работ и подразделениям, соотношении нормативных предписаний и фактического положения дел, квалификационных характеристиках персонала управления и др. Часто в результате выполнения работ по проектированию приходится корректировать реальную кадровую, правовую, технологическую структуры управления, устраняя выявленные отклонения от стандартов.

Основные показатели, которые требуют текущего технологического контроля управления – это объем и скорость документооборота, уровень исполнения решений, уровень трудовой загрузки отдельных должностей и подразделений, ритмичность управленческого труда и его цикличность и др. Вместе с тем, следует констатировать, что значительные трудности для руководителей органов управления представляет определение показателей такого контроля. Примером может быть показатель измерения производительности управленческого труда, качества выполнения отдельных функций, надежность технологии управления, объем аналитической работы и уровень (объем) контроля в организации и целый ряд других.

Трудности, встающие перед руководителем в выявлении количественных параметров этих показателей, носят главным образом не расчетный характер. Главную сложность представляет операционализация понятий – перевод абстрактных понятий в термины действий и придание им количественного выражения, значения. Примером может быть структуризация целей и формулирование функций по каждой из них, определение состава задач в рамках выполнения каждой из функций управления, распределение задач подразделения на функции работников, а функций должностей – на служебные обязанности исполнителей и т.п. В решении этих проблем руководители должны получать помощь специалистов в области научной организации управленческого труда – организационного проектирования.

Вопросы по теме:

1. Каков состав основных элементов технологии управления?

2. Каков состав и содержание основных технологических принципов?

3. Каковы особенности технологий управления?