Практическая работа Автоматизация расчётов отс в среде excel2007

Задача. Автоматизировать расчёт общего трудового стажа на основе записей Трудовой книжки.

Порядок выполнения практической работы

Формирование таблицы.

2. Запустите процессор Ехсеl2007.

3. Введите заголовок к таблице:

• для 1-ой строки заголовка установите указатель в ячейку А1 и наберите с клавиатуры Автоматизация расчёта общего трудового стажа, нажмите Enter.

• для 2-ой строки заголовка введите в ячейку А2: Работу выполнил(а) студент(ка) …группы …,

4. Установите размеры столбцов А, В, С, D, Е равные 13 пт:

вкладка Главная, панель Ячейки, кнопка Формат

• в окне Размер ячейки пункт Ширина столбца,

5. Выполните форматирование заголовка таблицы:

• выделите диапазон ячеек А1:Е1;

• нажмите кнопку «Объединить и поместить в центре», вкладка Главная, панель Выравнивание.

• также в строке 2.

6. Установите для наименований граф режим переноса текста при достижении правого края ячейки:

• Выделите диапазон ячеек А4:D4,

• вкладка Главная, панель Выравнивание, кнопка в правом нижнем углу панели в виде стрелки, для открытия соответствующего диалогового окна,

• в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание в области Отображение установите флажок Переносить по словам; OK.

• Выделите диапазон D12:Е12,

• вкладка Главная, панель Выравнивание, кнопка Перенос текста в правом верхнем углу панели.

7. Введите заголовки столбцов шапки таблицы в соответствии со следующими рекомендациями:

Текущая ячейка	Набираемый текст
А4	№ п/п
В4	Дата принятия на работу.
С4	Дата увольнения с работы
D4	Период работы в днях
А9	Итого (дн)
С11	ОТС (дн.)
С12	ОТС в т.ч.:
D12	автоматизированный расчёт
Е12	расчёт на калькуляторе
С13	лет
С14	месяцев
С15	дней

8. Разлинуйте таблицу:

• Выделите диапазоны ячеек А4:D9 и С11:Е15,

• Раскройте список кнопки Изменение границ выделенных ячеек на панели Шрифт вкладки Главная , выберите вариант Все границы для одновременного рисования внутренних и внешних границ в диапазоне ячеек.

Заполнение таблицы исходными данными

9. Пронумеруйте строки графы № п/п, используя функцию автозаполнения ячеек:

• в ячейку А5 введите 1,

• установите указатель в выделенной ячейке на маркер в правом нижнем углу. Указатель мыши примет форму креста.

• Удерживая левую клавишу мыши при нажатой клавише Ctrl, протащите указатель по диапазону А5:А8.

10. В графы Дата принятия на работу и Дата увольнения с работы введите исходные данные для расчёта, скопировав их из файла ОТСggnn.

11. Установите общий формат для чисел в диапазонах В9:С9 и D5:D10 кнопкой Числовой формат вкладки Главная на панели Число.

12. Для сохранения документа в файле:

• Кнопка «Office» в левом верхнем углу, пункт меню Сохранить как,

• в окне Сохранение документа в поле Имя файла наберите Excelggnn-стаж (где gg - номер группы, nn - номер по порядку в журнале); в окне Папка выберите вашу личную папку , откройте её,

• кнопка Сохранить.

Ввод формул в таблицу

13. В клетку D5 введите формулу расчёта первого периода работы в днях в виде =С5-В5 в следующей последовательности:

• наберите на клавиатуре = (знак «равно»)

• выделите щелчком мыши ячейку С5

• наберите на клавиатуре - (знак «минус»)

• выделите щелчком мыши ячейку В5,

• Enter.

14. Заполните оставшиеся периоды работы, используя функцию автозаполнения для копирования формул:

• Выделите ячейку D5 ,

• установите указатель в выделенной ячейке на маркер в правом нижнем углу, указатель мыши примет форму креста.

• Удерживая левую клавишу мыши, протащите указатель по диапазону D5:D8.

15. Установите курсор в клетку В9 и выполните следующие действия:

• Выделите диапазон В5:В8

• вкладка Главная, на панели Редактирование нажмите кнопку Сумма

• Enter.

Введённую формулу, =СУММ(B5:B8), можно видеть в строке формул, в ячейке В9 – результат.

Если результат выглядит как дата, то верните общий формат.

16. Заполните оставшиеся итоговые суммы, используя функцию автозаполнения ячеек:

• Выделите ячейку В9 ,

• установите указатель в выделенной ячейке на маркер в правом нижнем углу, указатель мыши примет форму креста.

• Удерживая левую клавишу мыши, протащите указатель вправо по диапазону В9:D9

17. В клетку D11 введите формулу расчёта ОТС (дн.), выделяя адреса ячеек щелчком мыши, в виде =C9-B9.

18. В клетку D13 введите формулу расчёта лет в следующей последовательности:

• На вкладке Формулы, на панели Библиотека функций раскройте список кнопки Математические и выберите ЦЕЛОЕ;

• в диалоговом окне Аргументы функции:

в поле Число введите D11/365, выделив щелчком мыши ячейку D11;ОК

Введённую формулу =ЦЕЛОЕ(D11/365), можно видеть в строке формул, в ячейке D13 – результат.

19. В клетку D14 введите формулу расчёта месяцев в следующей последовательности:

• На вкладке Формулы, на панели Библиотека функций раскройте список кнопки Математические и выберите ОСТАТ;

• в диалоговом окне Аргументы функции:

в поле Число введите D11, выделив щелчком мыши ячейку D11;

в поле Делитель введите 365, ОК

• в строке формул отредактируйте формулу:

1. доберите в конце /30,

2. возьмите всё выражение после знака равно в скобки,

3. после знака равно впишите ЦЕЛОЕ

4. Enter

Введённая формула, =ЦЕЛОЕ(ОСТАТ(D11;365)/30), - в строке формул, в ячейке D14 – результат расчёта.

20. В клетку D15 введите формулу расчёта дней:

• На вкладке Формулы, на панели Библиотека функций раскройте список кнопки Математические и выберите ОСТАТ;

• в диалоговом окне Аргументы функции:

в поле Число введите D11, выделив щелчком мыши ячейку D11;

в поле Делитель введите 365, ОК

• в строке формул отредактируйте формулу:

1. доберите в конце ;30,

2. возьмите всё выражение после знака «равно» в скобки,

3. после знака «равно» впишите название функции ОСТАТ

4. Enter

Введённая формула, =ОСТАТ(ОСТАТ(D11;365);30), - в строке формул, в ячейке D15 – результат расчёта.

21. Включите режим просмотра формул : для этого на вкладке Формулы на панели Зависимости формул нажмите кнопку Показать формулы;

22. Выключите режим просмотра формул клеток, отжав кнопку Показать формулы

23. Перенесите результаты ручного расчёта ОТС на калькуляторе в соответствующие клетки столбца Е.

Стилевое оформление таблиц

24. Выполните форматирование заголовка таблицы:

• Разместите 1-ую строку по центру всех граф документа в диапазоне А1:Е1, шрифт - Times New Roman (TNR), начертание – курсив, размер – 14, цвет – тёмно-синий стандартный; OK.

• Выполните форматирование шапок таблиц (заголовки столбцов): Полужирный, TNR, 12, кнопки «По середине», «По центру» на панели Выравнивание вкладки Главная.

25. Выполните форматирование рабочих строк таблиц: шрифт TNR, 12, обычный.

Построение диаграммы

26. Выделите исходные данные по периодам работы В5:D8 и постройте объёмную круговую диаграмму в следующей последовательности:

• На вкладке Вставка, панель Диаграммы нажмите кнопку Круговая, вид диаграммы –Объёмный вариант круговой диаграммы.

• На панели названий окна при выделенной диаграмме появляется раздел Работа с диаграммами, там на вкладке Конструктор, на панели Макеты диаграмм выберите Макет1.

• Активизируйте щелчком мыши область Название диаграммы и введите название диаграммы – «Удельный вес отдельного периода в ОТС».

• Левой клавишей мыши переместите диаграмму вправо от таблиц так, чтобы не закрывала содержимое таблиц.

27. На вкладке Макет на панели Текущий фрагмент ознакомьтесь с каждым элементом данного вида диаграммы, выделяя его по очереди из списка Элементы диаграммы и для каждого элемента данного вида диаграммы в списке выполните:

• Нажать кнопку Формат выделенного фрагмента этой же панели,

• В открывшемся окне выбрать Цвет границы, Сплошная линия, Цвет – красный

• Закрыть окно

28. Из быстрого меню для диаграммы выберите пункт Поворот объёмной фигуры, измените поворот осей Х и Y для удобства чтения надписей и восприятия объёмной фигуры

29. Чтобы подписи данных не перекрывали друг друга, переместите их левой клавишей мыши в удобное для обзора место за пределы ряда.

30. Щёлкните правой клавишей мыши по одной из подписи данных, на появившейся панели инструментов соответствующими кнопками установите Шрифт: TNR, 12, стандартный тёмно-синий, добавьте Заливка градиентная, от центра, цвет заливки - произвольный

31. Щёлкните правой клавишей мыши по заголовку диаграммы, в появившемся меню выберите Шрифт в поле Подчёркивание одноимённой вкладки выберите Пунктирная линия, на вкладке Межзнаковый интервал в поле Интервал выберите Разреженный на: 1, TNR, 14.

32. Выделите любую клетку за пределами диаграммы и в режиме предварительного просмотра оцените внешний вид работы (кнопка «Office», в меню Печать выбрать пункт Предварительный просмотр). Для того, чтобы оформить работу на одном альбомном листе формата А4:

• воспользуйтесь кнопкой Параметры страницы (настройте Ориентация – альбомная),

• на вкладке Просмотр установите режим Показать поля (переместите левое или правое, нижнее или верхнее поля)

• закройте окно предварительного просмотра.

33. Сохраните документ в личной папке.