58. Подготовка и проведение переговоров в организации.

Всякий раз, когда двум или более людям необходимо прийти к согласию, и условиях договоренности еще не выявлены, они должны проводить переговоры.

Переговоры – обмен мнениями с определенной деловой целью.

Переговоры – взаимное общение с целью достижения совместного решения.

Цель любых переговоров – получение коммуникативного эффекта в виде уточнения позиции, выяснения мнений противоположной стороны, снижение противоречия, принятия опред решения.

Любые переговоры требуют серьезной подготовки

Подготовка переговоров

При подготовке к переговорам необходимо уделить внимание следующим пяти аспектам: содержанию переговоров, атмосфере, в которой будут происходить переговоры, силовому балансу, клиентам и процедурам.

I. На подготовительном этапе можно выделить 3 ступени:

1) Диагноз: сбор и обмен информацией по содержанию переговоров, атмосфере, в которой будут происходить переговоры, силовому балансу, клиентам.

2) Цель: определение желаемых нами результатов.

3) Процедуры: тактическая и стратегическая подготовка к переговорам. Наиболее важные элементы этих процедур:

- Разработка плана переговоров с альтернативами для того, чтобы придерживаться принципа гибкости в отношении участников переговоров;

- Создание тактического плана вступительных действий;

- Создание генерального стратегического плана.

Следует отметить, что есть небольшая разница в том, каким образом и на что тратят время, предназначенное для подготовки, опытные субъекты процесса переговоров («переговорщики») и их неопытные коллеги. Опытные уделяют больше времени на диагностирование и меньше времени целям. Им необходимо больше времени для разработки альтернатив и меньше на тактические вопросы.

Различая в распределении времени будет тем белее очевидны, если мы сравним затраченное обоими «переговорщиками» время на определение целей: опытные «переговорщик»» расходуют отведенное им время на развитие альтернатив, тогда как их неопытные собратья расходуют eго на прояснение цели и результатов, вдаваясь подчас, в ненужные тонкости. Разница во времени, затраченном на вопросы тактики, объясняется тем, что опытные «переговорщики» ограничиваются выработкой арсенала вступительных ходов.

Контрольный лист

Контрольный лист используется с целью занесения в него информации о различных спектрах подготовительной фазы. Его цель - помочь переговорщику быстро зафиксировать пункты, которые необходимо знать. Этот лист поможет ему не забыть о хорошем ходе, который пришел к нему в голову, и который он может использовать в дальнейшем.

Тактический план вступительных действий

В данном пункте обсуждаются тактические шаги, относящиеся к атмосфере, расстановке сил и клиентам.

II. Оптимальность атмосферы определяется ответами на след вопросы:

1. Удобно ли работать в данном месте переговоров и с данным режимом?

2. Насколько личной видится эта атмосфера?

Пункты, заслуживающие внимания здесь:

- Должно ли поведение, одежда быть официальными либо более демократичными?

- Будет ли возможным неформальное общение во время переговоров для кафе?

III. Силовой баланс

- Как поступить с ожидаемыми манипуляциями и др силовыми уловками?

- Будем ли мы работать с председательствующим?

IV. Клиенты

- Удастся ли нам влиять на клиентов так, чтобы их держать подальше от переговоров?

- Могут ли обе стороны друг у друга не потерять авторитет?