информационные системы Лаб_раб2 / информационные системы Лаб_раб2 / info_(РукПольз)

Условия отбора нужно найти конкретный документ по его реквизитам, в таком случае используйте для отбора документов функцию "Условия отбора".

!Для выполнения отбора документов:

1Выберите в меню Отбор | Условия отбора или нажмите кнопку "Отбор" панели инструментов, или нажмите клавишу !. На экран будет выведена форма для задания условий отбора.

Подробнее о работе с экранными формами читайте в раз-

22

!Поля поиска связаны между собой по принципу "и то и другое вместе", иными словами, по принципу "И". Исключение составляют только поля "Тема" и "Ключевые слова". Они между собой связаны по принципу "ИЛИ".

Внимание! Нежелательно (но допустимо) одновременно задавать и тему и ключ. Это приведет к длительному поиску.

В результате отбора в списке документов отобразятся только те документы, которые удовлетворяют заданным условиям отбора.

Система запоминает установленные в окне условия отбора: они будут действовать и при следующем входе в данное окно до конца сеанса работы с Системой – до тех пор, пока не будут заданы новые условия отбора.

Основная классификация документов в базе производится по темам è ключевым словам.

Òåìà

В форме редактирования условий отбора документов установите курсор на поле "Тема" и нажмите левую кнопку мыши. На экране отобразится окно типа "Список".

23

Особенностью данного окна является то, что оно состоит из двух частей. В левой части окна отражается перечень всех разделов тематического классификатора (первый уровень), в правой части – наименования тем о подтем (второй и третий уровни).

Поиск документов в информационной базе осуществляется на любом уровне детализации. Уровень отбора зависит от места, на котором стоит курсор, если на левой половине окна – то отбирается весь первый уровень тем, если на правой – то только тот, на котором стоит курсор.

Отобрав тот или иной документ с помощью классификатора тем, при просмотре текста искомого документа Вы сможете позиционировать курсор на экране непосредственно на те строки, которые раскрывают выбранную Вами тему (см. раздел "Работа с текстом").

Ключевые слова

Ключевые слова позволяют отобрать документы, регулирующие определенные вопросы с охватом нескольких тем законодательства (например, документы по льготам или документы по акцизам). Каждый документ в базе может быть классифицирован сразу по нескольким ключевым словам.

В форме редактирования условий отбора документов установите курсор на поле "Ключевые слова" и нажмите левую кнопку мыши. На экране отобразится окно типа "Список".

24

Обратите внимание на особенности множественного выделения:

!Считаются выделенными только помеченные слова (в клеточках стоит "галочка"), но не то слово, на котором стоит курсор.

!Если Вы выделили более двух ключевых слов, то помните, что поиск по ключевым словам осуществляется по принципу "ИЛИ".

Например, Вы отметили в списке ключевые слова "Аренда земли" и "Плата за землю". В результате отбора Вы получите список документов, состоящий из перечня документов, в которых отмечено ключевое слово "Аренда земли", и документов, в которых отмечено ключевое слово "Плата за землю".

Для того, чтобы облегчить поиск и из великого множества ключевых слов найти необходимое, Вы можете использовать фильтр ключей по контексту. Это означает, что Вы можете сначала отобрать в списке ключевые слова с одинаковым контекстом, например, типа "актив" и затем уже отметить необходимые.

25

!Для поиска ключевого слова по контексту:

1Для этого нажмите в панели инструментов кнопку "Отобрать ключевые слова по маске". На экране отобразится форма:

2Введите фрагмент ключевого слова и нажмите кнопку "ОК" формы.

На экране отобразится окно списка ключевых слов:

3 Отметьте необходимые ключевые слова и нажмите кнопку "ОК" формы.

26

Отметить сразу все ключевые слова в списке Вы можете с помощью кнопки "Отметить (снять отметку) все клю- чевые слова", которая находится на панели инструментов.

Вернуться в окно полного списка ключевых слов Вы можете с помощью кнопки "Показать весь список клю- чевых слов" панели инструментов.

Контекстный поиск

Такой поиск особенно удобен, когда известно лишь примерное содержание документа. Во вкладке "Контекстный поиск" Вы можете задать несколько слов либо их контекст и связать их одним из логических условий (И, ИЛИ).

27

Список документов

В результате отбора на экране формируется список документов, удовлетворяющий заданным условиям.

Окно списка документов содержит нормативные документы и консультационные материалы (разъяснения официальных органов и прочие консультации).

Примечание: Из Системы не удаляются официально отмененные документы. Это позволяет пользователю проанализировать изменения в законодательстве, а также сопоставить свои действия в прошлом с действовавшими тогда нормами.

Документы, утратившие силу, в отобранном списке выделены красным цветом.

Вы можете отсортировать документы, находящиеся в списке. Для этого установите указатель мыши на наименование графы, по которой Вы хотите отсортировать документы и нажмите левую кнопку мыши. В графе

появится символ .

30

Печать

Вы можете распечатать список отобранных документов, выбрав в меню Документ | Печать.

ПЕРЕЧЕНЬ ЗАКЛАДОК

1 О том, как установить закладку, читайте в разделе "Работа с текстом".