• 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

• 71.11 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Для отражения в учете операций по выдаче из кассы наличных денежных средств в рублях под отчет или возмещения перерасхода в типовой конфигурации используется документ «1С: Бухгалтерии» «Расходный кассовый ордер». Возврат неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет на хозяйственные нужды или при командировке, производится с помощью документа «1С: Бухгалтерии» «Приходный кассовый ордер».

Авансовый отчет

Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него следует перенести в форму документа и сформировать проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении авансового отчета, то бухгалтер может самостоятельно составить отчет по предоставленным документам. В этом случае следует сформировать и распечатать форму установленного образца и после утверждения отчета провести.

Документ «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета - «рубленый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов укапываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Реквизит «Сотрудник» заполняется выбором из справочника «Сотрудники».

Если предоставляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

На закладке «Лицевая сторона» указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно внести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Закладка «Оборотная сторона» диалога позволяет ввести данные в табличную часть документа.

В ней нужно указать:

• дату или интервал дат совершения расходов:

• выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического учета:

• указать общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные):

• сумму НДС;

• назначение расходов (кому, за что и по какому документу).

Для печати авансового отчета в форме документа следует нажать кнопку «Печать».

Авансовым отчет можно напечатать на одной стороне листа целиком, для этого в закладке «Оборотная сторона» следует отключить флажок «Печатать оборотную сторону с новой страницы».

Если и вы хотите получить двусторонний документ, флажок «Печатать оборотную сторону с новой страницы» следует установить.

Заполненную форму нужно сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа по каждой строке табличном части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на которым списываются затраты данного наименования.

Для «рубленых» авансовых отчетов используется субсчет 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях».

Для «валютных» авансовых отчетов используется субсчет 71.11 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) основных средств, нематериальных активов или материалов или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета с контрагентами (например, один из субсчетов счета 60). В реквизите «Сумма» следует указать сумму, выплаченную поставщику. Реквизит «В том числе НДС» заполнить не следует. Операции, отражающие поступление ценностей, рекомендуется оформлять предусмотренными для этого документами конфигурации: «Поступление материалов». «Услуги сторонних организации» и т. д.

Тем не менее, если в табличной части документа указать счет учета МПЗ пли счет затрат, то при проведении будет сформирована проводка отражающая поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется для случаев когда поставщик не предоставляет счет-фактуру, а НДС можно принять к зачету по расчетной станке, например, покупка ГСМ за наличный расчет, оплата проживания в гостинице и т. п. Сумму НДС следует указать в реквизите «В том числе НДС». (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев). При проведении документ сформирует проводки на сумму без НДС. Для списания с подотчетного лица оставшейся задолженности и отнесения ее на счет 19 «НДС но приобретенным ценностям» используется документ «Счет-фактура полученный».

Список использованной литературы:

1. Гр.консультационной поддержки: О. Багрова, В. Давыдова, Ю. Жестков, О. Завальская, Н. Заявлина и др. «1С: Предприятие версия 7.7 Описание типовой конфигурации Зарплата+Кадры. Редакция 2.3», фирма «1С», 2001.