Учет кадров

По сути регистрируемых событий среди документов, отражающих движение и состояние трудовых ресурсов организации, можно условно выделить следующие группы:

• Кадровые документы – «Приказ о приеме», «Приказ об увольнении» и др.;

• Регламентные документы – «Начисление зарплаты» и «Начисление налогов»;

• Документы, регистрирующие оплату за отработанное время, - наряды, договора гражданско-правового характера и др.;

• Документы, регистрирующие оплату за неотработанное время, - «Больничный лист», «Начисление отпуска»;

• Документы, регистрирующие удержания, как правило, долгосрочные – «Ссуда предприятия», «Исполнительный лист»;

• «Налоговые документы» - регистрирующие события, отражаемые в налоговом учете зарплаты по НДФЛ или ЕСН – «Возврат НДФЛ», «Справка об инвалидности» и др.

В «1С: Бухгалтерии» для учета данных о сотрудниках предназначен справочник «Сотрудники».

Поскольку многие реквизиты справочника «Сотрудники» являются периодическими, работа со справочником требует определенной аккуратности. В этой связи в типовую конфигурацию включен набор документов, предназначенных, в частности, для обслуживания справочника «Сотрудники». К ним относятся:

• приказ о приеме на работу;

• приказ о кадровых изменениях;

• приказ об изменении окладов;

• приказ об увольнении.

Все документы по учету кадров группируются в журнале «Приказы по кадрам» (пункт «Кадры» меню «Журналы» главное меню программы).

Если для расчета заработной платы и ведения кадрового учета используется другая программа, то в константе «Учет зарплаты во внешней программе» необходимо установить значение «Да». В этом случае ввод документов по кадровому учету будет невозможен, а при попытке их ввода, на экран будет выдаваться соответствующее предупреждение. Кроме того, ряд закладок в форме элемента справочника сотрудники также будут недоступны.

Прием сотрудника на работу

Для ввода в справочник «Сотрудники» нового сотрудника в типовой конфигурации предназначен документ «Приказ о приеме на работу».

Для ввода нового документа следует выбрать пункт «Приказ о приеме на работу» в подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню или нажать кнопку «Новый приказ» в форме списка справочника «Сотрудники». Если в константе «Учет зарплаты во внешней программе» установлено значение «Да», ввод документа будет невозможен. При этом на экран будет выдано соответствующее предупреждение.

Документ имеет те же закладки, что и форма элемента справочника «Сотрудники».

После внесения в закладки документа всей необходимой информации следует сформировать и распечатать приказ по форме №Т-1 (кнопка «Печать»), а документ сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа информация о сотруднике из документа переносится в справочник «Сотрудники».

Далее рассмотрим особенности ввода данных на закладках данного документа.

Закладка «Общие сведения»

На закладке «Общие сведения» указываются: номер и дата приказа (составления), дата приема на работу, полные фамилия, имя и отчество сотрудника, должность и подразделение.

Кадровые приказы имеют сквозную нумерацию. Помер приказа в типовой конфигурации определяет присваиваемый работнику табельный номер.

Дата документа, в общем случае, может не совпадать с датой оформления приказа о приеме на работу, которая указывается в реквизите «Дата составления».

В реквизите «ФИО» указывается фамилия, имя и отчество (полностью) принимаемого на работу. При заполнении этого реквизита открывается форма списка справочника «Сотрудники», в котором перечислены все сотрудники организации. Для ввода в этот список нового сотрудника нужно выбрать пункт «Новый» меню «Действия» или нажать клавишу Ins, и внести фамилию, имя и отчество принимаемого на работу.

Порядок заполнение остальных реквизитов документа аналогичен заполнению соответствующих реквизитов справочника «Сотрудники»