6 Информационные технологии: разработка базы данных «Аттестация персонала»

Каждая современная компания на определённом этапе своего развития рано или поздно сталкивается с проблемой хранения информации и необходимо­стью обеспечить возможность удобной работы с данными, хранящимися в элек­тронном виде. Эти задачи позволяет решить создание базы данных, которая бы обеспечила объединение информации и разделение доступа к ней, а также уско­рила бы поиск и извлечение данных.

База данных — организованная в соответствии с определёнными прави­лами и поддерживаемая в памяти компьютера совокупность данных, характери­зующая актуальное состояние некоторой предметной области и используемая для удовлетворения информационных потребностей пользователей [44].

Предпосылками создания без данных является необходимость организации работы с огромными объёмами несистематизированной информации. В данной работе представлена база данных, разработанная для отдела кадров ЗАО «Улан-Удэнский лопастной завод». Вся информация о сотрудниках предприятия, их дея­тельности содержится на бумажных носителях – личных карточках и личных де­лах. Сведения о прохождении аттестации и переквалификации персонала так же отражены в актах и протоколах, представленных в бумажном виде.

В ходе прохождения практики я столкнулась с проблемой получения отче­тов о квалификации персонала, количестве работников, прошедших и не про­шедших обучение, так как для получения необходимой информации мне прихо­дилось переворачивать тонны бумаги. В связи с этим фактом я читаю актуальным создать электронную базу данных в рамках процесса управления знаниями, отра­жающую информацию о персонале, его квалификации, необходимости дополни­тельного обучения и т.д.

Создание базы данных позволит получить информационное пространство, единое для всех сотрудников. Благодаря системному хранению информации и возможности легко в ней будет ориентироваться, время на подготовку отчётов сравнительно сократится, а любые данные могут быть найдены всего за несколько секунд. Важным преимуществом, которое даёт база данных, является отсутствие дублирования информации – каждая запись записывается только один раз.

База данных ЗАО «Улан-Удэнский лопастной завод» будет иметь следую­щую структуру:

- Таблицы;

- Запросы;

- Формы;

- Отчеты.

Таблица — это объект БД, который служит для ввода и хранения инфор­мации. Таблица состоит из записей (строк), которые составляют информацию, хранящуюся в ней, и полей (столбцов), образующих структуру базы данных [50]. Данная база данных содержит 5 таблиц: «Сотрудники», «Состав аттестационной комиссии», «Члены комиссии», «Курсы повышения квалификации», «Результаты квалификационных тестов».

В идеале база данных может содержать гораздо больше таблиц, но в дан­ной базе представлены лишь те таблицы, которые понадобятся специалисту непо­средственно в рамках процесса «Управления знаниями».

Таблица «Сотрудники» содержит личные данные сотрудников, содержа­щиеся в личных карточках и делах. Отрывок таблицы представлена на рисунке 12.

Рисунок 12 – Фрагмент таблицы «Сотрудники»

Таблицы «Курсы повышения квалификации», «Состав аттестационной ко­миссии» и «Члены комиссии» отражает сведения о курсах, предоставляемых со­трудникам завода для повышения своей квалификации и составе аттестационной комиссии соответственно (рис 13,14,15).

Рисунок 13 – таблица «Курсы повышения квалификации»

Рисунок 14 – Таблица «Члены комиссии»

Рисунок 15 - Таблица «Состав аттестационной комиссии»

Таблица «Результаты квалификационного тестирования» является ключе­вой, она отражает полные сведения о квалификации сотрудников: сроки и резуль­таты прохождения курсов обучения или повышения квалификации.

Отрывок данной таблицы представлен на рисунке 16.

Рисунок 16 – Таблица «Результаты квалификационного тестирования»

Все таблицы взаимосвязаны с ключевой. Их взаимосвязь показывает схема данных, представленная на рисунке 17.

Рисунок 17 – Схема данных

Запрос – это средство выбора необходимой информации из базы данных.

Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос [43].

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки дан­ных:

- выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

- включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;

- произвести вычисления в каждой из полученных записей;

- сгруппировать записи с одинаковыми значениями в одном или несколь­ких полях в одну запись с одновременным выполнением над другими полями групповых функций;

- произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

- создать новую таблицу базы данных, используя данные из существую­щих таблиц;

- удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных; до­бавить выбранное подмножество записей в другую таблицу [24].

Мною были созданы следующие запросы:

- Запрос «Результаты квалификационного тестирования» - условием по­иска было определить очередников прохождения квалификации.

Рисунок 18 – Запрос «Очередники» в режиме конструктора

Рисунок 19 – Выполнение запроса «Очередники»

- Запрос на поиск данных, посредством ввода условия. В всплывающем окне требуется ввести Фамилию и инициалы сотрудника, информацию о котором вы хотите отыскать. Результаты представлены на рисунках.

Рисунок 20 – Запрос на поиск в режиме конструктора

Рисунок 21 – Всплывающее окно запроса

Рисунок 22 – Выполнение запроса поиска данных о сотруднике

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для соз­дания интерфейса пользователя для приложения базы данных. "Привязанная" форма напрямую соединена с источником данных, например к таблице или за­просу, и может использоваться для ввода, изменения или отображения данных из источника данных. Как вариант, можно создать "свободную" форму, которая не связана напрямую с источником данных, но которая все равно может содержать кнопки, надписи и другие элементы управления, необходимые для работы прило­жения [45].

Пример свободной формы представлен на рисунке 23. Была выбрана простая и удобная форма ввода информации о новых сотрудниках. Информация, которая заносится в данную форму, автоматически сохраняется в таблице «Сотрудники».

Рисунок 23 – Форма автозаполнения данных о сотруднике

Такая форма будет удобна для внесения данных о сотруднике.

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов [44].

На рисунке 24 представлен отчет о результатах квалификационных тестов сотрудников. Для оформления отчета выбрана табличная форма, как наиболее удобная для предоставления такого рода информации.

Рисунок 24 - Отчет в табличной форме «Результаты квалификационных тестов»

Исходя из вышесказанного, следует отметить, что база данных является удобным инструментом для хранения и обработки статистической информации. Используя созданную мной базу данных сотрудники Отдела управления персона­лом всегда смогут структурировать и классифицировать личную информацию о работниках в удобной для использования форме. Кроме того база данных Access позволит в кратчайшие сроки предоставить отчеты об уровне подготовленности персонала, что несомненно важно при организации процесса управления зна­ниями.