1.6. Понятие о счетах бухгалтерского учета и двойной записи
В реальной практике бухгалтерского учета фирмы, конечно, не используют описанный выше прием отражения хозяйственных операций непосредственно в балансе. Количество операций, которые выполняет даже небольшая фирма весьма значительно, просто неудобно и трудоемко отражать их прямо в балансе. Для текущего учета в практике бухгалтерского учета используются бухгалтерские счета. Бухгалтерские счета – это элементарные регистры для хранения информации о текущем состоянии хозяйственных средств и источников их возникновения. Использование бухгалтерских счетов предполагает определенный способ классификации и регистрации первичных данных о хозяйственных операциях. Каждый счет имеет две противоположные стороны. Одна из них называется дебет, а другая кредит. Это латинские названия (дебет – «он верит», а кредит - «он должен»), но их перевод не вносит особенной ясности в понимание сути их использования. А эта суть связана с увеличением и уменьшением ( плюс и минус) данных по счету, то есть счет представляет собой некую таблицу, разделенную на две части, в одну часть записываются данные, увеличивающие общий итог по счету, а в другую – уменьшающие. Сумма изменений по дебету называется дебетовым оборотом. А сумма всех изменений по кредиту – кредитовым. Соизмерение этих оборотов позволяет определить сальдо по счетам. Сальдо – это остаток по счету на определенную дату. Счет может иметь или не иметь начального сальдо.
Каждый счет имеет название и номер. Номер позволяет, не давая названия счету, оперативно им пользоваться. Номера и названия счетов в российской практике определяются Планом счетов, который представляет собой систематизированную группировку счетов.
Счета открываются прежде всего в развитие статей баланса (это и позволяет не использовать непосредственно баланс для ведения текущего учета). В развитие активных статей баланса открываются активные счета, а в развитие пассивных статей баланса открываются пассивные счета. Например, счет «Касса» активный, он имеет номер 50, а счет «Уставный капитал» пассивный, он имеет номер 80. В активных и пассивных счетах дебет и кредит имеют противоположное значение. Активные счета по дебету увеличиваются, а по кредиту уменьшаются. Пассивные же счета, наоборот, по дебету уменьшаются, а по кредиту увеличиваются.
Активный счет может иметь сальдо только дебетовое или нулевое, а пассивный счет может иметь сальдо только кредитовое или нулевое. Это легко объясняется. Например, счет «Касса» активный, в дебет этого счета записываются поступления денежных средств, а в кредит - выдача денег из кассы. Естественно, что выдать денег из кассы нельзя больше, чем в кассу поступило, то есть дебетовый оборот может быть только больше или равен кредитовому, значит сальдо по счету может только дебетовым. Аналогичные рассуждения могут быть проведены и относительно пассивного счета (рис. 1.3).
Кроме активных и пассивных счетов существуют также активно-пассивные счета. Их отличительной особенностью является то, что они могут иметь как дебетовое, так и кредитовое сальдо, в зависимости от того, что больше - дебетовый или кредитовый оборот с учетом начального сальдо. Изменения по активно-пассивным счетам происходят так же, как и по пассивным, то есть увеличение счета идет по дебету, а уменьшение по кредиту. К активно-пассивным счетам относятся счета расчетов, например, счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», или счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Для 76 и 71 счета характерно представление в балансе развернутого сальдо, то есть представление остатка по дебету, который будет характеризовать дебиторскую задолженность и по кредиту, который будет характеризовать кредиторскую задолженность. Такое представление целесообразно, так как данные виды расчетов делают отдельно, и подведение общего итога для практики не имеет смысла. Организация должна рассчитываться с каждым дебитором и кредитором.
Расчет конечного сальдо можно представить следующим образом:
для активных счетов:
Ск = Сн + (ДО – КО); (1.5)
для активно-пассивных и пассивных счетов:
Ск = Сн – (ДО – КО), (1.6)
где Ск – конечное сальдо по счету;
Сн – начальное сальдо по счету;
ДО – дебетовый оборот по счету;
КО – кредитовый оборот по счету.
Записи по счетам бухгалтерского учета выполняются в соответствии с методом двойной записи. Двойная запись предполагает, что информация по каждой хозяйственной операции фиксируется по дебету одного счета (счетов) и по кредиту другого счета (счетов) в равных суммах.
Взаимосвязь счетов по конкретной хозяйственной операции называется корреспонденцией счетов. Специальная запись, указывающая сумму, дебет и кредит счетов, на которых необходимо сделать запись по операции, называется бухгалтерской проводкой.
В соответствии с нашим примером влияния хозяйственных операций на баланс могут быть сформированы бухгалтерские проводки, представленные в табл. 1.13.
Таблица 1.13