Определение, характеризующее сущность контроля

1. вид управленческой деятельности;

2. проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления;

3. проверка исполнения решений или обязанностей, которые возложены на должностное лицо или подразделение;

4. сопоставление фактического состояния функционирования организации с плановыми показателями;

5. система с заданными целями и критериями;

6. процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей;

7. неотъемлемая часть системы управления

Необходимость контроля в организации

1 предупреждает о возникновении кризисных ситуаций;

2 помогает вовремя обнаружить и исправить ошибки;

3 выявляет позитивные тенденции и поддерживает сильные стороны организации;

4 уменьшает неопределенность, характерную для изменчивой внешней среды организации.

Требования, предъявляемые к контролю

1. ориентированность на результаты, т.е. на решения главных задач, стоящих перед организацией;

2. объективность (недопустимо использовать контроль для выяснения отношений между начальником и подчиненным);

3. своевременность;

4. экономичность (выгода должна превышать затраты от его проведения)

Процесс контроля

1. этап «Установление стандартов критериев для оценки результатов (выработка показателей результативности)». В данном случае стандарт – это заранее обозначенные количественные и качественные характеристики результатов труда, по которым можно было бы сопоставить реально выполненную работу с запланированной.

2. этап «Измерение фактических результатов, сравнение с запланированными стандартами». Задача данного этапа – точно зафиксировать показатели. Менеджеры обычно используют следующие источники информации:

- личное наблюдение: менеджер получает «не отфильтрованную» другими информацию и при этом сам является свидетелем текущей работы подчиненных и может объективно оценить их действия на рабочем месте, настроение и отношение к работе. Минусом личного наблюдения является присутствие фактора субъективности менеджера и сотрудники могут интерпретировать открыток наблюдение менеджера как признак недоверия.;

- статистические (диспетчерские) отчеты: они являются основой для получения достоверных данных о результатах работы и позволяют строить графики для управленческого анализа. Однако статистика фиксирует только некоторые основные моменты и часто игнорирует другие, не менее важные, но не поддающиеся измерению факторы.;

- устные отчеты: менеджер получает информацию в процессе делового общения с подчиненными. Один из главных минусов – отсутствие документирования информации, что затрудняет ее последующее использование;

- письменные отчеты: надежно фиксируют информацию в виде документа.

Менеджеру предстоит определить, насколько достигнутые результаты соответствуют целям и выяснить причины отклонений и дать им оценку с тем, чтобы в дальнейшем принять конкретные меры и изменить ситуацию.

3. этап «оценка результатов». На данном этапе осуществляется сравнение достигнутых результатов со стандартами и выявление масштабов отклонений. Многие отклонения в рабочем процессе неизбежны и ожидаемы, поэтому важно определить приемлемый диапазон отклонений. Отклонения, выходящие за пределы установленного диапазона, считаются значительными, на них необходимо обратить внимание. Таким образом, 3 этап контроля необходим для оценки. Которая служит основой, для принятия решения о необходимости действий. Осуществляется корректировка деятельности по результатам контроля, т.е. фактически осуществляется регулирование.