
- •Основы секретарского дела
- •Глава I. Значение секретарской службы
- •Глава II. Из истории становления и развития делопроизводства и секретарской службы в России
- •Глава III. Рабочее место секретаря
- •Глава IV. Круг обязанностей секретаря
- •Глава V. Организация распорядка дня
- •Глава VI. Роль оргтехники в работе секретаря
- •Глава VII. Значение корректорской работы в секретарской службе
- •Глава VIII. Текущая секретарская работа
- •Журнал регистрации входящей корреспонденции
- •Журнал регистрации исходящих документов
- •Глава IX. Деловые контакты имеют решающее значение
- •Глава X. He Золушка, а фея - хранительница "очага"
- •Глава XI. Умение слушать и говорить
- •Глава XII. Психология и секретарская этика
- •Как распознать мошенника и способы определения фальшивых документов (из газеты "Московский комсомолец" 24.09.2001 и 02.10.2001) Советы от психиатра Михаила Виноградова
- •Глава XIII. Оформление документов Оформление документов
- •Документооборот
- •Контроль за исполнением приказов и прохождением документов
- •Хранение документов
- •Глава XIV. Первоначальные навыки владения компьютером
- •Включение и выключение компьютера
- •Клавиатура
- •Прописные и строчные буквы
- •Управление мышью
- •Глава XV. Работа с текстом в программе Word 2000
- •Необходимые манипуляции. Выделение текста
- •Создание шаблона
- •Навигация
- •Отмена произведенных действий
- •Сохранение текстов и документов
- •Оформление абзацев
- •Подчеркивание текста
- •Копирование
- •Выравнивание полей
- •Создание нового документа
- •Пакет офисных программ Microsoft Office 2000
- •Помощник (Assistant)
- •Получение быстрой справки
- •Îêíî Word
- •Ввод текста, его правка и сохранение
- •Практика редактирования
- •Использование буфера обмена
- •Форматирование, шрифты
- •Проверка правописания
- •Составление таблиц
- •Панель инструментов формитирования
- •Работа со шрифтом
- •Создание и использование календаря
- •Удобные клавиши
- •Использование меню и панелей инструментов
- •Применение диалоговых окон
- •Правка текста, перемещение текста и иллюстраций
- •Работа со шрифтами
- •Выравнивание абзацев
- •Установление междустрочного интервала
- •Выравнивание абзацев и их различные стили
- •Выделение текста и рисунков
- •Копирование и перенос текста и картинок
- •Вставка специальных знаков и элементов
- •Работа с документами и web-страницами
- •Глава XVI. Типичные ошибки начинающих секретарей
- •Ошибки организационного плана
- •Оплошности этического характера
- •Ошибки профессионального порядка
- •Ошибки, на которых учатся
- •Приложения
- •Глава XVII. Делопроизводство и архивное дело (гост р 51141-98)
- •Глава XVIII. Словарь терминов
- •Глава XIX. Перечень основных команд на английском и русском языках a
- •Глава XX. Краткий аннотированный список литературы по компьютерной технике
Оплошности этического характера
1. Начинающая секретарша Света разговаривает по телефону с молодым человеком, Вадимом, который ей давно уже нравится.
Приходит посетитель. Он явно ей мешает. Света нервничает.
- Добрый день. Я хотел бы переговорить с вашим директором. У нас есть очень заманчивые коммерческие предложения...
- Директор на конференции...
- Извините, а когда он вернется?
- Íå çíàþ.
Света продолжает говорить по телефону. Посетитель нерешительно переминается с ноги на ногу: он тоже как бы оказывается не в своей тарелке.
- А с заместителем директора можно переговорить?
- Его сейчас нет.
- Как же быть, это очень серьезное и срочное дело, конкуренты могут нас спокойно обойти...
- Откуда я знаю, как вам быть...
- Будьте добры, а не могли бы вы мне посоветовать...
- Я ничего не хочу и не могу вам советовать. Вы же видите, я разговариваю по телефону...
Посетитель поспешно уходит. Важное коммерческое предложение осталось нереализованным.
Кроме того, встреченный более чем прохладно, он решает: по этому адресу, пожалуй, больше не стоит обращаться.
Просчеты Светы очевидны. Она не только не предложила посетителю подождать в приемной, но и не поинтересовалась сутью его дела, не записала никаких его данных. Ее неадекватное поведение оттолкнуло очень выгодного партнера, отношения с которым могли бы принести фирме неплохую прибыль, а всем сотрудникам, в том числе и Свете, обеспечить премию.
Более того, Вадим, оказавшись невольным соучастником этого разговора, был неприятно удивлен резкими интонациями в голосе Светы, разговаривавшей на повышенных тонах с "третьим лишним".
2. Молодая секретарша Ира очень отзывчивый человек. Она охотно обсуждает с коллегами любые дела, в том числе и домашние.
Одна из сотрудниц по секрету сообщает ей, как она совершенно случайно услышала о том, что в милицию попал брат их директора.
Новость ошеломила Ирину. Она не может сдержать эмоций и обсуждает этот факт со своими подружками. "Дело" обрастает все новыми деталями и подробностями. Уже во всеуслышание поговаривают, что брат директора - "рецидивист" и что его могут осудить лет так на 15...
На следующий день выясняется, что брата директора фирмы действительно приглашали в отделение милиции как свидетеля дорожного инцидента.
Директору уже сообщили о том, какие слухи за его спиной циркулировали на работе, а ему не составило большого труда выяснить, что основным "источником" подобной информации была Ира.
В результате отношения между шефом и Ириной оказались напрочь испорченными. А вскоре она была уволена с работы за неверное оформление какого-то важного документа. В ином случае дело обошлось бы простым замечанием, однако, помня о "закулисных разговорах", директор моментально подписал приказ об ее увольнении.
3. Еще один пример аналогичного порядка.
Начинающая секретарша Катя очень любит свою работу. Она буквально бросается выполнять любое порученное ей задание. Все поручения Екатерина выполняет быстро и четко. Вместе с тем, она старается участвовать в делах тогда, когда ее об этом совсем не просят.
Услышав, что директор, Игорь Петрович, потребовал от одного из сотрудников представить отчет о проделанной работе к 20-му числу, Катя энергично напоминает всем сослуживцам: не забывайте об отчете, сдать надо к 20-му!
Один из старших консультантов возражает:
Как же так? Была "железная" договоренность о подготовке отчетности к 25-му...
- Ни в коем случае! - парирует Екатерина, наслаждаясь своей информированностью. - Приказ Игоря Петровича: все отчеты к 20-му числу!
Однако вскоре выясняется, что к 20-му отчет должны сдать работники вспомогательных служб, а остальные сотрудники обязаны представить свои отчеты к 25-му.
Целую неделю на работе царили неразбериха и хаос, "автором" которых была исполнительная секретарша Катя.