Пакет офисных программ Microsoft Office 2000

Поскольку выполнение секретарских обязанностей обычно связано с подготовкой, изменением, распространением и использованием различного рода инструкций, направлений, распоряжений и иных документов, созданы специализированные офисные компьютерные программы. Одним из наиболее популярных является пакет офисных программ Microsoft Office 2000. Он включает в себя:

программу Microsoft Word 2000, наиболее приспособленную для создания самых разных документов, - от весьма простых до наиболее сложных, их профессионального редактирования, оформления, форматирования и т.д.;

программу Microsoft Exel, предназначенную для оформления документов, различного рода таблиц, графиков и диаграмм. С помощью этой программы можно осуществить сложные вычисления, анализ различных данных и создать разнообразные графические рисунки;

программу Microsoft Outbook 2000, рассчитанную для работы с электронной почтой, составления календаря, планирования рабочего времени и т.д.;

программу Microsoft Power Point 2000, приспособленную для разработки и использования слайдов (микрофильмов);

программу Microsoft Publisher 2000, предназначенную для разработки дизайна, осуществления верстки и последующей печати различных документов, рекламных листов, визитных карточек, буклетов и т.д.;

программу Microsoft Internet Explour 5, нацеленную на обеспечение наиболее удобного выхода в Интернет и работу в этой системе.

Все эти программы разработаны для использования в среде Windows. Они составлены таким образом, что после некоторого ознакомления с ними может работать практически любой секретарь или делопроизводитель. Все эти программы имеют системы многочисленных подсказок, облегчающих работу пользователя.

Помощник (Assistant)

При запуске Word на экране появляется забавная подвижная фигурка в виде стилизованной скрепки - скрепыша (в различных программах используются также фигурки кошки Мурки, пса Бобика, Колобка, стилизованного карандаша, ученого сказочного гнома и так далее). Помощник постоянно спрашивает, не нужна ли Вам помощь и предлагает различные советы... Вы можете выбрать подходящий персонаж помощника, нажав кнопку F1 или выполнив команду меню "Справка - Показать помощника".

Для того, чтобы задать вопрос помощнику, следует щелкнуть по нему кнопкой мыши и набрать текст, например: "Как осуществить печать документа?" После этого нужно щелкнуть по кнопке "Найти".

Если в ходе работы помощник начинает проявлять назойливость или отвлекать Вас, то от него можно избавиться несколькими путями:

перетащить его мышью в уголок экрана;

убрать с помощью команды "Справка - скрыть помощника";

отключить на весь сеанс работы, щелкнув по кнопке "Параметры" и сняв флажок "Использовать помощника".

В обычных случаях, использовав совет Помощника, можно закрыть его окно, щелкнув и по кнопке "ОК".

Если у вас возникнет необходимость вернуть помощника на экран, то следует щелкнуть на команде "Show assistant" (Показать помощника) в меню Help (справка).

Получение быстрой справки

Выполнить команду меню "Справка - Что это такое?" Можно также нажать кнопки Shift + F1 или щелкнуть по кнопке "Справка" на панели инструментов.