- •1. Общие положения
- •2. Распределение ответственности
- •2.1. Начальник службы делопроизводства отвечает за:
- •2.2. Секретарь руководящего состава Общества отвечает за:
- •2.3. Руководители структурных подразделений отвечают за:
- •3. Основные понятия
- •4. Общие положения документирования
- •5. Состав и правила оформления реквизитов документов
- •5.1. Дата документа
- •5.2. Регистрационный номер документа
- •5.3. Место составления
- •5.4. Адресат
- •5.5. Гриф утверждения документа
- •5.6. Резолюция
- •5.7. Заголовок к тексту
- •5.8. Отметка о контроле
- •5.9. Текст документа
- •5.10. Отметка о наличии приложения
- •5.11. Подпись
- •5.12. Гриф согласования документа
- •5.13. Визы согласования документа
- •5.14. Оттиск печати
- •5.15. Отметка о заверении копии
- •5.16. Отметка об исполнителе
- •5.17. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •5.18. Отметка о поступлении документа в организации
- •6.3. Распоряжение
- •7. Административно-организационные документы
- •7.1. Положение
- •7.2. Инструкция
- •8. Информационно-справочная документация
- •8.1. Протокол
- •8.2. Акт
- •8.3. Справка
- •8.4. Служебные, докладные, объяснительные записки
- •8.5. Служебные письма
- •9. Договора
- •9.1. Основные требования к оформлению договоров
- •9.2. Заключение договоров
- •9.3. Споры между сторонами по проектам договоров (преддоговорные споры)
- •9.4. Порядок согласования договоров
- •9.5. Регистрация, выполнение и хранение договоров
- •10. Организация документооборота
- •Прием и первичная обработка поступающих документов
- •Предварительное рассмотрение документов
- •10.3. Регистрация входящей и исходящей документации
- •10.4. Регистрация внутренней документации
- •10.5. Порядок прохождения внутренних документов
- •10.6. Порядок подготовки и передачи документов на подпись
- •11. Организация контроля исполнения
- •12. Заключительные положения
- •Общие положения
- •1. Общие положения
- •Договор поставки № 09/12
- •Предмет договора
- •10. Подписи и печати сторон
- •13. Лист ознакомления с инструкцией по делопроизводству
6.3. Распоряжение
Проект распоряжения готовится на бланке (образец оформления распоряжения в приложении №3) не менее чем в двух экземплярах.
В проекте распоряжения указываются те же реквизиты, что и в приказе по основной деятельности.
Констатирующая часть распоряжения отделяется от распорядительной части словом - ОБЯЗЫВАЮ: которое, печатается прописными буквами без кавычек, затем ставится двоеточие. Текст распоряжения может состоять только из распорядительной части.
Отметка об исполнителе (обязательный реквизит) оформляется в нижнем левом углу последнего листа проекта распоряжения.
Подписывается распоряжение Генеральным директором, заместителями Генерального директора.
Исполнитель оформляет указатель рассылки на обороте первого листа первого экземпляра, подписывает его.
Секретарь Общества регистрирует распоряжение в журнале регистрации распоряжений, проставляет регистрационный номер и дату на распоряжении и на реестре согласования. Подлинник распоряжения подшивается в дело. Секретарь Общества делает копии распоряжений (при необходимости) и направляет их согласно указателю рассылки.
7. Административно-организационные документы
7.1. Положение
7.7.1.1. Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы Общества (образец оформления положения в приложении №4)
7.7.1.2. Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу выделяются положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.
П р и м е р:"Положение о бухгалтерском учёте и отчётности "
"Положение о документообороте в бухгалтерским учёте"
Положения утверждаются в установленном порядке.
7.2. Инструкция
7.7.2.1. Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом управления Общества в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятия (образец оформления инструкции в приложении №5).
7.7.2.2. Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования.
П р и м е р:«Инструкция по делопроизводству»;
«Должностная инструкция инспектора по контролю».
7.7.2.3. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).
Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней указываются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение:
«должен»;
«следует»;
«необходимо»;
«имеет право»;
«не допускается»;
«рекомендуется»;
«запрещается» и т.д.
Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме
7.7.2.4. Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно Генеральным директором. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.