9.5. Регистрация, выполнение и хранение договоров

9.5.1. Обязанность по регистрации договоров возлагается на должностных лиц Ответственных подразделений.

9.5.2. Все договоры регистрируются и учитываются должностными лицами и структурными подразделениями, в специальных журналах, регистрационный номер которых является номером договора.

Регистрация происходит после подписания договора уполномоченным лицом.

9.5.3. В случае заключения дополнительных соглашений к договорам в журнале делается соответствующая отметка. В обязанность Исполнителя входит изготовление необходимого количества ксерокопий Договора, одна из которых обязательно передается в бухгалтерию Общества. Оригинал экземпляра Договора остается на хранение в юридическом отделе.

9.5.4. Контроль за исполнением условий Договора осуществляется структурным подразделением, отвечающим за его подготовку и оформление.

9.5.5. Исполнитель, подготовивший Договор, осуществляет контроль за:

• передачей в юридический департамент всех оригинальных экземпляров Договоров, приложений и изменений к ним;

• передачей в бухгалтерию копий Договоров и приложений и изменений ним, оригиналов актов приемки-сдачи работ (услуг);

Перечисленные документы передаются в трехдневный срок со дня их надлежащего оформления.

9.5.6. Для Соблюдения срока и графика выполнения работ по Договору Обществом с Контрагентом устанавливается следующий порядок обмена информацией:

• вся информация Исполнителя в адрес Контрагента направляется в письменной форме путем направления последнему заказных писем с уведомлением либо иным способом, документально подтверждающим дату направления информации;

• в случае если это предусмотрено Договором, между сторонами устанавливается факсимильная связь. При этом платежные документы, а также документы, связанные с расчетами денежных сумм по условиям Договора, направляются кроме факсимильного сообщения по почте заказным письмом (с уведомлением);

• передача документов с участием курьера оформляется распиской о вручении их Контрагенту с проставлением в ней росписи принявшего, даты получения и печати (штампа) Контрагента.

10. Организация документооборота

В документообороте Общества в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

1. Прием и первичная обработка поступающих документов

1. Порядок обработки поступающих документов:

• проверка правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

• сортировка документов на подлежащие и неподлежащие регистрации;

• выделение документов, адресованных в структурные подразделения;

• сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в нерабочее время;

2. Предварительное рассмотрение документов

1. Инструкцией по делопроизводству предусматриваться проведение службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей документации, требующей обязательного рассмотрения руководством Общества.

2. Документы, поступившие в Общество по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения Общества.

3. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу Общества.

4. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение руководителем Общества или лицом его замещающим резолюции (поручения (указания) по исполнению документа) в соответствии с распределением обязанностей между руководителем, его заместителями.