8.4. Служебные, докладные, объяснительные записки

8.8.4.1. Служебные (образец оформления служебной записки в приложении №11), докладные (образец оформления докладной записки в приложении №12), объяснительные записки (образец оформления объяснительной записки в приложении №13) оформляются на белом листе бумаги формата А4, А5.

8.8.4.2. При оформлении служебных, объяснительных, докладных записок обязательно указываются:

• наименование организации (при отправлении вышестоящему органу);

• наименование структурного подразделения - автора документа;

• наименование вида док-та (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА);

• дата;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

8.8.4.3. Докладная записка –это документ, адресованный вышестоящему должностному лицу, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. 

8.8.4.4. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания,

• во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения,

• в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

8.8.4.5. Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется Генеральному директору.

8.8.4.6. Объяснительная записка –документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

8.8.4.7. Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

• первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

• вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

8.8.4.8. Служебная записка –это вид служебного документа, направляемый одним должностным лицом другому, равному по должностному положению.

8.8.4.9. Текст служебной (докладной) записки состоит из двух частей: первая – констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.

8.8.4.10. Подписывает служебные, докладные, объяснительные записки составитель.

8.8.4.11. Копии служебных, докладных, объяснительных записок, остающиеся в структурном подразделении могут оформляться на оборотной стороне ранее использованного листа бумаги с перечеркиванием старого текста.

8.5. Служебные письма

8.8.5.1. Служебные письма, отправляемые за пределы компании, оформляются на бланке Общества (образец оформления служебного письма в приложении №14) В письме обязательно указывают:

- адресат (при отправке факсом дополнительно указывают номер факса);

- заголовок;

- должность, фамилию и инициалы подписывающего;

- фамилию, имя, отчество и городской номер телефона составителя;

- отметку о приложении (при его наличии).

8.8.5.2. Составитель письма подготавливает столько экземпляров письма, сколько указано адресатов, плюс одну копию (обратник), которая после обработки Секретарем возвращается составителю.

8.8.5.3. Если письмо оформлено на двух и более листах, то на бланке оформляется только первый лист, с проставлением на последующих листах нумерации.

8.8.5.4. Составитель письма и руководитель структурного подразделения визируют копию письма (обратник), после чего передают письмо на подписание. Обратник подкалывается к письму.

8.8.5.5. Служебные письма, оформленные в 1-ом экземпляре (например, служебные письма, отправляемые по факсу), составитель и заинтересованные лица визируют на обратной стороне письма.

8.8.5.6. Служебные письма, в зависимости от рассматриваемых в них вопросов, могут подписывать Генеральный директор, Заместители генерального директора, Главный бухгалтер и другие должностные лица, которым делегировано (приказ по предприятию, доверенность и т.д.) право подписи (в пределах полномочий, определенных должностными инструкциями).

8.8.5.7. Служебные письма Секретарь регистрирует в журнале регистрации исходящих документов и отправляет по адресу.

8.8.5.8. При отсутствии копии письма (обратника) или приложений (о которых есть отметка в тексте письма), а также в случае небрежного или неправильного оформления письма, документ возвращается составителю на доработку.

8.8.5.9. Служебные письма не требуют удостоверения печатью, так как оформляются на бланке компании. Исключения составляют гарантийные письма.